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情報共有を効率的に行う方法と効率的な手段とは?

情報共有 手段 業務改善 属人化

上司や同僚、他部署と業務を行う際に多くの人と関わり仕事をしています。
多くの人と関わるという事は、その分情報共有が重要になっていきます。
ほとんどの方が情報共有が重要だと認識しているが、出来ていなかったり困っているのではないでしょうか。
そこで、今回は情報共有を効果的にする方法について見ていきたいと思います。

■■情報共有に関連する記事■■
【属人化を防ぐ】活用シーンで見る営業の業務が見える化するアイピア活用
【属人化】長期的に見るとリスクがある業務のやり方の原因と対策方法
属人化体質を本気で変えたくなったときは管理システム

情報共有の目的

日々の業務の中で営業の進捗や会議の決定事項、業務フローの変更など、共有するべき新しい情報は次々と発生しています。情報共有は業務を円滑に、そして効率的に行うためにはまずは、情報共有の目的を明確にする必要があります。

企業によって変わってきますが、一般的な目的は下記の2つです。

業務の効率化

情報共有をすることで、各個人が持っていたナレッジ(知識や知見)が共有されます。ナレッジが企業に蓄積されることで、業務の効率化や新人育成にかかる手間やコストを抑えることができます。例えば、「すごく時間をかけて資料を作成したが、以前に他の人が同じ資料を作っていた。」といった事はありませんか?
情報共有をしていれば、そのままで使えなくても一から作る必要はなく、大幅な時間短縮につながっていたことでしょう。
また、新人が入った時に困ったことがあっても自身で調べて解決ができるようになるので、社員教育の手間やコストが抑えられます。

漏れやミスの防止

情報の共有がされる事で、自分だけではなく会社のノウハウや手法を持った人にも内容を確認してもらえる漏れやミスがあった際もすぐに分かるようになります。

情報共有の方法

情報共有ツールを活用する

まずは、情報共有ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか?
理由は、「情報共有を徹底しましょう」と言っても現場はなかなか変わらないからです。
ツールの入力を徹底することが自然と情報共有をしていることになりますので、
現場の行動を変えやすくなります。

また、情報共有の効果が実感できれば、現場は情報共有をする文化が生まれてきます。

情報共有ツール例
・グループウェア
・社内SNS
・チャット形式のアプリ
・日報共有サービス

一般的に社内の共有ツールとして使われているのが、グループウェアのWikiです。

最近では社内SNSを導入している企業も増えてきましたが、社内コミュニケーションを円滑にする為のツールとして運用している企業がほとんどで、決まり事やルールなどを共有する為の情報共有ツールとしては掲示板のように管理できるのWikiの方が適していると思います。

口頭で共有する

口頭での共有は伝え漏れや、内容把握の確認は避けられません。
「この前説明しました」や「そういった意味ではなかった」など様々な漏れ・ミスが生まれます。
また、後から確認することもできないので、再度内容を確認することもあります。
口頭での説明は概要だけにして詳細は別途、記録に残る方法で共有した方がよいでしょう。

書面・メールで共有する

Wordで議事録を作成してメールやサーバなどで共有することも情報共有をする方法の1つです。内容によっては紙などで見た方が共有しやすかったりする場合もありますが、書面やメールでの共有は転記やメール文を作成するなど、追加の作業が発生することが多く手間が増えます。

また、紙で共有した場合、どこかに置いた書類を探したり、無くしてしまったという事態もあります。
何度も確認することなどはあまり適していないので、内容によって使い分ける必要があります。

情報を共有する方法のポイント

現場は情報共有を嫌がるものです。
理由は様々ですが、主な理由は下記ではないでしょうか?

・監視されたくない
・そんなに忙しくないことがばれる
・行動に対して「あ~だこ~だ」言われたくない
・情報を独占して他の人より優位に立ちたい
・情報共有にかかるコスト・リソースがもったいない

では、どのようにして情報共有を社内で徹底できるようにすればよいでしょうか?

情報共有をする方法のポイントは下記の3つです。
・情報共有する内容やタイミングをルール化する
・情報共有の重要性を全員が認識する
・テンプレップの法則を意識する

(引用:http://gendai.ismedia.jp/articles/-/36394?page=2)

情報共有のツール

情報共有を効率的に行えるツールは別記事でご紹介しております。

内容は社内SNSやデータ共有やプロジェクト管理などのツールなどです。

詳細は「2018年版 情報共有ツール一覧目的別で分かるそれぞれの違い」をご覧ください。

アイピアで情報共有をする

弊社が提供する「クラウド経営管理システムアイピア」は様々な情報を共有することができます。

営業活動に必要な情報を共有する

アイピアは顧客情報や案件情報を共有することができます。
顧客の情報はチラシやメールマガジンなど企業側からアプローチする為に必要な企業にとってとても重要な情報です。
その為、営業担当者単位ではなく、企業として顧客情報を管理する必要があります。

アイピアの顧客情報では、企業ごとに必要としている情報が変わってくるので、項目をカスタマイズすることができます。
また、顧客情報に案件情報が紐づいていいるので、過去の案件情報も簡単に確認することができます。

案件情報では、営業活動の履歴や進捗の管理はもちろんのこと、見積書や請求書、入金の管理などの情報も
まとめて管理できるので、情報が散乱せず管理することができます。

もちろん、書類やPDFデータなどの共有やタスクの共有も可能です。

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アイピアでは、勤怠情報や給与情報のを共有・管理することができます。
勤怠管理では、各社員が入力した休日の情報を共有することができます。
また、休日情報は申告・承認機能で管理することもできます。

給与情報は勤怠情報や社員情報の基本給や手当の情報をもとに自動で計算するので、
経理担当者は作成ボタンをクリックするだけで給与情報が作成できます。

※画像をクリックすると拡大します

アイピアで情報共有ができる内容

情報共有システム ソフト アイピア 見積 リフォーム 建築 原価管理 粗利管理

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