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社内Wikiで情報共有をする際のメリットと注意点とは?

社内Wiki 情報共有

情報共有ツールが注目を浴びています。社内チャットやファイルストレージなど様々な情報共有ツールがありますが、
社内Wikiも情報共有を検討する際の候補の1つとして検討してみてはいかがでしょうか?

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社内Wikiとは

まずはWikiについてですが、ウォード・カニンガムが作ったと言われており、
Wikiとはハワイ語で「速い」を意味するwikiwikiから来ています。
ページの作成・更新が迅速なことを表し、ホノルル国際空港内を走る”Wiki Wiki Shuttle” からとって “WikiWikiWeb” と命名したことに始まります。

社内Wikiとは

簡単に言うと皆さんWikipedia(ウィキペディア)をご存知かと思いますが、Wikipediaの社内版を作るイメージです。

会社内のノウハウや共有事項などを集約して、何時でも閲覧・参照ができるようにすることで、
不明点や忘れた際に社内Wikiを確認することで、欲しい情報を得ることができる仕組みです。
社内の情報が集約しているので、コミュニケーションの円滑化や情報伝達の効率化といった効果があります。

社内Wikiを導入するメリット

​社内Wikiを導入するとどういったメリットがあるか見ていきましょう。

情報が会社に蓄積していく

過去の情報も社内Wikiに書くことで蓄積していくので、後からでも簡単に閲覧することができます。
例えば、年に1回しかやらない業務とかだとやり方を忘れてしまうことがあるので、
Wikiにやり方や注意点を書いておくことで、必要な時にすぐに閲覧することができます。

また、担当者以外の人でも閲覧ができるので、業務の引継ぎも簡単に行う事ができます。
その他では、新入社員が入社した際に、確認しておいて欲しいことをまとめたページを作ることで、
「このページの内容を確認しておいて」というだけで新入社員への指示が終わります。

閲覧・編集の権限を付けることができる

社内Wikiはユーザー名とパスワードを発行することで、ユーザーごとに閲覧の制限や編集の制限を設けることが可能です。
例えば、社員には見せても良い情報でもアルバイトには見せたくない情報だったり、
経理は閲覧できるが、営業には見せたくない情報といったことが可能になります。

欲しい情報を検索して簡単閲覧ができる

企業のルールや決まり事やマニュアルなど業務を行っていくとどんどん溜まってきます。
しかし、情報が多くなってくると欲しい情報を探すことが難しくもなってきます。
社内Wikiでは検索機能があるので、情報量が多くなっても欲しい情報を簡単に閲覧することができます。
使用する社内Wikiツールによってはタグ機能がついていることもあるので、様々な活用方法が可能です。

社内Wikiを導入する際の注意点

次に、社内Wikiを導入する際の注意点を見ていきましょう。

社内Wikiは情報が蓄積されてこそ真価を発揮する

社内Wikiは導入をしたからといって何かが劇的に改善するという事はありません。
Wikiは社内の情報を集約して見える化させることで、何か調べたいことがあり検索・閲覧をするという
目的の性質上、情報がある程度蓄積されてからでないと効果を実感しづらいです。
その為、導入後に社内にある情報、営業がもっている営業のノウハウや要望などを、社内Wikiに集める必要があります。

Wikiの管理者を決めておく

権限設定にもよりますが、基本的には誰でも入力ができて、いつでも閲覧ができるので、
社内Wikiですが、管理者は必ず決めるようにしましょう。
各社員が好き勝手に入力や編集をした場合、間違った情報をそのまま放置してしまったり、
間違って情報を削除してしまったりする可能性があります。
管理者を立てるようにしましょう。

社内Wiki 6選

NotePM

 「ほしい情報、すぐ見つかる」ドキュメント専用の情報共有サービス

https://notepm.jp/

特徴 ・WEBで文書作成気軽に情報共有できる
・フォルダで階層化情報を整理しやすい
・ファイル全文検索ほしい情報が見つかる
料金プラン 3ユーザー 1,000円~/月
体験版 なし
無料トライアル あり

Kibala

 ひとりのアイデアをみんなのチカラに

https://kibe.la/ja

特徴 ・スタートアップから大企業までオープンな情報共有が可能
・個人的なBlogと共有用のWikiの2種類がある
・メンバーの顔と名前と得意が分かる
料金プラン 1ユーザー 540円~/月
体験版 なし
無料トライアル ーー

DocBase

 

 情報共有が、組織の成長を加速する。

https://docbase.io/

特徴 ・同時編集ができる
・Markdown対応
・キーワード、タグ、グループ、メンバーから簡単に検索できる
料金プラン 3ユーザー 900円/月
体験版 なし
無料トライアル あり

Confluuence

https://ja.atlassian.com/software/confluence

特徴 ・プロジェクト設計書や動画や画像などに対応
・インラインや、ページ、ファイルに直接フィードバックができる
・Jiraと連携ができる
料金プラン 10ユーザー $10/月
体験版 なし
無料トライアル あり

Qiita:Team

 より生産性の高いチームをつくりましょう。

https://teams.qiita.com/

特徴 ・プレーンテキストで書くだけで簡単に書ける
・かんたんに共有できる
・簡単にコミュニケーションが取れる
料金プラン 3ユーザー 1,490/月
体験版 なし
無料トライアル あり

esa.io

 情報を、そだてたい。
https://esa.io/

特徴 ・情報を育てるという観点でつくられている
・作成途中のドキュメントでも公開できる
・編集履歴が残る
料金プラン 1ユーザー 500/月
体験版 なし
無料トライアル あり

簡単情報共有ツール ミエル君で情報共有

弊社が提供する「簡単情報共有ツール」は顧客情報の共有やタスク管理、資料などの情報共有が簡単にできます。

ミエル君ではGoogleDriveと連携することで、

フォルダの共有も顧客別、案件別にフォルダの共有が可能です。

GoogleDriveのアプリケーションを使えば、外出先からスマホで写真を撮りそのまま取り込むことが可能です。

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