書類整理の基本！生産性向上のための簡単なアイデアとは

毎日増える書類をどうすればよいかわからない、探している書類がなかなか見つからない、といった悩みを抱えたことはありますか。
書類整理は、多くのビジネスパーソンが抱える課題の一つです。

今回は、書類整理のコツやおすすめの整理方法について、ご紹介します。

書類整理のメリット

書類整理を行うことのメリットはたくさんあります。
具体的にどのようなメリットがあるのかをみていきましょう。

コクヨ株式会社の2017年の調査によると、1人当たりの書類を探す時間は1日平均約20分、1年間では約80時間に相当します。

書類整理をすることで、書類を探す無駄がなくなり、他の業務に時間を割くことができます。
結果として、生産性の向上にもつながるでしょう。

業務の可視化も書類整理のメリットです。
書類をきちんと整理しておくことで、それぞれの業務の進捗や各自の役割、業務の全体像が把握しやすくなります。

書類を適切に保管しておかないと、思わぬ情報流出に繋がるおそれがあります。
書類整理は、紛失リスクの軽減や情報漏えい・改ざんの防止につながるでしょう。

書類整理をすることで、散らかることもなくなり、職場環境が改善されます。
きれいな環境を維持することで、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。

書類を整理する際、また書類整理を維持する際のコツをご紹介します。

まず、不要な書類はきっぱりと捨てることが大事です。

要不要が分からないものは、一時保管場所を決めてそこに置くようにしましょう。
一定期間使わなかったものは、捨てるようにします。

書類の置く場所を必ず決めておきましょう。
一度整理をしても、その場しのぎで乱雑に並べていては、すぐにまた散らかってしまいます。

使用した書類は元の場所に必ず戻すことをルール化します。
名札などを利用して、誰が今使っているのか分かるようにするのも手です。

書類の収納量はスペース全体の7,8割を目安にしましょう。

急に書類が増えた場合などを想定して、余裕をもたせておくのが大事です。
8割より多くなってきたと感じたら、整理するタイミングの目安です。

整理は1度きりではなく、定期的に行うものです。
2か月に一度、四半期ごと、など、ルールを定めて忘れないようにしましょう。

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アイピアはここが便利！6つのポイント

書類整理は、業務の生産性を向上させるうえで必須の業務と言えるでしょう。
不要なものを捨てる、保管場所を決める、定期的に整理を行うことを意識して、書類整理に取り組んでください。

また、書類整理の管理方法としては、ファイリングや電子化がおすすめです。
書類や業務の内容に合わせて、自社に合ったやり方を採用するようにしましょう。

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