マネジメント

ファシリテーションとは?会議を活性化しコストを半減する5ポイント

無駄な会議、していませんか?

先日、相談先の企業様で社員の方からこんなお声を頂戴しました。

一週間のうち何度か社員一同が揃う会議があるが、役員が延々と話をして若手はそれを黙って聞いているばかりでわざわざ参加する意味が分からない。
上からは「情報共有のために参加しろ」と言われるが、それなら後から議事録を見ればいいはず。
でもその議事録も記録の仕方がめちゃくちゃで…。もっと決めるべきことや議論すべきことはたくさんあるのに、どうしたらいいのか分からない。

話し方自体は冗談半分で愚痴のような印象でしたが、実際かなり悩んでいるようです。
この方だけでなく、会議の価値についての相談は多くいただきます。

会議はコストである

生産性向上に関する様々な提案がある中、会議についても様々な声があります。以下のような計算式をご存知でしょうか。

会議参加者の時給×人数=1時間あたりの会議コスト

例えば1時間会議をすれば、そこには1時間分の人件費が発生しているのです。
当たり前のことですが、これが意外と誰も気にしていない。

例えば先ほど私に相談をくれた企業様の平均年収はおおよそ400万程度ですが、時給換算すれば一人あたりおおよそ2,000円です。
社員は全部で30名ほどいらっしゃいました。ということは、

平均時給2,000円 × 参加者数30名 = 1時間あたりの会議コスト60,000円

社員全員が集まる会議は1時間では終わらないでしょうから、このコストが掛け算されていくわけです。
この金額は安いでしょうか、高いでしょうか?

高い!と思ったあなた、会議を改善する必要があります。あなたこそが「会議ファシリテーター」になりましょう。

ファシリテーションとは

ファシリテーション(Facilitation)とは、会議やミーティングの場を進行する役割のことを指します。ただし、ただ会議の司会進行をすればいいわけではありません。参加者の合意形成や相互理解をサポートし、全員が議題の方向性を共有して会議を終了させることが最終目標です。

ファシリテーションは「スキル」です。最初から出来るものではありません。しかしコツさえ知れば誰でも簡単に実施することができます。

ファシリテーターの役割

会議のファシリテーションを行う役割の人をファシリテーターと呼びます。まずは、ファシリテーターが会議の場で行うことを見ていきましょう。

ファシリテーターの役割① 会議ができる場づくり

まず、大前提として会議に参加している人で「意見を出さなくて良い人」はいません。いわゆるオブザーバー(傍聴者)はコストをかけてまで会議に参加する必要はないのです。終了後に議事録の共有をするだけで結構です。会議への参加者は、今回の議論をするにあたって意見が求められている人だけなのです。

その前提のもと、職歴や役職に関わらず参加者全員が発言できる場づくり(空気づくり)が大切です。

ファシリテーターの基本スキル① アイスブレイク

会議参加者の緊張を解き、気軽に話し合える雰囲気を作るのに重宝するスキルが「アイスブレイク」です。
アイスブレイクには特別決まったルールはありません。例えば本題に入る前にミニゲームをしてもいいですし、
全員に「昨日の晩御飯」を教えてもらうだけでも構いません。それだけで、固まった雰囲気がほぐれ、場を和らげることができます。

初めて実施するには少し勇気の要るスキルですが、一度試してみればその良さが実感できることでしょう。事前準備がほとんど不要なのに効果が抜群な例をいくつか挙げておきます。

  • アイスブレイク①:「おひとりずつ、自己紹介と“昨日の晩御飯”を教えてください」
  • アイスブレイク②:「今週、“嬉しかったこと”を教えてください」
  • アイスブレイク③:「指体操しましょう。右手は親指、左手は小指を交互に出せますか?」
  • アイスブレイク④:「お名前のあと、“実は…で始まる自己紹介”をしてください」

ファシリテーターの役割② 会議のゴールを共有する

会議の本題に入る前に、会議の目的・ゴールを全員で共有します。
「今日は、これをやるために集まってもらっています」と声かけをすればいいでしょう。会議のゴールを共有することで、
今回の会議は意見・アイデアを出す場なのか、それともアイデアを判断し洗練する場なのかが明確になります。
これが明確でないせいで、様々な会議が無駄になっています。「せっかくアイデアを出したのに否定されてしまった」「もっと議論すべき時間なのに現実味のないアイデアばかり出す人がいる」など、ゴールを明確にすれば解決できる問題です。

ファシリテーターの基本スキル② ブレインストーミング

意見・アイデア出しの時間をより有意義なものにするには、ブレインストーミングが有効です。ブレインストーミングは以下4つのルールをもとに成立しています。

ブレインストーミングのルール

  • 意見・アイデアに反論したり、結論を出したりしない
  • 粗野な考えを歓迎する
  • 質よりも量を重視する
  • 意見・アイデアを統合して発展させる

ファシリテーターの役割③ 発言の偏りを減らす

会議の場ではいつも重役やリーダーばかりが話していて、ほかの人はずっと黙っているということはありませんか?
せっかくブレインストーミングが出来てもそれでは意味がありません。全員が発言する・声を出せるような場づくりを心がけましょう。

意見が本採用されなかったとしても、「自分の意見を聞いてもらえる」という体験があるだけで会議へのモチベーションは一気に上がります

ファシリテーターの基本スキル③ 1-2-G(ワン・ツー・ジー)

1-2-Gは、会議のメンバー全員が発言するための仕組みです。1,2、Gはそれぞれ発言するまたは考える人数の単位のことで、

1-2-Gの手順

  • 1…まず自分一人で意見を考える
  • 2…自分で考えた意見をもとに、二人組をつくり意見を出し合い整理する
  • G…複数の二人組でグループを作り、それぞれが二人で整理した意見をもとにグループの結論を出す

この工程を経て、グループごとの結論を発表しあい会議全体の結論を出します。
会議の時間やメンバーの人数によっては2を省いた「1-G」で実施することもあります。

ファシリテーターの役割④ 事実と意見を分ける

基本的に、会議中にはメンバーのどのような発言も制限されることはありません。
ただし、発言が事実に基づいたものなのか、その人の意見なのかは明確に分けるべきです。そうでなければ、発言が聞いた他のメンバーが混乱するだけでなく、会議の趣旨がズレて停滞してしまいます。

会議における「事実と意見」とは

【事実】

数字的根拠に基づいた、会議メンバー全員が普遍的に共有している事項。

例:売上金額、来場者数など

【意見】

発言者の体験や感情に基づいた、会議メンバーによっては考え方や認識が異なる事項

例:売上金額に対する原因など

会議では事実だけを発言すべきというわけではありません。
受け取り手によって発言が事実か意見かにばらつきが出てしまわないように、不用意な発言にはファシリテーターが注釈を入れましょう

ファシリテーターの役割⑤ 図解する

一つの議題を議論していたはずなのに、気が付くとメンバーそれぞれが違うことをイメージしながら議論をしていたということは会議中によくあることです。そうならないために、発言内容をホワイトボードなどに書きながら進行しましょう。

ホワイトボードに記録するときには出来るだけ、その発言がどういった経緯で出たのかがわかるようにしましょう。発言をただ箇条書きにしていくだけだと、どういった内容だったのか後で見返したときに思いだす時間が必要になってしまいます。後日無関係の誰かが見たときにも結論と経緯が理解できることを意識することが大切です。

まとめ

今回は、会議をスムーズに進行するファシリテーションについて紹介しました。ファシリテーションが学べる本や研修などは様々ありますが、技術よりもまずは「ファシリテーターを置く」という挑戦を始めるだけで十分です。まずは小さな会議から始めてみましょう。

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