アイピア

【活用シーンで見る】アイピアを活用すると営業の業務は改善する!

営業 業務改善 属人化 日報 現場写真

営業マンの業務改善をしたいと思っている経営者は多いです。いろいろ試しているが効果が出ずに前のやり方に戻す。
というのを繰り返していませんか?

アイピアで営業の業務を効率化することができます。
どのように業務改善していくか活用シーンで見ていきましょう。

営業の案件状況が見えない

課題:営業マンの人数が増えてきたことで、営業マンが各々のやり方で案件を管理をしだした。
元々、明確な自社に「明確な案件の管理方法」が無く、中途で入社した人が増えてきて、それぞれが、自身で一番管理をしやすい以前の会社の方法をとるので、

一応案件の進捗を共有するExcelがあるが、漏れがあったり、入力が遅くなったりしているので、現状の把握をしづらく困っているのですが、何か良い方法はないですかね?

やらないといけないとずっと思っているが、売上も上がっているし、案件を回していくの精一杯でついつい後回しになってしまっちゃうですよね。

回答:安心してください。そのお悩みはアイピアを導入することで解決します。
アイピアとは案件の状況をリアルタイムに共有できる基幹システムです。
アイピアでは、担当者、店舗ごとに今動いている案件情報の進捗といままでお客様との商談履歴を簡単の残していただくことができます。

進捗のステータスを自社の仕様に変更

案件のステータスを企業ごとに追加することができます。

設計の段階を追加したい企業は「設計提出済み」など、進捗のステータスを追加することで、問合中の一覧に追加出来ます。
ポイントにしているステータスや注意しておきたいステータスがあれば必要に応じて追加してください。
また各現場名から案件の詳細情報やお客様とのやり取りの履歴を確認できます。

進んでいない案件を可視化

案件が登録されると自動で上記の人型のアイコンが表示されます。
登録してからの経過日数によってアイコンが変更していきます。
リストを見れば一目で案件発生からどこくらい時間がたっているのかが分かります。

現場写真がいろんなフォルダに保存されていて管理しきれない

課題:現場写真の管理が煩雑になってきている。夕方、現場から戻ってきて写真を移しているが、選別しての保存が手間がかかるので、いつも撮った写真をまるごとフォルダに移している。
後から見返した時に分かりずらい。それと、パソコンに保存をしているが、どんどんパソコンが重くなっている。

回答:アイピアで撮った写真を現場からアップロードできます。

アイピアはGoogleDriveと連携することで、出先からでも写真や書類を各案件にアップロードできます。

スマホで写真をアップロード

 

スマホからアイピアを開き、案件情報にある「添付」でGoogleDrive上にフォルダを作成することができます。
作成したフォルダから写真を撮ることもできますし、事前に撮った写真を後から選択してアップロードする事も出来ます。

事務所でアップロードされた写真を確認

事務所から確認をする場合は、案件情報からGoogleDriveを確認することができます。
案件ごとにフォルダが作成されるので、自然と情報が整理整頓します。
パソコンからも写真や書類をアップロードして保存することもできます。

日報作成に時間がかかる

課題:今日1日を振り返り、課題や問題点に対して明日以降の改善点を考えて、日々成長できるようにPDCAを回していけるようにしたいと思っているので、日報を書いてもらっているが、営業が夕方に現場から戻ってきて、見積を作成したり事務作業をして、夜遅くに日報を書くのはしんどそう。
どうにか効率化できないかなぁ。

回答:アイピアで日報を自動作成できますよ。
日報の面倒なところは、今日一日の行動を思い返すことです。
「朝○○の現場に行って・・・」その後に「○○様と打合せをして」といった内容は、スケジュールやタスクですでに入力している情報です。

アイピアを導入することで、スケジュールやタスクと日報が連動するので、重複入力や転記といった手間がなくなります。

担当者は、今日の振り返りと改善点といった日報の本来の目的である、自身を見つめなおすことに時間を使っていただけるようになります。

日報の自動作成

タスクとGoogle カレンダーを連携して、自動で本日の行動を日報に自動作成します。
担当者は本日の振り返りを行うだけで日報が完成します。

管理者から見た日報の確認方法

日別で各担当者の日報が一覧で確認することができます。
データはアイピアに蓄積していくので、過去の日報を簡単に見返すこともできます。

経費申請をついつい忘れてしまう

課題:経費申請をすぐに申請しないといけないのは分かっているが、営業もお客様対応や現場の調整などで忙しく交通費やホームセンターで購入した材料の経費を申請がついつい後回しになってしまっている。
後からまとめて申請をして経理に嫌がられる。経費を申請する仕組みをどうにかできないかな?

回答:アイピアなら外出先からでも経費申請ができますよ。
外出先からでもアイピアにログインして金額を登録できます。
登録した情報はリアルタイムに事務所にいる経理が確認できます。

現場から経費を申請

外出先からでも経費を登録することができます。
登録した内容は事務所の経理がすぐに確認をして処理を行う事ができます。
アイピアはさらに多くの機能や活用方法があります。
もっと詳しく知りたい方は下部よりお問合せくださいませ。

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