会議は苦手、面倒という方は多いのではないでしょうか？
なんなら「時間の無駄なのでやらないでほしい」なんて
コメントも聞こえてきそうです。
目次
「会議の生産性」、考えたことありますか？
例えば、平均年収450万円の企業だったとすれば 時給を単純計算すれば2,300円程度になります。
2時間の会議を20人で行ったとすれば、 2,300円×20人×2時間で、
会議には92,000円のコストが かかっている計算になります。
もちろん役職者が参加していたり、 もっと長い時間を会議にかけていればコストは上下します。
いずれにせよ先ほどの例だと会議には92,000円のコストが かかっていて、
そのコストをかけた分の結果を残すことが 会議には求められているはずです。
これを「会議の生産性」と考えています。
これだけのコストをかけていると考えると、
「とりあえず」で会議を開いてはいけないのが分かるはずです。
会議に明確な結果を残す「ロバート議事法」
かけたコストの分、明確な結果を残すためには
その会議が「なんのための会議か」を明らかにする必要があります。
そのためには会議の基本ルール「ロバート議事法」を理解しておくと便利です。
ロバート議事規則、もしくは、ロバート議事法、とは、 アメリカ合衆国陸軍の少佐であったHenry Martyn Robert (1837–1923) がアメリカ議会の議事規則を元に、もっと普通一般の会議でも用いることができるよう簡略化して考案した議事進行規則。およびそれについて述べた書籍のタイトル。
アメリカ各地の様々な団体がこの議事規則を採用することにより、初対面のメンバーで構成されるような会議であっても議事が円滑に進行できるようになった。日本でも、ロータリークラブ、ライオンズクラブ、青年会議所などでは、この議事規則を採用している。
基本ルール「討議」「協議」「審議」
ロバート議事法すべてを理解して導入するのは
それこそ理解や浸透までの時間がかかってしまいます。
ひとまず、その中でも基本的な３つのルールを実用するのが有効です。
「討議」「協議」「審議」は、
それぞれが会議の種類を指し示す意味を持つ言葉です。
会議の種類①「討議」
討議とは、「そもそも議論すべきかどうかを検討する為の会議」のことです。
決裁者一人で決断が出るような
「わざわざ会議を開いてまでするような話ではない議題」や、
差し当たって議論する必要がないような「優先度の低い議題」などを省いて
会議出席メンバーで、今最も議論すべき議題は何なのかを決める会議です。
これをやっておかないと、
必要以上に会議に時間がとられてしまったり、そもそも必要のないメンバーを
会議に召集し続けるようなことにもなります。
会議の種類②「協議」
協議は、議題について具体的な方向性を決める議論を行い
「仮決断」を下すための会議です。
①「討議」の結果、議論すべきだと決められた議題だけを話し合います。
具体的に何を、いつまでに、どのような対応をするのかを決める時間です。
会議の種類③「審議」
審議は、協議によって出された仮結論に対して
「その方向で進めて良いかどうか」の可否を出すための会議です。
審議の際に懸念や課題が出てきた場合には
その議題を「協議」の場に差し戻して、改めて議論するようにします。
まとめ
討議・協議・審議と会議で行うことを明確に分けることで
- 「そもそも会議でやるような話？」
- 「十分な議論がされてないのに結論出しちゃうの？」
- 「自分に決定権なんて無い議題なのに何で呼ばれてるの？」
など、さまざまな不満を解消することができます。
とはいえ会社規模や議題の緊急度によっては
律儀にこのルールに従っていると結論を遅くする可能性もあるので
まずは「定例会議」などに採用するといいでしょう。
また、このルールのほかにも
会議を円滑に進める「ファシリテーター」を導入すると
よりスムーズな会議を行うことができます。
