アイピアヘルプ

支払登録

支払登録(支払処理)

概要:支払が未処理の全ての請求情報が一覧表示されます。

 

基幹システム

クリックすると画像が拡大します

請求取引先一覧に表示される条件

「支払」が未登録の「請求情報」が取引先名ごとに一覧表示されています。

取引先名をクリックすると「支払」が未登録の案件名が一覧表示されています。

「支払登録」をする案件に✓を入れ「登録」ボタンを押すと処理が完了します(一覧から消える)

支払登録済みの情報は「支払一覧」に取引先ごとに一覧表示されます。

「支払登録」に表示されている請求情報を編集したい

案件名をクリックすると「案件情報」の「請求情報」ページに移動しますので、こちらの「請求一覧」の「編集」ボタンから変更できます。

編集した請求書情報は、「請求・支払」支払登録にある一覧に反映されます。

「支払処理」をした請求情報はどうなるのか?

「案件情報」の「請求情報」にある「請求一覧」の請求書情報が編集できなくなります。

削除が必要ときは「支払一覧」タブの「支払検索」にある「支払日」をクリックし「支払情報一覧」から削除できます。

支払い日が同じ情報を登録した場合は、自動ですでに作成されている支払い情報に統合されます。

支払い日が異なる情報を登録した場合は複数に分かれますが、支払い日が同じ場合は既存の支払い情報に統合されます。
その場合、締め日の情報は、既存の支払情報の締め日が優先されるため注意が必要です。

締め日とはなんの日付でしょうか?

支払情報を登録するさいに、締め日を入力し、請求書情報の請求日が、締め日までに登録されている情報を検索し登録します。
そのため、締め日とは、その日付までに、支払情報にひもづく請求書が登録されていたことを意味します。
例>○○日(締め日)までの請求書を○○日(支払日)に支払う

 

 

 

運用保守一覧

運用保守一覧

概要:ストック型の案件情報を管理します

基幹システムクリックすると画像が拡大します

運用保守一覧に表示されている案件とは?

契約処理されている案件情報の「ストック型案件」箇所にチェクを入れると「運用保守一覧」に表示されます

ストック型案件として登録するのはどのようなケースでしょうか?

提供している商品やサービスが継続的で、定期的な入金予定が発生するような取引形態の案件管理に適しています
また「保守・点検業務」など定期的なフォローが必要な業務の管理がスムーズにできます。

各項目について教えてください

<項目> <内容> <備考>
次回予定日 ・案件情報「打合履歴」に登録されている最新の「進捗」に登録されている「次回予定日」を表示
・最新の「進捗」に次回予定日が登録されていない場合は「空らん」のまま表示
打合履歴に複数の「進捗」が登録されている場合、最新の進捗の「次回予定日」が優先されています(※同日に登録した場合は後から入れた次回予定日が表示される)
請求日 「※次回入金予定日」に当てはまる入金項目の「請求日」を表示
※次回入金予定日 ・案件情報「入金情報」入金一覧の未入金の入金項目のうち直近の「入金予定日」を表示 ストック型取引特有の継続的な「入金」を、予め案件情報「入金予定」に登録しておくことで常に「次回入金日」が表示されるため管理がスムーズです
次回入金予定額 「※次回入金予定日」に当てはまる入金項目の「入金予定金額」を表示
締め金額 ・案件情報「入金情報」入金一覧にある入金済みの「入金金額」の合計を表示 案件情報「入金予定」に登録されている項目ごとの「入金金額」の合計がリアルタイムに反映されます
粗利率 ・案件情報「締め金額」の粗利率を表示 ①締め金額「金額」=(入金済金額の合計)

②締め金額「原価」=(請求金額合計+現場経費合計+入金手数料合計)

③締め金額「粗利」=①-②

④締め金額「粗利率」=③÷①

  ・案件情報の粗利率が案件分類ごとに設定されている

「目標粗利率」を満たしているときは晴れマーク

案件分類ごとの「目標粗利率」は、マスタ設定「案件分類」より自由に変更できます

「案件分類」を新たに追加することもできるので、案件情報ごとの「粗利率」をきめ細かく設定し管理することもできます

・案件情報の粗利率が案件分類ごとに設定されている

「目標粗利率」を満たしていないときは雨マーク

案件分類ごとの「目標粗利率」は、マスタ設定「案件分類」より自由に変更できます

「案件分類」を新たに追加することもできるので、案件情報ごとの「粗利率」をきめ細かく設定し管理することもできます

 

 

請求情報

請求情報

概要:案件情報に紐付く取引先の「請求情報」を管理します

基幹システムクリックすると画像が拡大します

発注書一覧に表示している情報は?

案件情報に紐付く「発注書」のうち、プルダウンで選択している「取引先」の発注書情報が表示されています。

請求一覧に表示している情報は?

案件情報に紐付く「発注書」のうち、プルダウンで選択している「取引先」の請求書情報が表示されています。

請求情報の登録方法

案件情報に紐付く「請求書」情報を「取引先」ごとに登録します。

1)請求登録のプルダウンから「取引先名」を選択します
※選択している「取引先」の案件に紐付く発注情報のみが表示されます。

2)「発注書一覧」から請求書に該当する「発注書」を選択し「請求登録」ボタンを押します。

3)登録した発注情報が「請求一覧」に表示されます
※「編集」ボタンから情報の更新と削除ができます。

4)経理メニューの「請求一覧」にも「取引先」ごとに表示されます。

「発注書」が登録されていなくても請求書の作成が可能です

発注書と紐付かない「請求書」を作成した場合は、No欄の背景色が「きみどり」になります

経理メニューから登録した請求情報も表示しています

「経理メニュ-」の「請求登録」タブから経理権限者が登録した請求情報も表示します
担当者レベルと経理部門の両方で請求書管理ができるので支払漏れを未然に防ぐことができます

請求完了とはどのような時に利用する機能でしょうか?

発注書の請求残が存在する場合(選択して、請求金額を少なく入力した場合)は、発注書の請求は完了していないことになります。
そのため、請求残は残っているが、この請求金額で完了とする場合、請求完了の処理をするこで、発注書の請求が完了したことになります。

 

 

 

 

請求一覧

請求一覧

概要:発注書に紐付く請求情報を取引先ごとに表示しています

基幹システム

クリックすると画像が拡大します

「請求取引先一覧」に表示されている条件

「請求登録」ページから登録した「発注書」と紐付く「請求情報」が取引先別に一覧表示されています。

「請求日」を基準に任意の期間を指定した検索が可能です。

取引先名をクリックすると取引先ごとの「請求情報」が一覧表示されます。

「取引先別請求一覧」にある請求情報について

支払処理済みの請求は、「詳細」ボタンが表示され編集できません。

支払が未処理の請求は、「編集」ボタンが表示されており編集・削除が可能です。

クリックすると画像が拡大します基幹システム

請求登録

請求登録

概要:発注書に紐付く請求情報を取引先ごとに登録できます。

期間システムクリックすると画像が拡大します

請求登録ページでできることは?

業者から届いた「請求書」を「発注書」単位で登録し管理することができます。

<手順>

①登録する「業者」を選択します。

②選択した「業者」の発注書が「発注書一覧」に表示されます。

③発注書一覧にある「発注書」を選択すると「請求登録」に表示されます

④請求日を確認し「登録」ボタンを押すと「請求一覧」に表示されます。

発注書一覧に表示される条件

「請求登録」で選択している業者の「発注書」のうち、請求が未登録のものが表示されます。

案件が「締め処理」済みの「発注書」も表示されますが、請求登録はできません。

請求一覧に表示される条件

「請求登録」で選択している業者の請求登録済みの「発注書」について、案件名や請求日・金額等が表示されます。

請求日が検索期間に含まれていない場合は表示されません。

「請求一覧」タブ「請求取引先一覧」でも「取引先」ごとに請求情報の確認ができます。

「請求完了」ボタンはどのような目的で使いますか?

請求・支払登処理をする必要が無い「発注書」に対して「請求完了」を行うことで検索結果が「発注一覧」に表示されなくなります。

例えば未請求の金額(請求残)があるが、請求の必要がない「発注書」に対して「請求完了」処理を行います。

「請求完了」処理を行うと、請求登録タブの検索結果として「発注一覧」に表示されなくなります。

「請求完了」を取消したいときは、発注一覧から「請求完了日」を入力し検索後、「完了取消」処理を行います。

 

 

 

 

原価情報

原価情報

概要:工事の種類や内容ごと階層を分けた原価情報を作成できます

クリックすると画像が拡大します

 

「階層」とはどのようなものですか?

原価情報に「階層数」を設定することで、業種や目的毎に分類されたきめ細かな原価明細を作成することができます。
「階層数」は5層まで設定できます。「階層」が不要な明細には「0階層」を設定できます。

原価情報の作成方法を教えてください

●新規で作成したいとき

明細の作成手順を以下にまとめています

<手順> <登録方法> <備考>
①階層を設定する 作成したい原価情報に合わせた「階層数」をプルダウンから選択し「登録」します 一つの「原価情報」に異なる「階層数」の明細を作成することはできません
②最上位の「分類名」を追加する 「階層TOP」を選択した状態で「分類追加:」のテキストボックスに「分類名」を入力します 登録した「分類名」の並びは「上/下」ボタンで変更できます
「分類名」はダブルクリックで編集できます
③2階層以下の「分類名」を追加する(5階層まで) 登録したい「分類名」を選択した(黄色になる)状態で「分類追加:」のテキストボックスに次の階層となる分類名を入力します 登録した「分類名」の並びは「上/下」ボタンで変更できます
「分類名」はダブルクリックで編集できます
④原価の明細を登録する 指定した階層数の最下位の「分類名」を選択(黄色になる)すると、「原価一覧」に明細作成フォームが表示されます。
必要な項目を入力し登録します
最下位の「分類名」にのみ、明細の作成が可能です
「原価一覧」の「切替」ボタンから、明細の一括編集ができます

 

●既存の原価情報を活用したいとき

別の案件情報に登録されている「見積情報」を検索し、「原価情報」だけを取込むことができます

⑤<見積検索取込> 「原価一覧」にある「見積検索取込」ボタンから、別の案件情報で作成済みの見積情報の検索と原価明細の取込ができます 検索時に「階層数」は考慮されていません

見積マスタに登録されている「見積情報」を検索し、「原価情報」だけを取込むことができます

⑥<マスタ検索取込> 「原価一覧」にある「マスタ検索取込み」ボタンから見積マスタに登録済みの見積情報の検索と原価明細の取込ができます 検索時に「階層数」は考慮されていません

見積情報タブで作成した原価を引き込むことはできますか?

クリックすると画像が拡大します

同じ案件情報に作成済みの見積情報から原価明細を取込むことができます

⑦<見積明細取込> 同じ案件情報の「見積情報」に登録されている見積明細を「見積明細取込」ボタン横のプルダウンから選択し取込むことができます 検索時に「階層数」は考慮されていません

複数の明細をまとめて編集したいときは?

画面を切り替えることで、内容の一括編集と更新ができます

登録した明細を一括編集したいときに、画面を切り替えます 切り替わった画面から、登録済の明細をまとめて編集し更新できます
原価情報の取込みや、見積検索、見積マスタなどから取り込んだ明細をまとめて編集したい場合に便利です
登録した明細をまとめて削除できます チェックボックスに✓をした明細だけを簡単に削除できます
原価情報の取込みや、見積検索、見積マスタなどから取り込んだ明細をまとめて編集したい場合に便利です

登録した明細の並び順を変更できます チェックボックスに✓をした明細の並び順を上下ボタンで自由に移動できます

税額の表示について

税抜・税込ボタンで表示の切替えができます

価格の背景が黄色になっているのは?

「税込金額」から入力した「金額」と、税抜金額+税額の合計金額に差異がある場合に、黄色で表示されています
例:¥20000を税込から入れた場合→税抜金額¥18519+税額¥1481=20000となる
¥18519  を税抜から入れた場合→税抜金額¥18519+税額¥1482=20001となる(※税額は四捨五入しています)

発注書の作成方法を教えて下さい

①原価一覧に登録されている明細(右端)にチェックを入れます(※複数選択可)

②「発注書作成」ボタンをクリックします

③発注書登録フォームにチェックした明細が表示されます
(※ここから明細の追加もできます)

④取引先を選択し「発注登録」ボタンを押すと、発注書一覧に登録されます
(※発注登録時に取引先名を変更すると、原価情報も上書きされます)

⑤作成済みの「発注明細」を編集する場合は「編集」ボタンから更新ができます

原価一覧の「No」欄の背景色が「グレー」になっているのは?

発注書が作成されている原価明細です
「編集」ボタンが「詳細」ボタンに変わり、更新と削除が不可になります

発注書一覧の「印刷」マークの背景色が「グレー」になっているのは?

発注書を印刷済みの明細です

見積情報(簡易版)

見積情報(簡易版)

概要:案件情報ごとに見積書の明細を作成できます基幹システム

クリックすると画像が拡大します

 

見積書の明細の作成方法を教えてください

はじめに「新規見積書」ボタンを押し、見積表紙を作成します

次に、見積明細を登録します

見積書が複数必要な場合は、新規に見積表紙を作成し明細を登録します

状況に応じて、様々な方法で簡単に素早く明細を作成できます

 

<目的> <登録方法> <便利な使い方>
1.見積明細から作成する 見積の明細を一から作成したいとき ①見積明細一覧にあるテキストボックスに情報を入力し登録します よく使う「取引先」はマスタ設定「取引先情報」に登録しておくことで、プルダウンから選択できます。
2.原価から作成する 原価情報をもとに作成したいとき ①原価情報ページで原価明細を登録する

②見積情報ページの「原価明細取込み」ボタンから原価明細を取込む

③取り込んだ「原価明細」の内容を必要に応じて編集する

「原価明細」を取込むときに「粗利率」または「原価掛率」の比率を設定すると「見積明細」の金額から自動計算され登録できます
3.見積マスタから作成する よく利用する標準的な明細を作成したいとき ①事前に見積マスタに汎用性の高い見積明細情報を登録しておく

②「見積マスタ取込」ボタンから見積マスタを検索し取込みます

問合せの多い「見積書」を正確に素早く作成できます
4.既存の見積から作成する 既に登録済みの明細を活用したいとき ①「見積検索取込み」ボタンから見積情報を検索し取込みます

②既存の見積明細情報をもとに、「編集」ボタンから項目名や単価、数量などの変更も自由にできます

見積検索では「作成日」「見積名称」「契約番号」「案件名」などの条件で絞り込み検索ができます

取引先や金額なども、取り込んだ後に自由に変更できます

複数の明細をまとめて編集できますか?

画面を切り替えることで内容の一括編集と更新ができます

登録した明細の一括編集ができる画面に切り替わります 切り替わった一括編集画面から情報をまとめて更新できます

原価情報の取込みや、見積検索、見積マスタなどから取り込んだ明細をまとめて編集したい場合に便利です

登録した明細をまとめて削除できます チェックボックスに✓をした明細だけを簡単に削除できます

原価情報の取込みや、見積検索、見積マスタなどから取り込んだ明細をまとめて編集したい場合に便利です

登録した明細の並び順を変更できます チェックボックスに✓をした明細の並び順を上下ボタンで自由に移動できます

税額の表示はどうなっていますか?

税抜・税込ボタンで表示の切替えができます

入金情報

入金情報

概要:案件情報に紐付く「入金情報」を管理します

基幹システムクリックすると画像が拡大します

入金一覧の登録方法

下部のテキストBOXに「項目名」「入金予定日」「入金予定金額」などの情報を入力し、「登録」ボタンを押すと一覧に追加されます。
「入金予定金額」の初期値は「受注金額」が表示されています。
「入金予定金額」を分割で登録した場合は、「受注金額」から登録済の「入金予定金額」の差額が自動計算され表示されます。
編集ボタンから情報の更新と削除ができます。

Noの背景が「ピンク」になる意味は?

入金項目「請求書発行日」が未入力の場合に、Noの背景が「ピンク」になります。
請求書を印刷すると印刷した日付で「請求書発行日」が登録され、Noの背景が「白」に変わります。
※アイピアでは、請求漏れの防止を重視しています。

入金項目ごとに任意の日付を登録できます

入金一覧の「編集」から「入金情報更新」フォームを開き、入金項目ごとに任意の日付を登録することができます。
入金情報へは反映されませんが請求書への表示は可能です。

入金情報の編集は権限者に限られています

入金情報の編集ができるのは、案件情報の担当者・経理権限・管理者権限・経営者権限のみです。

請求書の印刷方法は?

入金一覧で「見積名称」と「帳票種類」を選択し「印刷」ボタンを押すと請求書が印刷できます(PDFが表示)。
請求書の「件名」には初期値に案件名を表示していますが「入金情報更新」画面から変更することができます。
※見積書を選択し登録すると、請求書に紐づく案件名と見積名が履歴に登録されます。(未選択の場合は空欄になります)
※請求書を発行済みの入金情報は削除ができません。

請求書の重複や再発行への対策

【請求書の更新】:請求内容を更新し再発行(印刷)する場合は、同じ請求番号で発行され履歴に登録されます。
【請求書の取消】:発行済みの請求書を取消処理をした後再発行(印刷)する場合は、新しい請求番号で発行され、履歴に登録されます。

入金実績

入金実績

概要:案件情報に登録されている「入金実績」を一覧表示しています

基幹システムクリックすると画像が拡大します

 

入金実績一覧に表示されている条件は?

案件情報の「入金情報」に登録されている「入金一覧」の中で、「入金済み」の入金情報が項目ごとに一覧表示されています。

アクセス制限はありますか?

アクセス「権限」を持つ社員がログインした時のみ、画面に「経理メニュー」ボタンが表示されます。

権限者以外は経理メニュー「入金実績」の閲覧や編集は不可となっています。

権限はマスタ設定「社員情報」ページから社員ごとに設定できます。

ピンク色に表示されるのはどのような場合ですか?

入金予定金額と入金金額が異なる場合に、背景色がピンクで表示されます。

入金実績一覧の項目について

「入金日」の昇順で並んでいます。

<項目名> <内容> <備考>
No 連番 検索結果を連番で表示しています
編集 入金情報更新フォームが開きます 入金情報の更新ができます※削除はできません
案件名 案件情報・案件顧客名 案件名のリンクから「案件情報」を確認できます
顧客名 顧客情報・顧客名 顧客名のリンクから「顧客入金情報」を確認できます
項目名 入金情報・入金一覧・項目名  入金項目のリンクから案件情報「入金情報」を確認できます
請求日 入金情報・入金一覧・請求日 「編集」ボタンから請求日を更新できます
入金日 入金情報・入金一覧・入金日 「編集」ボタンから入金日を更新できます
入金予定金額 入金情報・入金一覧・入金予定金額(税込) 「編集」ボタンから入金予定金額を更新できます
入金金額 入金情報・入金一覧・入金金額(税込) 「編集」ボタンから入金金額を更新できます

 

入金予定

入金予定

概要:案件に登録済みの「入金情報」を入金項目ごとに表示しています

基幹システムクリックすると画像が拡大します

 

入金予定一覧に表示されている条件は?

案件情報の「入金一覧」に登録されている入金情報のうち「未入金」の入金項目を一覧表示しています。

初期値は検索の開始月が空欄になっており、当月末までの全ての「未入金」入金項目を表示しています。

「□入金済も表示する」に✓を入れて検索すると入金済の入金項目を表示できます。

入金予定金額より入金済の金額が少ない場合(入金残額があるケース)は、「未入金」として一覧に表示されています。

アクセス制限はありますか?

アクセス「権限」を持つ社員がログインした時のみ、「経理メニュー」ボタンが画面に表示されます。

権限者以外は「経理メニュー(請求・入金)」ページの閲覧や編集は不可となっております。

権限はマスタ設定の「社員情報」ページから社員ごとに設定できます。

入金予定一覧の背景色が「ピンク」の意味は?

「入金情報」の「請求書発行日」が入力されていない場合に、「未請求」とみなし「ピンク」で表示されています。

「編集」ボタンから「請求書発行日」を登録すると「白」表示に変わります。

入金予定一覧の表示項目について

「入金予定日」の昇順で表示されています。

「入金予定日」が空欄の「入金情報」は最上位に表示されるので漏れを防止できます。

<項目名> <内容> <備考>
No 連番 検索結果を連番で表示しています
編集・詳細 入金情報更新フォームが開きます 入金情報を更新・削除ができます(締め処理後は詳細の確認のみ)
案件名 案件情報・案件顧客名 案件名のリンクから「案件情報」を確認できます
顧客名 顧客情報・顧客名 顧客名のリンクから「顧客入金情報」を確認できます
項目名 入金情報・入金一覧・項目名  入金項目のリンクから案件情報「入金情報」を確認できます
請求日 入金情報・入金一覧・請求日 「編集」ボタンから請求日を更新できます
入金予定日 入金情報・入金一覧・入金予定日 「編集」ボタンから入金予定日を更新できます
入金予定金額 入金情報・入金一覧・入金予定金額(税込) 「編集」ボタンから入金予定金額を更新できます
入金金額 入金情報・入金一覧・入金金額(税込) 「編集」ボタンから入金金額を更新できます