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SFAとは?今更聞けない営業支援システムを導入する際の3つのポイント

SFA 営業 支援 ツール アプリ

商品での差別化が難しくなってきた現在、「人で売る」や「ものがたりで売る」といった言葉が出てきており、お客様に時間をよりかけれるように営業活動の効率化や顧客の管理が重要視されています。

そういった中、競争力を高めるためにSFAが注目を浴びております。
今回、そもそもSFAとは何か?や導入する際のポイントをご紹介いたします。

営業支援ツールSFAとは

SFAとは、(Sales Force Automation)で一般的は「営業支援ツール」「営業支援システム」と言われています。主にBtoBのビジネスで使われます。
目的としては、営業活動を効率化して受注率を高めることであり、SFAに情報を蓄積・分析することで、営業活動のプロセスを可視化して、属人化している営業手法や活動を会社のノウハウ・財産にすることができます。
具体的には過去の商談の履歴や進行中の商談の状況、営業活動で得ることができた、顧客(企業)の情報や担当者の情報が蓄積・共有されていきます。

情報が共有されることで、困ったことがおきた際にすぐに相談やアドバイスをもらうことができたり、他の担当者が同じような案件を以前に行っていて、解決策を持っていたり。
と営業活動の最適化を行うことができます。
よく「実際、CRMと何か違うの?」という話を聞きます。
SFAとCRMの違いについては次項でまとめていきます。

SFAとCRMの違いとは?

SFAは営業担当者の行動やノウハウを管理・共有することで、業務の効率化をすることで、これまで、「契約になりました」「失注しました」といった報告が、どのような行動・アプローチがその結果になったのかという、過程を確認することができるようになります。
そして、問題点があれば、PDCAサイクルを回すことで、契約件数を向上させることができます。
CRMとは(Customer Relationship Management)の略で直訳すると「顧客関係管理」になります。
顧客情報を管理・情報共有することで、顧客をセグメント化することでニーズに合ったアプローチを行うことができます。
なので、SFAは営業に対してのシステムで、CRMは顧客に対してのシステムと言えます。

SFAとCRMの機能の違い

CRM
顧客情報の管理
  • 顧客データに属性をつけることでセグメントして管理が可能。
  • 顧客へのコンタクトの履歴を時系列で管理が可能。

マーケティングの補助

  • メールを特定のセグメントに一斉送信が可能。
  • お問合せフォームの作成が可能。
  • ホームページのアクセス分析が可能。
  • テレアポを行うリストの抽出や履歴の管理が可能。
  • ダイレクトメールの作成と送信管理が可能。
SFA
営業活動の可視化
  • 商談の進捗や商談の履歴の共有・管理が可能。
  • 予算の管理が可能。
  • 見積書の作成が可能。
  • 日報で日々の振り返りが可能。

営業活動の数値化

  • 契約件数・契約金額をレポートにて確認が可能
  • アポ率・契約率などの数値を可視化可能。
  • 見込み案件から今後の売上を予測可能。

SFAの8つの基本機能

機能1 顧客・名刺管理

お名前(会社名)、住所、電話番号、などの基本情報からお客様の過去の購入履歴などの情報を管理することが出来ます。
最近では、名刺をスキャンすると自動で基本情報を登録してくれるSFAもあり、入力の手間を大幅に削減することが出来ます。

機能2 案件管理

案件管理では、お問合せごとに案件の情報を管理することが出来ます。発生日や商談の内容、見積内容や売上予想金額、契約予定日など管理できます。
営業担当者は案件情報をもとに自身でセルフマネジメントを行います。また、管理者は必要があればアドバイスを行います。

機能3 営業進捗管理

営業進捗管理は、お客様との商談の履歴や確度、次回商談日時などの管理を行います。
各案件がどのステータスまで進んでいるのかを一目で確認できます。

機能4 スケジュール管理

お客様との商談の予定や営業担当者のタスクの予定を確認することが出来ます。

機能5 タスク管理

タスク管理では、資料作成やお客様への連絡など、営業担当者がやらなければいけないリストを管理することが出来ます。
タスク管理でやることを明確にすることで、漏れの防止や仕事を標準化させることが出来ます。
また、次にやらなければいけないことが明確になるので、思い出す時間や考える時間が無くなるので、業務効率も向上します。

機能6 集計・分析資料

顧客情報・案件情報・進捗情報など必要な情報を集計して分析することができます。
標準的な資料からオリジナル帳票を作成してくれるソフトもあります。

機能7 スマホ対応

営業担当者は外出していることが多く、会社に戻ってから入力をすることになると、
業務終了時間が

機能8 アラート機能

予定日や、予定が過ぎるとアラートが教えてくれます。
アラートが知らせてくれた業務を行うことで、漏れのない管理ができます。

SFA導入でよくある3つの失敗

営業支援ツールなのに営業が使ってくれない。といった声をよく聞きます。
本来、SFAを営業担当者が活用することで、会社としての生産性の向上や情報・ノウハウの蓄積といったメリットはもちろんのこと、営業担当者としても、管理がしやすくなったり、次のアクションが明確になったりとメリットが沢山有ります。

しかし、入力をしなければ、SFAもツールなので本来の能力を発揮することができません。
なぜ、せっかくSFAを導入したのに活用されないといったことが起こるのでしょうか?
SFA導入でよくある失敗をまとめてみました。

入力が目的になっている

よくあるのが、SFAを使うのではなく、SFAに使われている営業担当者が多いことです。
SFAに入力することが目的となっていて、入力したことによって「管理が楽になった」や「契約率の向上」といった本来の目的ではなく、入力しただけで終わっていることがあります。

また、「評価が厳しくなるのでは?」「業務が増えるのでは?」と営業担当者に思われてしまうと入力したくなくなってしまいます。
SFAを導入する際は、「なぜ、SFAを導入しないといけないのか?」「SFAを導入することで営業担当者に対してのメリット」などをしっかりと伝えることが必要です。

やらされている感が否めない

経営陣やシステム担当者がSFAを決めて「今後、これに入力をするように」と言われれたが、現場の動きとあってなく、使いづらい。といったことがあります。
SFAに入力された情報を管理・分析をするのは経営陣やシステム担当者ですが、情報を蓄積していくのは営業担当者になるので、SFAを検討する際に必ず、営業担当者と一緒に検討する必要があります。

機能が多すぎてよく分からない

高機能のSFAを導入したが、機能すべてを活用することは難しいです。
なぜなら、パッケージシステムは様々な企業に対応できるように作られているからです。
システムになれていない段階で、今までやってこなかった業務をやろうとすると、ほとんどの場合、難しい・使いづらいといった不満につながり、次第に入力されないようになります。
システムを導入する際はスモールスタートから徐々にやることを増やしていくことをオススメいたします。

SFA導入を失敗しない為に気を付けるべき3つのポイント

導入目的と課題を明確にする

SFAを検討・導入する上で重要なこととして、「導入の目的と課題を明確にする」があります。
現状のどういった問題を解決するためにSFAを導入するのか?
どういった機能があれば解決できるのか?
を経営者・営業・事務・経理など業務に関わる担当者に確認して、認識を共有する必要があります。

必要な機能とあれば嬉しい機能を分ける

各担当者にヒアリングする際に、気を付けなければいけないのが、「ついつい話が大きくなる」ということです。
全ての問題を解決できるシステムが見つかることは稀です。
「あれもやりたい。」「これもやりたい。」けど全部を解決出来るシステムがなく、システムを検討することに疲れて、システム検討を見送ることにして、結果、問題は解決されないまま今までのやり方を続けるといったことがよくあります。
解決したい問題に対して必要な機能とあれば嬉しい機能をしっかりと分けるとよいでしょう。

自社の業務にあったSFAを導入する

問題が解決できるシステムがあったとしても、自社の業務フローに合っていなかったり、営業担当者が使えないシステムでは、結果問題を解決することはできません。
「問題を解決できる」かつ「現場が使えそう」なSFAを導入するようにしましょう。

SFA比較一覧

Senses | 営業組織全体を進化させる新しい営業支援ツール

特徴
  • データ分析AI搭載
  • グループウェア連携(G Suite・Office 365・Garoon)
  • カード形式の案件ボードで直感的に営業管理
価格
  • 初期費用:100,000円~
  • 月額費用:1ユーザー5,000円〜
  • カスタマイズ費用:要見積もり
  • フリートライアル:あり
ワンポイント 大企業や案件数が膨大な企業、営業管理に特化したシステムを検討したい企業向け。

Sales Cloud | 世界No.1の営業向けCRMプラットフォーム

特徴
  • 同社のマーケティングオートメーションツールとの連携可能
  • コンポーネントを組み合わせることでカスタマイズが可能
  • 社内SNS機能で社内のコミュニケーションを活性化
価格
  • 初期費用:情報なし
  • 月額費用:1ユーザー9,000円〜
  • カスタマイズ費用:要見積もり
  • フリートライアル:あり
ワンポイント 細かいカスタマイズの必要性がある企業向け。

アイピア | 成長企業のノウハウが詰まった経営を導き助けるSFA

特徴
  • 経営分析機能がついている
  • シンプルで使いやすいインターフェース
  • 請求・入金管理まで一元管理ができる
価格
  • 初期費用:¥120,000~
  • 月額費用:1ユーザー6,000円〜
  • カスタマイズ費用:要見積もり
  • フリートライアル:あり
ワンポイント さらに成長を考えている中小企業向け。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
SFAを導入するメリットや導入する際に気を付けるポイントが分かっていただけたと思います。
SFAを検討する際の参考にしていただければと思います。

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