見積書とは？役割や書き方、作成のポイントを徹底解説

見積書とは、正式な契約を交わす前に、請負人が依頼者に発行するものです。
業種職種、会社ごとにそれぞれの見積書のフォーマットがあり、入社してから教えられた方法で見積書を作成していると思います。

しかし、見積書を作成する目的や理由、各項目の役割までしっかりと理解している方は少ないのではないでしょうか。
この記事で改めて見積書について学んでいきましょう。

見積書とは

見積書とは、正式な契約を結ぶ前に請負会社から依頼者側に提出する書類です。
一般的には、依頼内容の項目や各項目の単価・個数などが記載されています。

そのため、商品やサービスを依頼した場合に、どれくらいの費用が発生するのかを把握することができます。
依頼者は、見積書の内容を確認して契約するかどうかを決めます。

また、見積書は金額の提示以外にもさまざまな役割を果たします。
正しい見積書を作成することで、請負人と依頼者の間に安心感と信頼感が生まれます。

発注書・請求書との違い

見積書と並べて挙げられる書類に、発注書・請求書があります。
どれも注文商品・金額などの契約内容を記載するものですが、異なるのは発行のタイミングです。

一般的に、商取引は以下のプロセスで行われます。

プロセスのどこに位置づけられるかが違うため、それぞれもつ役割が異なります。

発注書

発注書は、見積書の提示を受け、発注する意思を固めた発注側が、改めて注文・契約の意思を示し、契約内容や金額を明確にしたときに発行されるものです。
見積書と異なり、発注者側が発行する書類です。

請求書

請求書は、商品・サービスへの支払いを求める書類です。
受注者側が、納品・検収の後に発行します。

見積書を作成する目的

見積書を必ず作成しなければいけないという法律はありません。
ではなぜ、見積書を作成するのでしょうか。

取引のための交渉ツール

依頼者にとって見積書は、依頼内容を検討したり、他社と比較したりするための材料です。
金額だけではなく、納期や支払方法も確認し、依頼するかどうかやどのような内容で依頼するかを考えることができます。

また、受注側は見積書を発行することによって、社内で取引内容を共有し把握できるようになります。
取引・交渉をスムーズに進めるための共有資料としても機能するのです。

トラブル防止

見積書は、この取引のどこにどのくらい費用がかかるのかをはっきりさせる目的があります。
契約後に両者の認識の違いが起こらないようにする役割を果たしています。

「見積書にどういった項目が含まれているのか」を明確にすることで、納品時や支払い時など後々のトラブルなどを防止することができます。

与信調査になる

見積書には、受注側が取引先として信用できるのかをはかる役割もあります。
見積書を発行できるということは、経費計算をしっかり行うことができるという証明になります。

反対に、見積書を発行できないということは、水増しなどをしている可能性があります。
そのため、与信調査の一種として活用することができるのです。

見積書の書き方

見積書を作成するにあたり、法的に決まった書き方というものはありませんが、
基本で押さえておきたいポイントや正確な記載が必要な項目もあるので一緒に確認していきましょう。

見積書に必要な項目（表紙）

見積書には、決まった様式があるわけではないので、自社にあったものを作成することができます。
ただし、取引や受注に関係するものなので、必要最低限の記載項目はおさえておくようにしましょう。

見積書タイトル

見積書のタイトルは、一般的に以下のように記載します。

宛名

宛名は、取引先の住所（所在地）・会社名を記載します。
担当者がいる場合は、担当者名を記載しておくとより丁寧です。

宛名の記載方法は、見積書の提出先によって使い分けます。
BtoBの取引の場合は、宛先に会社名のみを記載することが多いです。

しかし、場合によっては担当者宛や部署宛に送ることもあります。
下記の3パターンは最低限覚えておきましょう。

宛名に記載する敬称は、提出先によって使い分ける必要があります。

会社名や部署名、団体といった集団に向けた書類の場合、「御中」を使用します。
一方で、個人名宛に書類を送付する場合は、「様」や「殿」を使います。

「殿」は、相手が自分より目下の場合に使用します。
「殿」を取引先や目上の相手に使用することは失礼に値するため、注意が必要です。
「様」は立場を問わず使用することができます。

見積番号

見積番号とは、見積書を管理する番号です。

事業を営んでいると、多くの見積書を発行します。
場合によっては、1つの案件に数種類の見積書を発行することもあります。

いつ、誰に、どの見積書を発行したかを管理するために、見積番号が役立ちます。
見積作成ソフトを活用すると自動で採番されるので、番号管理が楽になります。

発行日・提出日

「発行日」または「提出日」の項目には、顧客に見積書を渡す日を記載します。
発行日・提出日を記載することで、いつ時点の見積書なのかが明確になります。
そのため、見積有効期限の基準日として活用できます。

差出人の情報

宛名だけではなく、差出人の名前も当然必要です。
差出人を記載する際にも、宛名と同様、

など、状況に応じて書き方を使い分けます。

ただし、宛名が会社名のみの場合は会社名だけ、担当者名まで記載した場合には担当者名までのように、宛名の書き方と揃える必要があります。

見積書の押印は、社印、角印で構わないとされています。
ただし、取引先によっては実印を求められることもあるので注意しましょう。

また、最近では電子商取引が進み、見積書をデータでやり取りする企業も増えています。
法的には印鑑を押していない、データ上の見積書も有効です。

見積金額

見積金額には、見積の合計金額を記載します。
明細の合計金額とずれないように気を付けましょう。

見積書は、「総額表示の義務付け」の対象ではありませんが、税込金額または、税抜＋税額を明記した方が親切です。
顧客が金額を誤認することなく、スムーズに取引を行えます。

支払条件

支払条件は、金額の支払いに関する条件のことです。

見積書に必要な項目（明細）

明細には、取引先と認識の違いが生まれないよう、正確な内容を記載します。
項目名や単価、金額に間違いがないか必ず確認しましょう。

項目名

商品名やサービス名などを記載します。

単価

項目ごとに一個あたりの金額を記載します。

数量と単位

項目ごとに数量と単位を記載します。
住宅工事やリフォーム工事などの見積書の場合、独特の数量や単位が記載されることもあります。

金額

単価に数量をかけた金額を表示します。

見積書の作り方

見積書の作成方法に関しても、見積書に記載する内容と同様に、法的な決まりはありません。
作成方法の中でもよく利用される方法として大きく分けると3つあります。では、この3つについて確認していきましょう。

手書きで作成する

ネットや文房具店では市販のテンプレートが販売されていたり、WEB上で無料配布されているテンプレートがあったり、これらを使用して記入していくというような方法があります。

手書きであればデータを改ざんしにくかったり、市販のものであればパソコンが不要といったメリットがあります。
その反面、計算ミスによる修正や作成に時間がかかりやすといったデメリットもあります。

エクセルやワードで作成する

パソコンがあればエクセルやワードを使用して見積書を作成できます。

エクセルやワードは既存でパソコンに入っていることが多いため、作成するにあたり費用がかかるということもありません。
また、手書きと比べ修正も容易く、綺麗な見積が作成できるという点がメリットです。
しかし、データの保存し忘れで作成したものが消えてしまったり、パソコンの操作に慣れておく必要があるなどのデメリットもあります。

システムを活用する

WEB上でクラウドシステムや専用のシステムを利用して簡単に見積を作成するといった方法もあります。

見積に特化しているものであれば、WEB上でテンプレートを探したりせずとも、用意されている豊富なテンプレートで効率的に容易く見積書が作成できます。
その反面、システム導入に費用がかかった月額で費用がかかるといった場合もあります。

見積書を作成する際のポイント

ここでは、見積書を作成する際のポイントをご紹介します。
トラブルにならないように注意しましょう。

見やすいフォントやレイアウトにする

見積書は、発行する側が自由にデザインを決めることができます。

金額などの重要な情報は大きくするなどの工夫をします。
シンプルで見やすい見積書の作成を心がけましょう。

ファイルサイズに気を付ける

電子データでやりとりをする場合は、ファイルのサイズにも注意しましょう。
データ容量が大きいと、依頼主の環境によっては受け取れなかったり、開けなかったりする場合があるため、容量を抑えたり、送信前にファイルを圧縮したりするなどの配慮が大切です。

トラブルになりやすい項目を明確に表記する

見積書には、顧客の依頼内容と自社の提案内容に相違がないかを確認する目的があります。
金額や商品・サービスの具体的な内容はもちろん、納期や支払いなども後々トラブルになりやすい項目です。
顧客との間に認識の齟齬が起きないよう、分かりやすく明確な言葉で見積書を作成しましょう。

また、問い合わせ先として、担当者の連絡先（電話番号やメールアドレス）を記載しておきましょう。
「見積内容に関して不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください」などの文言を添えておくと親切です。

見積管理体制を整える

見積書の作成から提出、提出後まで、見積業務の管理体制を整えることも重要です。
見積書を作成した際は、ダブルチェックを必ず行い、ミスのないようにしましょう。

また、見積書の保管にも注意が必要です。
見積書の保存期間は法人で7年、個人では5年が基本です。
追加での保存が必要な場合もありますので、保存期間・保存方法についてよく確認しておきましょう。

顧客の要望をよく確認し、反映させる

相見積もりとは、顧客が購入を検討している商品・サービスについて、同じ条件で他社にも見積作成を依頼することです。
つまり、顧客が相見積もりを行っている場合、自社の見積金額や内容が他社と比較されます。

相見積もりの可能性がある場合、顧客の料金や内容に関する要望をできるだけ反映し、顧客に選ばれる見積書を作成しましょう。

はじめから値引きをしない

はじめから値引きをした金額で見積書を提出すると、値引きした金額が基準となります。
顧客によっては、提示金額から値引き交渉をしようと考えている人もいます。

提示した金額が予算を超えている場合もあれば、とにかく値引きしてもらったという事実が欲しいという場合も考えられます。
そのため、最初の見積金額は適正金額を提示するようにしましょう。

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まとめ

分かりやすい見積書を作成することは、後々のトラブルを防ぐことにつながります。
ただし、見積作成に手間をかけていては、他の業務に影響が出てしまいます。
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