業務改善

業務改善を提案|3つの要素と4つの視点

業務改善を提案|3つの要素と4つの視点

業務改善で検索をすると、「ネタ探し」という候補が出てくることをご存知でしょうか?
多くの方が業務改善のネタ探しのヒントをネットで探しているということです。

上司から業務改善を提出するようにと言われた人もいるでしょう。
多くの会社で「業務効率を上げるように」「生産性を上げるように」という指示がでて
そのためには業務改善をしていく必要がある。
しかし、業務改善の案を出せと言われても何から手をつけていけばいいのか分からない方や業務改善提案書を出したが,
却下された方に業務改善の探し方や業務改善提案書の書き方をご紹介いたします。

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業務改善の3つの対象

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業務改善をするといっても何に対して業務改善をすればよいか分からない。
いう人もいるでしょう。
その場合は3つの対象を意識してみるとよいでしょう。
業務改善の対象は大きく「ヒト」「モノ」「コト」の3つに分けることができます。
それぞれを見ていくと、

ヒト=モチベーション、能力、価値観、など

例)モチベーションの向上、入力スピードの向上

モノ=設備、段取り、作業工程、ワークフローなど

例)段取りの見直し、ワークフローの最適化、

コト=企画、プロジェクトや体制・ルールなど

例)止まっている企画はないか?、体制・ルールに不備はないか?

だどです。

業務改善の要素 QCDとは?

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業務改善をする際に、意識しなければいけない要素があります。
Q=Quality(品質)
C=Cost(コスト)
D=Delivery(納期)

この3つの要素の頭文字をとってQCDと言います。 

一つずつ見ていくと、

Quality(品質)が業務改善することによって、下がってしまうとコストが下がり、
納期が早まったとしても意味がありません。品質は維持もしくは向上が必須になります。

Cost(コスト)は説明不要だと思いますが、抑えられるのであれば抑えた方が良いですよね。
ただし、気を付けなけなといけないのが、コストは見えるコストと見えないコストがあるということです
見えるコストは外注費や原価などで、見えないコストは作業している人の人件費です。
作業をやっている人の人件費もコストという意識が必要です。

Delivery(納期)は完成までの時間です。
完成までの時間が短縮できれば業務改善が成功したということになり、
業務改善をする際に効果が一番分かりやすい要素と言えます。
業務改善の理想として「高い品質を保ちつつ、コストを下げて納期までの時間を短縮する」
ということになります。
必ずしも、全ての要素を達成する必要はありませんが、
どの要素を業務改善できるかを意識することが重要です。

改善が必要な問題を見つける4つの視点

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では、実際に業務改善が必要な問題を探してみましょう。
4つの視点で考えると分かりやすいです。

視点1:無くすを探す

今やっている業務でやらなくてもよい業務はありませんか?
と言ってもすべて必要な業務と思うと思います。
しかし、意外に無駄な業務をやっている企業は多いです。
例えば、
・使わない資料の作成
・管理をすることになったが、誰も見ていない日報
・昔からやっていたという理由だけで、目的がない業務
・アウトソーシングした方が良い結果・効果が出る業務
(業務自体がなくなる訳ではないですが、社内業務から無くなります)
 など。

昔、やり始めたけど、目的やフローなどが「ふわぁ~と」なったままで、
やっている人もいれば、やっていない人もいる業務も無くす業務に入ります。
一度やめて、必要ならば目的やフローをしっかりと決めてから再度スタートしましょう。

視点2:減らすを探す

次は減らせる業務はないか探してみましょう。
減らすとは回数や頻度を指します。 

例えば、
・毎月の処理を隔月で処理する
・不明点があった際に見る場所を決めて、探す手間を減らす
・リアルタイムではなくてもよい業務はまとめて処理するなど。
作業や報告などの回数や頻度が適切が確認してみましょう。

視点3:変えるを探す

3つ目はやり方や手順を変えれる業務が無いか探してみましょう。
・Excelの管理をシステムに変える
・担当者を変える
・業務のフローを変えるなど。

視点4:女性の事務員に意見を聞く

なぜ女性の事務員に意見を聞くかというと「様々な情報・状況」を知っているからです。
一般的に女性の事務員はお客様・取引先・他部署からの電話の対応、
書類の管理や雑務・庶務の仕事と多くの人と接点を持ち仕事の範囲の広いです。
例えば、営業の入力漏れ・間違いが多いこの作業が入力が多く、重複作業も発生するといった指摘があったとすると、
営業のフローを見直した方が良いかもしれませんし、入力作業の簡素化を検討した方がよいこともあります。
また、事務員の業務は社内業務が多く、会社のやり方や考え方を変えることで業務改善しやすいです。
企業全体の情報・状況を知っている女性の事務員に業務で困っている事を確認すると大きな業務改善のヒントになるかもしれません。

提案書の書き方

業務改善を提案|3つの要素と4つの視点

業務改善をする問題点と改善方法が見つかったら業務改善の提案書の作成しましょう

提案書を作成する 目的

まずは、業務改善提案書を提出する目的について考えてみたいと思います。
「〇〇」という改善点を上層部に伝える・明確にするという目的がありますが、
忘れてはいけないのが、「企業の利益向上」です。
企業としてして目指すところに沿っているのか?
その業務改善をして企業の利益向上につながるのか?
という視点がない場合は、ただの独りよがりになってしまいますので注意しましょう。

業務改善書の項目例

現状について
現状の課題・問題点
提案の趣旨
提案の具体的内容
具体的な改善方法
必要経費
必要時間(スケジュール)
数値目標(効果)
実施にあたっての問題点

業務改善の提案|ITを導入する

業務改善を提案|3つの要素と4つの視点

最後に業務改善となった際に、改善方法としてよく上がってくるITの導入についてご紹介いたします。
例えばこんなことはありませんか?
様々な資料に同じ内容を入力をしている(重複入力)
情報の共有に手間や時間がかかる(情報がリアルタイムではない)
営業の数字と経理の数字が合わず、突合せの確認に時間がかかる
いろんなシステムを使って業務を行っている

上記の項目に1つでも該当した場合は、ERPシステム(ERPパッケージ)を検討してみてはいかがでしょうか?

ERPシステムとは、販売・購買・在庫・生産・人事・会計といった
企業が活動を行っていくために必須の機能が一つになったシステムです。
最近では、クラウドのERPシステムが出てきており、費用・期間共に導入しやすくなってきています。
詳しくは別記事で記載しておりますので、こちらからご覧ください。

【これだけ知っていればOK】今さら聞けないERP

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?
業務改善はどの企業でもやっていかないといけない事ではあります。
しかし、ほとんどの企業では、やらないといけないけど業務が忙しいということで、後回しになっているケースがあります。
(その忙しさを改善するために必要なのですが・・・・)
業務改善をすることが目的にならないように上記であげた視点をもって効果のある業務改善をしていきましょう。

追伸:今までのやり方を知らない新入社員に不便な事を聞いてみるのもよいかもしれないですね。

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