現金出納帳~現金の入出金を管理~

現金出納帳

概要:現金の出入りを管理することが出来ます。

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現金出納帳に経費明細が表示する条件

「会社経費」と「現金管理」タブの2カ所から登録した現金の入出金が表示されます。

・会社経費から登録:精算日が集計期間内にある現金での支払いを登録した経費明細。
・現金管理から登録:日付が集計期間内にある現金管理で登録した明細。

入金と出金

入金:現金管理で入金で登録した明細が表示
出金:現金管理で出金で登録した明細と会社経費で現金で登録した明細が表示

現金出納帳の明細に関して補足内容(メモ)を入力

現金出納帳に表示している明細の「詳細」から各明細のメモを入力できます。
メモに入力した情報は各明細の情報に上書きしません。
現金出納帳のページのみ確認することが出来ます。

帳票:現金出納帳

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アイピア活用術(経理用) ミス防止×業務効率UP

アイピア活用術(経理用) ミス防止×業務効率UP

請求書発行漏れを防ぐ

・入金情報に請求予定日を入力することが可能です。
入力しておくことで、今月請求の予定の請求情報を一発で検索することができます。
また、請求予定日を入力されていない情報も把握できるため、入力するようにするこで、請求書の発行漏れを防ぐことができます。

関連画面ヘルプ
請求予定

未入金情報を確認

・入金情報に入金予定を入力することが可能です。
入力しておくことで、今月の入金予定情報を一発で検索することができます。
今月入金されている情報を確認し、入金されていない情報を一目で確認できます。
また入金予定金額と実際の入金金額に差額がある場合も確認することができます。

関連画面ヘルプ
入金予定

在庫管理

在庫管理

概要:社内在庫の増減を年度ごと月ごとに一括で管理できます

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在庫管理ページの使い方を教えて下さい

社内で管理している備品や資材を登録し在庫数の増減を管理するための機能です

煩雑になりがちな備品や資材の在庫管理が手軽にできます

1)管理したい備品や資材を「在庫マスタ」にあらかじめ登録しておきます

2)在庫マスタの「詳細」から項目ごとの情報ページに入り「入庫・出庫数」を登録します

3)備品の在庫数の繰り越し状況を月ごとに「上半期・下半期」に分け表紙されており「選択」ボタンから簡単に「在庫履歴」の確認ができます

4)「在庫履歴」には、入出庫する備品の数量を発生したタイミングで登録することができ、履歴の一覧が表示されています

締め処理機能とは?

月ごとや締めのタイミングに合わせ、残った在庫に対して「締め処理」ができます

締め処理をした「残在庫」は、当月の履歴には「出庫」次月では「入金」の繰り越しとして登録されます

締め処理をした月の「在庫履歴」は編集や削除ができなくなります

 

 

 

経費申請

経費申請

概要:社員ごとに経費の登録と申請ができます

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経費の登録と申請方法

発生した「経費」を1件づつ登録フォームに入力し登録します
つい煩雑になりがちな様々な「経費」の管理が手軽にできます
早出手当や出張旅費など経費が定額の場合は、あかじめ会社の規定に準じた金額を設定しておくことができます

経費の登録から精算までの流れ

<申請の流れ> <処理者> <処理> <詳細> <備考>
1.登録 本人 登録する 勘定科目/原価内訳/購入日/支払先/現場名/などを入力し登録する
2.申請 本人 申請する 申請日/承認予定者を入力し登録する せっていしている「承認者」のみが承認ができます
3.編集 本人 編集・削除する 「承認」ページから承認者が承認する  未申請の経費は編集できます
4.差戻 本人 申請を取り消す 「申請」した経費を取り消す 承認される前の経費の申請は取消しができます
5.承認済※ 承認者 (※承認者による承認処理) 承認処理済の経費です 承認日が表示されます
 6.精算済※ 経理担当者 (※本社経費タブにて精算処理) 精算処理済の経費です 精算日が表示されます

定期的に発生する経費はあらかじめマスタに登録できます

定期的に発生する経費は「経費マスタ」に登録しておくことができます
画面下の「経費マスタ」ボタンを押すと「経費マスタ一覧」が表示します
必用な項目にチェックを入れボタンを押すだけで手軽に登録ができます

顧客入金情報

顧客入金情報

概要:顧客情報に紐づく案件全ての入金情報をまとめて管理できます

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顧客入金情報タブの活用方法は?

顧客情報に紐付く全ての入金情報を一括で管理できます。
同じ顧客で継続的に複数の案件が発生している場合など、全案件の「請求予定」や「入金予定・実績」をまとめて管理するためのページです。

入金情報がピンク色に表示されるのはどのような場合ですか?

「入金日」が未入力の入金情報がピンク色に表示されています。
右端にチェクを入れて「入金日」を一括登録することができます。

顧客入金一覧の項目について

「入金日」の昇順で並んでいます。

<項目名> <内容> <備考>
No 連番 検索結果を連番で表示しています
処理 編集:入金情報更新フォームが開きます 入金情報の更新ができます※削除はできません
案件名 案件情報・案件顧客名 案件名のリンクから「案件情報」を確認できます
項目名 入金情報・入金一覧・項目名  入金項目のリンクから案件情報「入金情報」を確認できます
入金予定日 入金情報・入金一覧・入金予定日 「編集」ボタンから請求日を更新できます
入金予定金額 入金情報・入金一覧・入金予定金額(税込) 「編集」ボタンから入金予定金額を更新できます
請求日 入金情報・入金一覧・請求日 「編集」ボタンから請求日を更新できます
入金日 入金情報・入金一覧・入金日 「編集」ボタンから入金日を更新できます
入金金額 入金情報・入金一覧・入金金額(税込) 「編集」ボタンから入金金額を更新できます
手数料 入金情報・入金一覧・手数料
✓ボックス 一括入金処理が行えます

 

社員情報-扶養家族情報

社員情報-扶養家族情報

概要:社員ごとに扶養家族情報を登録できます

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扶養家族の情報を登録できます

給与情報には不可欠な「扶養家族情報」を登録できます。

生年月日を登録すれば、年齢が毎年自動計算されるので扶養家族の最新の状態が一目で確認できます。

社員情報-勤怠情報

社員情報-勤怠情報

概要:社員の勤怠に関する基本情報を設定します

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社員の出退勤管理のための基本情報を登録できます

社員ごとに出退勤の定時時間を登録できます。

個別に時間設定ができるので、様々な勤務条件に対応できます。

社員情報「勤怠情報」に登録た出退勤時間が、ログイン時の出勤画面に初期値として表示されます。

早出や残業などの複雑な時間管理にも対応しています

社員ごとに個別に登録している出退勤時間を基準に、打刻された出社時間と退社時間から早出や残業時間が自動計算されます。

時間帯にごとに残業時間を設定することができるので、複雑な計算業務が不要になります。

経費承認

経費承認

概要:申請されている経費を承認する機能です

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「経費承認待一覧」に表示されているのはどのような情報ですか?

ログイン者が「承認予定者」として登録されている経費の明細が一覧表示されています。
ログイン者が「承認権限者※」の場合は、自身以外の承認者を指定した明細も一覧表示され、代理「承認」処理ができます。
チェックボックスに✓を入れ「承認予定者」を選択し「一括承認」ボタンを押すと、まとめて承認処理が完了できます。

「承認」タブ名の横にある赤丸の数字の意味は何?

自身が承認者として申請されている経費のうち「未承認」の件数を表示しています。
「承認」処理が完了すると同時に一覧から削除されます。

「経費承認」処理のフローを教えてください。

<承認パターン> <処理> <状態> <詳細>
承認者が
「最終承認者」のとき
承認 「会社経費情報承認」フォームが開く 「会社経費情報承認」欄の最終✓を入れて「承認」すると承認処理が完了し、一覧から削除されます
承認日に日付が入ります
次の「承認予定者」
がいるとき
承認 「会社経費情報承認」フォームが開く 「承認」処理を完了すると、一覧から削除され、次の「承認予定者」の「休日申請承認一覧」に表示されます

承認ボタンをクリックすると「会社経費情報承認」フォームが開き「承認予定者」「承認日」などの情報が登録されます

「承認」しないとき 差戻 経費承認待ち一覧から明細が削除される 「経費申請」タブの「会社経費一覧」に「差戻」として再表示されます
承認した経費を
「確認」したいとき
承認済✓ 承認済みの経費一覧に明細が表示される 「承取」ボタンで承認の取消ができます。
「詳細」から「会社経費」の詳細と「承認履歴」の確認ができます。
承認した経費を
「取消」したいとき
承取 承認済みの経費一覧から明細が削除される 「承取」ボタンで承認の取消ができます。
承認が取り消された「経費」の明細は「経費承認待一覧」に再表示されます

 

「承認者権限※」を設定する方法は?

社員情報に登録されている権限が「管理者」および「経営者」の場合は「承認者権限※」の設定をせずに「承認」が可能です。
その他の社員に「承認者権限※」を持たせたい場合は、マスタ設定「承認者設定」の「経費承認フロー」で個別に設定することができます。
権限者がログインした時だけ「承認」ボタンが表示されるので、承認者意外の人が不用意に承認や編集・削除をしてしまう心配がありません。

<承認権限> <承認者権限※の設定> <承認できる範囲>
管理者 マスタ設定をしなくても承認できる 「承認者」に登録されている経費の承認ができる
「承認者」に登録されていない経費の承認ができる(代理承認)
経営者 マスタ設定をしなくても承認できる 「承認者」に登録されている経費の承認ができる
「承認者」に登録されていない経費の承認ができる(代理承認)
経理 マスタ設定「承認者設定」で承認者として登録する必要がある 「承認者」に登録されている経費の承認のみできる
一般 マスタ設定「承認者設定」で承認者として登録する必要がある 「承認者」に登録されている経費の承認のみできる