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デジタル化や働き方改革の推進を受け、業務管理システムを導入する企業が増えています。
業務管理システムと言っても、その種類はさまざまであることをご存知でしょうか。
この記事では、業務管理システムのメリットや種類について、ご紹介します。
目次
業務管理システムとは
業務管理とは、企業において業務を効率的にすすめるために、業務を適切に把握・管理することです。
業務管理を徹底し、経営資源を適切に利用することで、企業の生産性向上が期待できます。
また、業務管理システムとは、文字通り、業務管理を行うためのシステムです。
各業務、各業種に特化したものや、一元管理ができるものなの、さまざまな種類があります。
業務効率化に関する記事はこちら
業務管理システムのメリット
業務管理システムを導入することで、実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。
コスト削減
コスト削減は大きなメリットの一つです。
業務管理システムを利用することで業務が効率化し、経営資源のムダがなくなります。
例えば、生産性向上による人件費削減、無駄な在庫や資材の削減による原価低減などです。
時間・スペースの節約
業務管理システムを活用できれば、業務時間の短縮やペーパーレス化によるスペースの節約も実現できます。
あらゆる方面からコスト削減が期待できるでしょう。
情報共有・コミュニケーションの促進
業務管理システムは、情報共有・コミュニケーションの促進にも役立ちます。
電話やメールで行っていた社内の会話をシステム上で行うことができれば、情報共有の手間を削減でき、チームワークの強化にもつながるでしょう。
また、重複している入力作業を一括で行い、データ入力の手間を削減することもできます。
属人化防止
情報共有が進むことで、業務内容が可視化されることも期待できます。
業務内容を可視化することで、属人化の防止にも役立つでしょう。
人為的ミスの削減
業務管理システムでは、自動化や自動計算、自動入力などの機能を兼ね備えたものも多くあります。
これらを活用することで、人為的ミスの削減に繋がることでしょう。
商品・サービスの質の向上
業務管理システムによって業務を効率化すれば、生産性が向上し、商品・サービスの質向上にも繋がります。
顧客満足度を向上させることができれば、事業の拡大や新規事業の発展にも繋がるかもしれません。
リモートワーク・出張対応
働き方が多様化している現代において、いつでもどこでも業務ができることは非常に重要です。
業務管理システムでは、インターネットを介していつでもどこでもシステムを利用できるため、リモートワークや出張などにも対応できます。
業務管理システムの種類
業務管理システムと言っても様々な業務管理システムがあるのをご存知でしょうか。
以下に代表的なものをまとめてみましたのでご覧ください。
| 業務種類 | 説明 |
|---|---|
| 会計管理システム | 財務諸表を作るための日々の会計帳簿に取引を記録するシステム。 | 販売管理システム | 受注以降を管理するシステムで、受注・出荷・請求までの一連の販売活動を管理する。 | 営業管理システム | SFA（セールスフォースオートメーション）に代表される、営業支援ツール。受注前の営業活動を中心に管理する。 | 顧客管理システム | CRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）とも呼ばれる。顧客管理のことで顧客ごとのランキングや顧客情報を広く保有する。 | 購買管理システム | 仕入購買や外注依頼の実績を記録するシステム。 | 生産管理システム | 工場内で生産するモノの、品質・コスト・納期を管理するシステム。 | 人事管理システム | 従業員情報を管理するシステムで、給与計算・社会保険関連の計算などが可能。 | 勤怠管理システム | 社員の出退勤に関する情報を扱うシステム。人事管理システムと連携させ、残業時間の管理や給与明細の発行といった使い方がされる。 | ERP（エンタープライズ リソース プランニング） | 基幹業務管理システムのことで、会計や販売・購買・生産など基幹業務すべてを一元管理するシステム。 | 現場管理システム | 現場での業務の進捗を管理するシステムで、工程表作成や工事写真管理なども可能。 |
業種別業務管理システム
業務管理システムには、さまざまな業種に対応した汎用型と特定の業種向けの業種特化型があります。
汎用型
汎用型の業務システムは様々な業種に対応できるように多くの機能を備えており、設定の豊富さやカスタマイズ性の高さが特徴です。
しかし、そのぶん業種特有の業務に関わる機能はついていないことが多いでしょう。
業種特化型
業種特化型の業務管理システムは業種を絞っている分、業種特有の業務に合わせた機能がついています。
しかし、その業種にとって不要な機能はない方が使いやすいため、汎用型の業務管理システムと比べると機能の数は少ない傾向にあります。
汎用型・業種特化型の選び方
汎用型か業種特化型かを選ぶ際は、自社の商品・サービスが１業種なのか複数業種なのかで決めるとよいでしょう。
様々な商品・サービスを展開しているのでしたら、汎用型の業務管理システムの方がまとめて管理できるためおすすめです。
一方、一つの業種に特化しており、特殊性が高いようでしたら、業務管理システムも業種特化型システムの方が使いやすいと考えられます。
例えば、以下のような業種では、業種特化型システムの利用がおすすめです。
- 警備業
- 建設・工事業
- 販売業
- ホテル・旅館業
- 消防業
建築・リフォーム業向け管理システムに関する記事はこちら
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まとめ
業務管理システムは、その名の通り業務管理に特化したシステムのことです。
うまく活用することで、多くのメリットがあります。
また、業務管理システムにもさまざまな種類があります。
自社のニーズに合うものを選んでみましょう。
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