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【2018年版】目的別で選ぶ!効果の違いと情報共有ツール11選+1

情報共有ツール

近年、情報共有の重要性が注目を浴びています。
それに伴い、多くの情報共有ツールが世の中に出てきました。
情報共有ツールは主に社内の情報共有をする為に活用するツールですが、目的によって選択する情報共有ツールは変わってきますので、見ていきましょう。
利用目的別にしましたので、ご紹介いたします。

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情報共有ツールがなぜ必要なのか?

情報共有ツールをご紹介する前に改めて、「なぜ情報共有ツールが必要なのか?」を見ていきましょう。

社内の情報共有が楽になる

従来の情報共有方法はExcelやメール、電話、FAXなどで共有をしていました。
Excelではセルの設定がズレたり、式が壊れたりすると詳しい人に直してもらう必要があります。
メールでは、「お疲れ様です。」など定型文の入力が始まり、アドレスの確認や「To」「cc」の使い分けなど煩わしい作業が入ってきます。

また、電話ではつながれば話が早く一番多くの情報量を伝えることができますが、
記録に残らないのと、相手が出ない時は何度も連絡をする必要があったりしました。

しかし、社内情報共有ツールを活用することで、このようなコミュニケーションが円滑になり、
資料の受け渡しも指定の場所にドラッグするだけで完了。と、情報を共有する為の手間が大幅に削減できます。

会社のスピード感が上がる

資料の共有やコミュニケーションが円滑になることで、会社のスピード感が増加します。
例えば、今日中に上司に内容の確認をしたいが、出張で不在といった場合でも、上司は外出先から資料をすぐに確認できます。

情報共有のスピードが上がるという事は、意思決定までのスピードが上がります。

情報共有ツールを選ぶ際に確認しておきたいこと

情報共有システム ソフト 業務改善 確認次に情報共有ツールを選ぶ際に確認しておきたいことを見ていきましょう。

どういった課題を解決したいのか?

コミュニケーションを改善したいのか、書類の情報共有をしたいのかでも、検討する情報共有ツールは変わってきます。
まずは、解決したい課題を明確にして、メインの課題が一番解決できるツールから検討するようにしましょう。
その中で、プラスαの機能で検討すると導入した後に「やっぱりこれではできない。」が少なくなります。

何を情報共有するのかを明確にする

メインで情報共有したい「モノ」が何なのかを明確にしておくと、どんなシステムが自社にあっているかが、分かりやすくなります。
例えば、動画の共有が多い会社では、大容量のデータでもストレスなくアップロードができるシステムの方が向いているでしょうし、
契約書や図面などの書類を情報共有したい会社では、顧客情報や案件情報と紐づけて共有することで、
管理や後から見直す際に、楽になります。

情報共有したい「モノ」はたくさんあると思いますが、それはどういった特性があるかを明確にしましょう。

何の機能が必要なのか?

現在の情報共有ツールは、単体機能で販売されていません。チャット機能にファイルストレージ機能がついていたり、
チャット機能にタスク管理機能がついていたりと複数の機能がくっついて販売しています。
上記で明確にした課題に対して何の機能が必要かを検討すると情報共有ツールを検討する際に迷いにくくなります。

使いこなせる操作性なのか?

どんなに機能が良くて、多彩で、料金が安くても使いこなせなければ、導入した意味がありません。
情報共有ツールを使う人が使いこなすことができるかは入念に検討しましょう。
また、運用方法と広め方を合わせて決めておきましょう。

料金体系

ユーザー制・容量性・プロジェクト数など、ツールよって料金体系は様々です。
5年、10年使っても問題ないか?使用する人数が増えても問題ないか?を含めて検討をしていきましょう。

アップロードできる容量と期間

一度に投稿できるファイル容量の大きさや保存期間もツールによって変わってきます。
後から見直そうと思っても保存期間切れで見れないといったことが無いようにしましょう。

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アイピアで写真と書類やお客様の管理をしよう!

アイピアでは書類や社員を顧客情報や案件情報と紐づけて共有・管理することあできます。

アイピア上で共有した情報はどこらでも確認することができ、出先からでもリアルタイムに確認できます。

情報共有できる情報

・顧客情報

・案件情報

・営業進捗

・見積情報

・原価情報

・入金情報

・工程情報

・書類共有

・写真共有

・勤怠情報

・スケジュール情報

・給与情報

・日報情報

など会社運営に必要な様々な情報を共有することができます。

社内コミュニケーションツールで情報共有したい方へ

社内コミュニケーションツールとはビジネスチャットツールや社内SNSと言われるツール達です。業務をする中で日々多くのやり取りが発生します。
社内コミュニケーションツールを活用することで、メールに比べて、スムーズかつ、気軽に情報共有ができるようになります。

スマホが世間一般に浸透したおかげで、チャットでのやり取りが当たり前になり、チャットで社内の情報を共有する企業の年々増えてきています。また、多様化するユーザーのニーズに合わせてPC・タブレット・スマホとデバイズを問わず楽に使えるように設計されているのもツールが多く移動中に社内のメンバーと情報共有をしたり、ちょっとした休憩時間や待ち時間に他の社員メンバーとコミュニケーションを取ることも容易になりました。

LINEWORKS(ラインワークス)

情報共有ツール 社内チャット ファイル共有 ソフト多くの人がプライベートでも使っているLINEのビジネス版です。
普段使っているLINEと同じ操作性で利用できる為、導入後すぐに活用することができ、導入のハードルは低いです。

モバイルでもフル機能:モバイルでもPCと同じ機能を利用することができます。
圧倒的な使いやすさ:LINEと同じ使い勝手で誰でもすぐに使えます。
安心感・安定性:セキュリティ・管理機能とサポート体制でビジネスでも安心して使えます。

機能 ・チャット機能(グループやチームでも可能。もちろんおなじみのスタンプもあります。)
・カレンダー(社内スケジュール管理・会議の日程調整が可能)
・アンケート(社内の意見収集や調査が可能)
・Drive(フォルダ・ファイルを社内で共有・管理)
・音声通話・ビデオ通話機能。最大200名との無料音声・ビデオ通話が利用できます。
・画面共有
・既読確認
導入会社 ・ミズノ株式会社
・東京海上日動火災保険株式会社
・株式会社ラッシュジャパン
費用 初期費用:¥0
月額利用料:1ユーザー:¥360~/月
ビジネスで使うとしたらライトプラン1ユーザー:¥360~/月からが良いでしょう。
無料版 無料トライアルあり

ChatWork(チャットワーク)

情報共有ツール 社内チャット ファイル共有 ソフト15万社以上の企業に導入をされており、国内のビジネスチャットツールでは認知度がトップクラスを誇ります。

タスク管理やビデオ通話ができ、ITに詳しくない人でも分かりやすデザインと機能が特徴です。

機能 ・グループチャット
・タスク管理
・ファイル共有
・ビデオ通話/音声通話
・コンタクト管理
・機能制限
導入会社 ・グリー株式会社
・ゾーホージャパン株式会社
・株式会社ネクスト
費用 初期費用:¥0
月額利用料:¥0~
ビジネスで利用するならビジネスプラン1ユーザー:¥500/月が良いでしょう。
無料版 無料版あり(グループチャット数やストレージ制限あり)

Slack(スラック)

情報共有ツール 社内チャット ファイル共有 ソフトSlackは世界中で多くのユーザーに利用をされており、2016年の2月時点で230万人のユーザーに利用されています。シンプルで無駄がない機能と高い拡張性が特徴です。
元々はエンジニアのコミュニケーション用に作られてツールという経緯がある為、IT系の企業での導入が多いようです。

機能 ・音声通話・ビデオ通話
・画面共有
・ストレージ機能
・300以上の外部連携
導入会社 ・株式会社ディー・エヌ・エー
・サイボウス株式会社
・日本経済新聞社
費用 初期費用:¥0
月額利用料:1ユーザー:¥960/月
無料版 無料プランあり

​​InCircle(インサークル)

情報共有ツール 社内チャット ファイル共有 ソフトInCircleは純国産のビジネスチャットで、セキュリティが強固な法事向けチャットです。
1対1のチャットはもちろんですが、1対多数のチャットもルームを作ることで可能です。

また、情報の共有として、書類や画像などを添付してルームの人に簡単に共有することができます。
AI技術を活用したチャットボット機能が搭載しており、文書の入手や名刺の検索、スケジュールの予約、Q&Aなどを簡単に行う事ができます。また、チャットボットのデータを分析して、退職のリスクを察知し、未然に防ぐことができ、

離職率の低下にもつながります。

機能 ・グループチャット
・ファイル共有
・チャットボット
・AI分析
・ガラケー対応(一部機種)
・通知機能(AppleWatch対応)
・画像、動画撮影
導入会社 ・りそな銀行
・BUFFALO
・株式会社 日立システムズ
費用 初期費用:¥0
月額利用料:1ユーザー:¥180/月
無料版 無料トライアルあり(30日間)

データ情報を共有したい方へ

資料を共有したいだけなのに、関係者へ都度メールで共有するのは大変な手間がかかります。
また、送った履歴を残すために、都度名前を変える必要も出てきます。写真や書類などデータの情報共有をしたい方はオンラインストレージツールを活用するとよいでしょう。

GoogleDrive(グーグルドライブ)

情報共有ツール 社内チャット ファイル共有 ソフトGoogle社が提供しているオンラインストレージがGoogleDriveです。デスクトップ・ブラウザ・スマホなど

様々な端末や環境で情報を共有することができます。

また、GoogleDriveをインストールすることで、Googleドキュメントを使用することができます。

これにより文書作成や表計算やプレゼンテーション作成などがクラウド上で行う事ができます。

さらに、あまり知られていませんが、Googleドキュメントで作成したファイルは使用容量に含まれないため、

実質容量無制限で使用することができます。(Googleドキュメントでのデータのみの場合)

機能 ・ファイルの共有
・Googleサービスとの連携
・ドキュメントのスキャン(android版のみ)
・権限管理
無料ストレージ容量 1ユーザー:15GB
費用 100GB:¥250/月
1TB:¥1,300/月
10TB:¥13,000/月
容量無制限プラン ¥1,200/月(5ユーザーまでは1ユーザー/1TB)

Dropbox(ドロップボックス)

情報共有ツール 社内チャット ファイル共有 ソフト間違ってファイルを削除してしまって120日間以内でしたら元に戻すことができるので、データのバックアップを保存するオンラインストレージとして最適です。
無料の容量は2GBと他のサービスと比べると少なめですが、友達を紹介するなどすれば16GBまで増やすことが可能です。
また、同期のスピードが一番早いです。

機能 ・ファイルの共有
・バージョン履歴とファイルの復元
・権限管理
無料ストレージ容量 1ユーザー:2GB
費用 2TB:¥1,500/月
容量無制限プラン ¥2,400/月

Box(ボックス)

情報共有ツール 社内チャット ファイル共有 ソフトBoxは企業向けに特化したファイル共有サービスを展開するアメリカのシリコンバレーに本社を置くベンチャー企業です。

全世界240,000社以上、2,700万人以上がboxを活用しています。

容量が無制限が基本となっています。また、Photoshopやillustratorなど専用のソフトが入っていなくても閲覧が可能なので、確認用のデータを作らなくても良いところも特徴です。

機能 ・ファイルの共有
・Photoshopやillustratorなど専用ソフトが入っていなくても閲覧可能。
・Box上でメモやノートを利用可能
・コメント・タスク機能
・容量無制限
・バージョン履歴管理
無料ストレージ容量 1か月間
費用 無制限  ¥1,800/月(5ユーザーから利用可能)
つまり、1社で導入する際は¥9,000~となります。
転送ファイルサイズの上限 5GB
容量無制限プラン ¥1,800/月

Fleekdrive(フリークドライブ)

情報共有ツール 社内チャット ファイル共有 ソフトFleekdriveはセキュリティの高いファイル共有サービスです。ダウンロードリンクをパスワードで保護や閲覧期間の設定、暗号化やダウンロードされたファイルの取得時間や取得者を透かしで挿入することができます。

また、クラウドストレージ機能だけではなく社内チャットや単純作業の自動化が行えるので、業務効率の改善につなげることができます。
単純作業の自動化とは、ファイル保管と自動通知や、上長の承認依頼と社外への共有などのフローの自動化、ファイル移動や削除などをルールで自動化などが行えます。

機能  ・ファイルの共有
・salesforce、TeamSpiritなどの外部システムと連携可能
・チャット機能
・コメント・タスク機能
・自動バージョン管理
・オンライン共同編集
無料ストレージ容量 30日間
費用 ¥500/月(10ユーザーから利用可能)
初期ストレージ100GB
ストレージ追加(組織) ¥4,000/100GB
容量無制限プラン 無し


Jector(ジェクター)

情報共有ツール 社内チャット ファイル共有 ソフトJectorはクリエイターの情報共有の為のクラウドストレージサービスです。

アップロードファイルの容量が無制限なので、動画や音声データのような大容量のデータを、頻繁にアップロード・ダウンロードする企業に適しています。ファイル形式・再生時間・容量などを気にせずに利用できます。

また、アップロードしたファイルに対して、コメントやマーカーで指示や説明を記入して社内に情報共有できます。

プロジェクト内で、情報を更新や追加した際は、通知してくれるので、確認漏れの防止になります。

気になるセキュリティは2段階承認や操作の権限設定を行えます。

機能  ・ファイルの共有
・マーカー機能
・コメント機能
・多機能な独自動画プレイヤー
・通知機能
無料ストレージ容量 30日間
費用 ¥3,000/月 × ¥20円/1GB (最低20GB~)
容量無制限プラン 無し

プロジェクト情報を共有したい方へ

情報共有ツール 社内チャット ファイル共有 ソフトTASKWORLD(タスクワールド)

全ての企業が大なり小なり複数のプロジェクトを動かしています。ですが、プロジェクトを1名で管理しているという事は、よく聞きます。プロジェクトの進捗や状況をチーム全体で共有することで、漏れの防止や遅れの早期発見、業務の効率化といった様々なメリットがあります。

プロジェクト管理事態はExcelや各個人のやり方で管理することはできますが、上司や管理者はリアルタイムな状況が分からない為、素早い判断ができません。

プロジェクト管理ツールを導入することで、プロジェクトの実績や予定などをリアルタイムに確認するこができます。
タスクワールドは世界中の様々な企業・チームで利用されています。
かんばん形式のタスクボードで管理することで、直観的にタスクの把握と操作ができるようになっています。
プロジェクトを管理する為に必要な様々な機能が標準でついているので、プロジェクトのすべてを視覚的に管理することができます。

機能 ・タスク管理
・プロジェクト管理
・タイムライン
・カレンダー
・ダイレクトメッセージ
導入会社 ・Halfz
・Studio lzune
・Raygun
費用 プロフェッショナル:1ユーザー/10.99$/月
無料版 トライアル版あり(15日間)

Jooto(ジョートー)

情報共有ツール 社内チャット ファイル共有 ソフトかんばん方式で、プロジェクトを視覚的に把握・管理することが可能です。

ドラッグ&ドロップで動かすことができるので、直観的に操作することができます。

また、ガントチャート機能(ベーシック以上)もついているので、生産管理や工程管理も行えます。

さらに、外部連携(slack、chatwork、EVERNOTE、Googleカレンダーなど)で重複入力がなくなり、情報の共有がスムーズになります。

機能 ・タスク管理
・ガントチャート
・外部連携
導入会社 ・株式会社リコー
・富士通株式会社
・株式会社日立製作所
費用 スタートアップ:¥980/月
ベーシック:¥1780/月
アドバンス:¥3280/月
プロフェッショナル:¥7980/月
(管理者の1名のみ課金される仕組みになっており、その他のユーザーは無料版で有料版と同じ機能が使えます。なので、上記の費用は1社での価格とみてよいです。)
無料版 無料版あり

簡単情報共有ツール 「アイピア」について

弊社が提供する「アイピア」は顧客情報の共有やタスク管理、資料などの情報共有が簡単にできます。
アイピアではGoogleDriveと連携することで、フォルダの共有も顧客別、案件別にフォルダの共有が可能です。
GoogleDriveのアプリケーションを使えば、外出先からスマホで写真を撮りそのまま取り込むことが可能です。

情報共有ツール 社内チャット ファイル共有

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社内Wiki・用語辞典の活用

情報共有する際に顧客情報・書類情報などは考えるのですが、社内のノウハウや、略語などは共有されていない事が多いです。
自社でよく使われる用語・ノウハウ集を作成することで、共通の知識があることを前提に会話することが出来るため、説明など無駄な時間を省くことができます。
また、新人社員の教育の際に、社内についての学習もスムーズにできます。

これらの共有によく使われるツールとして社内wikiがあります。
詳しくはくちらよりご確認ください。

社内Wikiで属人化を防ぐ仕組みを作る

まとめ

無料で、情報共有できるツールが増えてきおり、どのツールを利用すべきか悩ましいかと思います。
企業にあったツールを選択するには、まず下記の事は必ず実施してください。
①自社の情報・資料を全て洗い出し、共有すべき情報とそうでない情報を分類します。
②共有すべき人は誰なのか?適切な権限などを考慮してください。

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