まだFAX使ってるんですか!?業務生産性を上げるコミュニケーションツールとは

御社でファクシミリ(FAX)は利用していますか?
電話などの通信機器を使ってデータを紙媒体で送ることができるFAXですが、
最近はメールやチャットツールの浸透を通じて、かなり利用される現場が減ってきたように思います。

ところが、近年でもまだまだ連絡手段としてFAXを利用する場面は多いようです。
The AtlanticはFAXが今だ利用され続ける理由や、問題点についてまとめています。

【参考】
Why People Still Use Fax Machines – The Atlantic

また、The Atlanticの記事を受けてFAXを取り巻く環境や過去にあった事件をまとめて
記事にしてくれているのがGIGAZINEです。FAXへの問題提起として大変分かりやすい記事です。

【参考】
ファクシミリ(FAX)をいまだに使い続けるオフィスはなぜ存在するのか? – GIGAZINE

それでもFAXを使い続ける理由って?

これほどまでに問題視されているにも関わらず、なぜFAXは無くならないのでしょうか?
私たちアイピアが実際に聞いてきた声をまとめてみます。

FAXを使い続ける理由①「使い慣れているから」

数々のお話を聞いている中で、ダントツで多いのがこの理由です。
「他に効率良い方法があるんだろうけど、別に今も困ってないしわざわざ変えなくても…」
そんな風に思う方がいらっしゃるのも当たり前なのかもしれません。

特にITツールへの切り替えで業務改善しようとする場合、
導入直後は社内浸透などの理由で一時的に業務効率が下がってしまうこともあり
余計に変更するのをためらってしまうのかもしれません。

3か月後、半年後、1年後など長期的スパンで業務効率を見る視点を持たなければいけません。

FAXを使い続ける理由②「取引先がFAXを使っているから」

どれだけ自社がFAXからの変更を切望していても、取引先や関係会社が
FAXを使っていては、結局そこに合わせてFAXを使わざるを得ない場合もあります。
特に住宅業界の下請け業者などはそれが顕著で、元請けの工務店とのパワーバランス上、
新しい方法を取引先に合わさせるわけにいかない、という声はよく耳にします。

また、取引先や社員が年配だったりすると新しい方法が分からない、使いこなせるか心配になる
ケースもあるようです。

自社内だけでもFAX情報を効率的に処理できる方法を検討しても良いのかもしれませんね。

FAXを使い続ける理由③「そもそも問題視していない」

これもよくあるケースです。そもそもFAXでのやり取りが常識化しているので、
効率について疑問視したこともなければ、効率の良い手段が他にあることも知らない
という方、意外にも多いものです。

業務改善に関する情報収集ノウハウや、情報交換をするコミュニティなどに赴く機会を
少しでも取れればいいのですが…。日々業務に追われる中小企業では難しいのかもしれません。

WEB上のコミュニティやメディアサイトを上手に活用できれば改善は可能です。

コミュニケーションツールには「LINE WORKS」がおすすめ

「LINE WORKS」の画像検索結果

チャットでの文字のやり取り、ファイルの送信など公私ともに活躍できるLINE、
業務上で扱われている方も多いのではないでしょうか?

確かに便利なツールですが、私的利用を目的に作られているために
企業としてアカウントの管理ができなかったり、業務データがいつまでも
個人アカウントに残ってしまうなど、セキュリティ面の問題を多く抱えています。

それを解決するのがLINE WORKSです。
LINEの使用感そのままに、いつも通りチャットやファイルの共有ができる便利ツールです。
しかも管理者側でアカウントの管理ができるので、セキュリティ面もばっちり。
「仕事でLINEを使ってしまったから休みの日まで通知が来る…」という
社員の悩み事も解決できます。

LINEとの連携もでき、新しいシステムの使い方を学ぶ必要はほとんどありません。
パソコン版も用意されているので、取引先同士で連携するのもいいかもしれませんね。

コミュニケーションツールは「セキュリティ」と「手軽さ」で選ぶ

いかにFAXに業務的な手間が発生していても、重要な企業情報を他社とやり取りする以上
簡単さ、便利さだけを考えて生産性向上を図るわけにはいきません。
情報漏洩や誤って送信したケース等へのセキュリティリスクも
しっかり検討したうえで考える必要があります。

今回紹介したLINE WORKSはその一例ですが、
「セキュリティ面の強固さ」「スムーズに対処できる手軽さ」の2点でぜひ検討してみてください。