経営者が知っておくべき改善事例業務改善の対策は、企業により異ります。
同じ対策でも、他社では、改善されるが、自社では、逆効果になることもあります。
業務改善を考える際は、自社の分析、現状を把握し、課題を発見することから初めてください。
次に、改善対象のプロセスや資源を整理し、実施する対策がどのような効果を発揮するのかを予測します。
実行後には、必ず効果を確認してください。
（重要な業務改善に関しては、ＰＤＣＡを実施することをお勧めします）
本記事では、４つの知っておくべき業務改善の事例をご紹介します。
目次
ECRS（業務改善の原則）で業務改善を考える
業務改善を考える際は、ECRS(イクルス)を考え、改善点を発見することをお勧めします。
◆ECRSとは
E(Eliminate)：業務を無くすことはできないか？
業務の内容を洗出し、本当に必要か再度チェックしてください。
<check>誰もみていない日報や、必要のない会議などはありませんか？
C(Combine)：業務をまとめられないか？
同じような業務をしていないかチェックしてください。
<check>作業用、報告用に二重でタスク登録を行っていませんか？
R(Rearrange)：業務実施の順序、方法を変更できないか？
業務順序、方法を再度見直し、最善かどうかチェックしてください。
『前はこうだったから』という発言は禁句です。
<check>Ecexl表計算を使わずに、電卓で計算していませんか？
S(Simplify)：業務をもっと単純にできないか？
業務の内容に不要なものが含まれていないかチェックしてくさい。
<check>管理システムなどを導入し、業務を簡略化させる。
見積作成時間50%以上短縮されることもあります。
※関連記事
ECRSで業務改善！AippearNetの活用事例をご紹介！
事例１【テレワーク導入で優秀な人材を確保】
<< 社員満足度向上、人材確保 、生産性向上>>
働き方改革で、よく話題にあがっているテレワークを導入することで、育児や、介護などで、働けない優秀な人材を確保することができます。
しかし、テレワークの導入に失敗してしまったという事例も多く耳にします。
メリット・デメリットをしっかり理解し、自社に合っているか判断してください。
※業務改善の事例としては、影響範囲が広く、ハードルが高かくなります。
◆メリット
【働き手目線】
1.通勤時間の短縮
2.子育てや介護と仕事を両立がしやすい
3.住む場所が自由になる
4.作業に集中しやすい
【企業目線】
1.離職率の低下
（補足：将来介護が発生しても働くことが出来ることが安心に繋がるため）
2.生産性が上がる
（補足：成果にコミットさせる必要があります）
3.優秀な人材を確保できる
◆デメリット
【働き手目線】
1.自分で時間管理しなければならない
2.IT端末を使った仕事に限られる
【企業目線】
1.時間管理が曖昧になりやすい
2.社員間で不満に繋がる可能性がある
（補足：テレワークを利用していない人が不平等に感じてしまう）
導入に成功するには、下記の事柄を必ず解決させる必要があります。
１．成果について
２．セキュリティについて
３．社員の理解
※関連記事
テレワーク導入成功の秘訣!優秀な人材を確保するための一手
事例２【ペーパーレスで情報のやりとりを効率化】
<< 管理コスト削減、検索時間削減 >>
報告書・議事録・資料を紙で管理する事は、紛失リスク、検索時間、コストにおいてデメリットが多く、お勧めできません。
必要な書類を取り出すのに、何十分も時間をかけてしまっていませんか？
コンピュータで管理すれば、検索機能で10秒で目的の書類を発見することができます。
ペーパーレスでお勧めなITサービス をご紹介。
こちらは、無料で利用できるため、すぐに活用を検討しても良いかと思います。
(1)．Evernote
どこからでも簡単にノートに記録、整理、共有ができる便利ツールです。
名刺管理や、画像検索ができます。
※画像クリックで詳細記事に移動します
(2)．GoogleDrive
バックアップツールを利用することで、ＰＣ上に保存する感覚で、
クラウド環境にファイルを保存することができます。
(3). MP:E MEETING
ペーバーレスで会議ができるツールです。
資料や会議中の議事録を簡単に共有できます。
事例３【不要なマルチタスクを今すぐストップ】
<< 作業時間削減、ストレス軽減 >>
業務をしていると、マルチタスクになってしまうことはよくあることです。
ですが、マルチタスクは、作業効率を落とすだけではなく、脳にダメージを与え、ストレスになってしまいます。
あなたが、抱えている、タスクを整理し、マルチタスクを減らすべきです。
タスクを整理する際は、タスクにタグを付けるなどして、優先度を意識し、整理してください。
【緊急度】、【効果】、【期限】、【分類】、【作業予定時間】などを設定し、優先度を確定後、順番に処理することで、効率よく、タスクをこなす事ができます。
営業の進捗、タスク管理はSFAの導入がおすすめです。
ただし、コストが大きくなるため、導入のハードルは高く、じっくり検討する必要があります。
※SFAについて気になる方は、こちらの記事をご確認ください。
事例４【パワーナップ（仮眠）導入で、生産性ＵＰ】
<< 生産性ＵＰ、ミス防止 >>
パワーナップとは15〜30分の短い仮眠のことです。
事務作業などをしているときに、眠気に襲われることがありますよね？
その状況で１時間の仕事をしても、ほとんど作業は進まないどころか、大きなミスに繋がってしまいます。
そんなときは、仮眠してしまう事をお勧めします。
弊社でも導入していますが、以前よりもミスが減り、生産性も向上するとができました。
私は月に５度ほど利用しますが、少し仮眠するだけで、集中力が回復します。
業務改善 簡単事例 22発
【事例1】.PDCAを回し、常に作業効率、目標達成率を向上させる。
【事例2】.仕事を細分化し、達成感を感じれるように作業する。
【事例3】.タスクに、優先度、作業予定時間を設定し効率よく作業する。
【事例4】.集中タイムを設ける。
【事例5】.調査関係は時間を設定し、解決できなければ、聞くようにする。
【事例6】.会議をスムーズに進めれるように見直す。議題の事前共有、ファシリテーションの導入。
【事例7】.整理整頓を普段から意識する。不要なものは破棄する。
【事例8】.仕事を見える化する（管理システムの導入など)。
【事例9】.繰り返しの作業は自動化する。
【事例10】.いつもと違う場所で仕事する。
【事例11】.マニュアル・手順書を作成する。
【事例12】.コミュニケーションツールを導入する(LINEビジネスなど)。
【事例13】.本日のタスク、翌日のタスクをイメージしてから仕事をする。
【事例14】.テレワークの導入。
【事例15】.フレックスタイムの導入。
【事例16】.無駄な作業を無くす。
【事例17】.まずは80%で完成を目指す。
【事例18】.マルチタスクを無くす。
【事例19】.集中力が無いときは、単純作業に変更する。
【事例20】.シエスタ制度(パワーナップ)の導入。
【事例21】.作業時間を測定する。
【事例22】.スケジュール管理を共有できるツールの利用。
業務改善助成金の活用(50万～200万)
※適用範囲
設備・機器の導入に加え、教育訓練や経営コンサルティングなどのサービスの利用も対象となります。
詳しくは厚生労働省のサイトよりご確認下さい。
最後に
今回は４つの業務改善の事例をご紹介させて頂きましたが、私は、最後にご紹介した、パワーナップの導入は強くお勧めしています。
IT会社の弊社では、ミスが本当に怖いので、効果的な対策だと実感しています。
今後も、様々な視点から業務改善の事例をご紹介させて頂きます。
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