エクセルでの顧客管理に限界！顧客の情報共有を簡単にできるシステムとは

エクセルはMicrosoftが表計算ツールとして作ったアプリケーションで、とても使いやすくスタートアップの企業はもちろんの事、中小企業でもまだまだ使われています。
最近よく「脱エクセル」という合言葉でエクセル管理から脱却しようとする流れがあります。

脱エクセルの流れ

スタートアップ時代にエクセルで顧客管理を始めてそのままの流れで今まで管理をしてきたが、顧客数や案件数の増加、使う人間の増加や、会社の規模が大きくなったことで一元管理システムや専用システムに乗り換える企業が増えてきています。

脱エクセルという事は、今までエクセルで管理をしていた業務をシステムに置き換えて運用をするという事ですが、システムを導入しても上手に運用ができず、エクセル管理に戻ったり、効果を得られなかったケースをよく目にします。
脱エクセルといってもエクセルでの業務を全て無くすという事ではありません。
エクセルが苦手な部分を他のツールで補う事で、会社全体の業務効率を上げることが重要です。
また、いきなり全てを新しいツールに変更となると、現場としては当然ですがハードルが高くなります。

つまり段階的に業務を置き換えていくと現場の負担も小さくなり、社内に浸透しやすくなると言えます。

エクセル管理で大変なこと

建築業の情報共有に特化した『施工管理システム　アイピア』

現在、エクセルで顧客管理をしているなら、まずは顧客情報のクラウド化と情報共有から始めてみてはいかがでしょうか？
企業として必ず管理をしないといけない顧客管理からシステムで管理をするという事は、多くの企業では、事務や経理が入力をすることになります。

情報を入力するのは、営業より事務や経理の方が慣れているので、システムが浸透しやすくなります。
システムを使って管理することが慣れてきたら徐々にできる事を増やしていきましょう。
顧客管理をエクセルからクラウド管理することで、いくつかのメリットがあります。

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簡単情報共有ツール　アイピアの特徴

アイピアは簡単に工事に関するあらゆる情報の一元管理と情報の共有ができるというテーマで作成されたシステムです。
今まで蓄積してきた顧客情報のデータを移行することができます。
会社によって変わる項目の種類や呼び方もマスタ情報を追加・変更することができます。

また、共有については、顧客情報ごとにGoogleDriveと紐づけることができ、書類を探す際の手間も大幅に短縮できます。
基本的な操作は顧客情報を入力して、顧客に関する案件の情報や見積書や書類などは、紐づけたGoogleDriveのフォルダにドラック＆ドロップするだけです。

簡単情報共有ツール　アイピアの導入メリット

エクセルでの顧客管理から脱却し、アイピアを導入することで得られるメリットをご紹介します。

顧客情報や資料を出先から確認できる

資料はGoogleDrive上にあるので、外出先からパソコンやスマホで確認や入力することができます。
急にお客様のところに行くことになったや、以前に渡した資料などを見たい時に、わざわざ会社に電話して、事務員さんに確認をしてもらう必要が無くなります。

会社の状態に合わせて機能を追加できる

システムによって顧客管理を行ったが、他の業務もシステム化していきたいと思った時、どうしますか？
多くの場合、他のシステムを検討することが多いのではないでしょうか。

アイピアでは、顧客管理に慣れ、案件管理や見積書作成など、他の業務も管理したいとなった際に、必要な機能を追加することができます。
会社の状況や社員のITリテラシーに合わせてシステムを拡張していくことができます。

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まとめ

今回は、エクセルでの顧客管理についてご紹介しました。
起業当初は、エクセルでも問題なく管理できますが、セキュリティや業務効率の観点から、脱エクセルはいずれ必要となります。

その際は、自社にとってどのような機能が必要か、費用対効果を得られるかをよく吟味し、システムを導入するようにしましょう。