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意外と知らない?見積書の正しい書き方とポイント

見積書 見積書書き方 見積作成システム ソフト

会社ごとにそれぞれの見積書のフォーマットがあり、入社してから教えられた方法で見積書を作成していると思いますが、見積書を作成する目的や各項目の役割や理由をしっかりと理解していますでしょうか?

いま一度見積書について学んでいきましょう。

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見積書の目的

見積書とは、正式な契約を結ぶ前に請負会社から依頼者側に提出する書類です。

一般的には依頼内容の項目や各項目の単価や個数などが記載されており、

依頼した場合に、どれくらいの費用が発生するのかを把握することができます。

また、金額の提示以外にもさまざまな役割を果たします。

トラブル防止

見積書に今回、どういった項目が含まれているのかを明確にすることで、

後からの支払いのトラブルを防ぐことができます。

見積書に必要な項目(表紙)

見積書タイトル

​​一般的には「御見積書」「お見積り」「お見積書」「見積書」などと記載します。

宛名

見積書の提出先によって書き方を使い分けます。 BtoBの取引の場合は、宛先を会社名のみを記載することが場合が多いです。ですが、ケースバイケースで担当者宛に送ることもありますので、

最低限下記の3パターンは覚えておきましょう。

会社宛の場合:

株式会社 アイピア 御中

社長宛の場合:

株式会社 アイピア

代表取締役 田中 直也 様

担当宛の場合:

株式会社 アイピア

神戸 支店 営業部

営業 太郎 様

見積番号

見積番号とは見積書を管理する番号です。

事業を営んでいると多くの見積書を発行します。場合によっては、1案件に数種類の見積書を発行する場合もあります。

何時、誰に、どの見積書を発行したかを管理する為に見積番号が必要になります。

見積作成ソフトを活用すると自動で通番を発行するので番号管理が楽になります。

発行日・提出日

発行日または提出日のタイトルで見積書をお客様に渡す日を記載致します。

発行日・提出日を記載することで、いつ時点の見積書なのかが明確になり、

見積有効期限の基準日となります。

差出人の情報

宛名だけではなく、差出人の名前も当然必要になります。差出人を記載する際にも、先ほどの宛名と同様に、会社名のみ記載するケース、担当者名まで記載するケースなど、状況により書き方の使い分けが行われています。少なくとも、宛名が会社名のみの場合は会社名だけ、担当者名まで記載した場合には、担当者名までのように、宛名と記載内容を揃えることが求められます。

見積金額

見積書の合計金額を表示します。

明細の合計金額とずれないように気を付けましょう。

また、「総額表示の義務付け」の対象ではありませんが、

税込金額または、税抜+税額とお客様が金額を誤認しないように明記した方が親切です。

納期

「〇年〇月○日」といった日付で記載する場合と、「契約後〇カ月」といった

表記をすることが多いです。

建築業などの場合は工期を記載します。

見積有効期限

見積有効期限とは提出した見積金額の有効期限を記載します。

見積有効期限を明記しないと、料金体系が変わっていたり、原価が変わっているのにも関わらず、

提出した時の金額で取引を求めれたりする可能性があり、トラブルの元になります。

備考

見積書や案件に対する補足説明や条件などを記載します。

見積書に必要な項目(明細)

 

項目名

商品名やサービス名などを記載します。

単価

項目ごとの一個あたりの金額を記載します。

数量と単位

項目の数量と単位を記載します。

まとめて「1式」と記載してもの問題ありません。

金額

単価に数量をかけた金額を表示します。

見積書を作成する際のポイント

はじめから値引きをしない

はじめから値引きをした金額で見積書を持っていくと、値引きした金額が基準となります。

お客様によっては、提示金額から値引き交渉をしようと考えている人もいます。

金額的に厳しい人もいれば、とにかく値引きしてもらったという事実が欲しい人もいるので、

最初の見積金額は適正金額で提示するようにしましょう。

お客様と認識の相違が起きないように表記する

見積書は、お客様の依頼内容と自身が提案している内容に相違が無いかを明確にする目的があります。

その為、お客様が分かるような言葉や詳細をしっかりと明記することで、お客様と認識の相違が内容にしましょう。

アイピアの見積作成

最後に簡単に見積書が作成できる業務管理システムアイピアの見積作成をご紹介いたします。

アイピアでは手入力で簡単に見積書を入力することができます。

エンターで次の項目に進むのでExcelでの入力に慣れている人でもすぐにお使いいただけます。

過去作った見積書が自動でデータベース化するので、検索から簡単に探すことができ、

今回の見積書に引き込むことができます。

同じような工事が多い会社様が利用すると見積作成時間が、大幅なスピードアップします。

 事前に見積マスタに単価表を登録することができます。

見積項目のテンプレートとして登録していただくことで、新人の方でもすぐに見積書が作成できるようになります。

事前に作成していた原価の情報を、見積作成時に原価率を計算して引き込むことのできます。

もちろん見積金額だけで入力も可能です。

見積書作成時に見積金額と原価金額を一緒に登録することできます。

その他見積機能

・価格単価表の作成

・過去見積からの複製機能

・社内間で見積書の共有

・見積書のオンライン承認

・外出先からの見積書の閲覧、作成可能

などありますので、気になる方はお気軽にお問合せください。

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