顧客登録

顧客登録

概要:顧客情報の登録ができます

 基幹システム

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まずは顧客情報を登録しましょう

案件が発生したらまずは「顧客登録」画面から必要項目を入力しましょう。

「顧客登録」ボタンを押すと「顧客情報」の登録が完了します。

登録した「顧客情報」は「顧客検索」ページに一覧表示されます。

「案件」についての詳細情報は「案件登録」から登録します。

「顧客情報」ページの「案件一覧」」に登録されるので顧客に紐付く全ての案件を一括管理できます。

名前と名前2の使い方は?

法人のお客様:「企業名」と「担当者」の部署や名前を登録します

個人のお客様:ご夫婦や親子

などご担当窓口が複数の場合お名前を登録します

進捗管理

営業の進捗状況をホームで確認できます。
進捗管理は大きく、問合一覧(契約前)と契約一覧(契約後)の2つで管理ができます。

 

進捗の種類

問合一覧

商談 お客様との商談の履歴を登録できます。
案件を「締め」るまで何度でも登録することが出来ます。
見込ランクは、営業担当者の主観での判断ではなく、
「競合の有無」「期限が明確かどうか」「予算が明確かどうか」など客観的に判断できる基準で決めることによって、人によるばらつきを防ぎ、精度が向上します。
見積提出 進捗が見積提出に移動します。
提出した見積書を選択することで、いつ・どの見積書を提出したかを管理できます。
契約 契約の処理を行います。
進捗を契約で登録すると、契約一覧に案件が移動します。
キャンセル キャンセルになった履歴を登録できます。

契約一覧

着工 進捗が着工に移動します。
引渡 進捗が引渡に移動します。
締め 契約一覧から案件が消えます。
締めた案件情報は登録関係のボタンが押せないようになります。

進捗の追加

進捗はマスタ設定の「進捗情報」で登録や名称の変更をすることが出来ます。

発注情報

発注情報

概要:案件情報に紐付く「発注情報」を一括管理します

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発注書の作成方法を教えてください

階層一覧に表示されている「階層名」を選択後「原価一覧」に表示された明細を選択し「発注書」を作成します
発注書一覧の並び順は発注日の昇順になっています

<手順> <詳細> <備考>
①原価を作成 発注したい原価情報の「分類名」を選択(黄色い状態)すると「原価一覧」に表示されます 階層一覧に表示されているのは「原価情報」に登録されている 「分類名」です
②発注する原価を選択 「原価一覧」に表示している原価明細から、発注する明細にチェックを入れる 選択中の明細は背景色がグレーに表示されます
「全選択」を選ぶと全ての「原価明細」が「原価一覧」に表示されます
③発注書を登録 「発注書登録」ボタンをクリックすると発注一覧に表示されます 発注済みの「原価明細」は「詳細」から「編集」ボタンに変わります
(※発注登録時に取引先名を変更すると、原価情報も上書きされます)
④発注書を印刷する 「発注書一覧」に表示している発注明細毎に「発注書」の印刷ができます 選択中の明細は背景がグレーに表示されます
印刷済みの「発注明細」はチェックボックスがグレーになります

発注書作成フォーム

「発注書登録」ボタンを押すと発注書登録フォームが開きます。

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発注書作成画面の詳細

発注番号 連番
取引先 発注書で指定した取引先名
担当者 案件情報:主担当者
発注日 作成当日を表示(初期値)
発注金額 発注情報・選択した明細の合計金額(税抜)
発注税額 発注情報・選択した明細の税額
発注税込  発注情報・選択した明細の合計金額(税込)
邸名 案件情報:案件顧客名(初期値)
件名 案件情報:案件名(初期値)
工期 工期(初期値は空白)
見積No 取引先から届いた見積書のNoを入力
支払条件 支払条件(初期値は空白)
支払予定月 翌月を表示(初期値)

 

顧客支店情報

顧客支店情報

概要:企業(顧客)の支店情報を一元管理できます

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顧客支店情報タブの活用方法を教えてください

複数支店を持つ企業様が顧客の場合に、支店情報を登録し管理することができます。
支店ごとに打合せる担当者が異なる場合でも、案件情報に支店情報を登録できるので管理がしやすくなります。

案件情報の登録時に「顧客支店」情報を登録できます

案件情報の顧客情報と請求先として「顧客支店情報」を登録できるので案件の一括管理がスムーズです。

顧客入金情報

顧客入金情報

概要:顧客情報に紐づく案件全ての入金情報をまとめて管理できます

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顧客入金情報タブの活用方法は?

顧客情報に紐付く全ての入金情報を一括で管理できます。
同じ顧客で継続的に複数の案件が発生している場合など、全案件の「請求予定」や「入金予定・実績」をまとめて管理するためのページです。

入金情報がピンク色に表示されるのはどのような場合ですか?

「入金日」が未入力の入金情報がピンク色に表示されています。
右端にチェクを入れて「入金日」を一括登録することができます。

顧客入金一覧の項目について

「入金日」の昇順で並んでいます。

<項目名> <内容> <備考>
No 連番 検索結果を連番で表示しています
処理 編集:入金情報更新フォームが開きます 入金情報の更新ができます※削除はできません
案件名 案件情報・案件顧客名 案件名のリンクから「案件情報」を確認できます
項目名 入金情報・入金一覧・項目名  入金項目のリンクから案件情報「入金情報」を確認できます
入金予定日 入金情報・入金一覧・入金予定日 「編集」ボタンから請求日を更新できます
入金予定金額 入金情報・入金一覧・入金予定金額(税込) 「編集」ボタンから入金予定金額を更新できます
請求日 入金情報・入金一覧・請求日 「編集」ボタンから請求日を更新できます
入金日 入金情報・入金一覧・入金日 「編集」ボタンから入金日を更新できます
入金金額 入金情報・入金一覧・入金金額(税込) 「編集」ボタンから入金金額を更新できます
手数料 入金情報・入金一覧・手数料
✓ボックス 一括入金処理が行えます

 

案件検索

案件検索

概要:登録されているすべての案件情報を検索できます。

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案件情報の検索方法を教えてください

タブを開くと当月1か月間に発生した最新の案件情報が表示されます。
契約番号や案件名はもちろん登録日、契約日、担当者、進捗状況など様々な条件での絞り込み検索ができます。
検索結果の一覧にある案件名のリンクから案件情報を確認できます。

ダウンロードができます

管理者のみ検索結果のダウンロードができます。
検索条件を変更した状態で再検索をせずにダウンロードすることもできます。
(※画面に表示している検索結果とは違う条件でのダウンロードが可能)

案件一覧の表示項目について

項目名をクリックすると表示順が変わります。

<項目名> <内容> <備考>
No 連番 検索結果に対する連番を表示しています
担当者 案件情報・担当者(主担当)を表示 検索条件に「担当者」を指定すると副担当者の案件情報も検索できます
顧客名 顧客情報・名前を表示
案件名 案件情報・案件顧客名を表示 案件名のリンクから案件情報を確認できます
見込ランク 案件情報・見込ランク
発生源 案件情報・発生源
進捗 案件情報・進捗
受注金額 案件情報・受注金額 受注金額(税抜)
粗利率 案件情報・粗利率 受注金額粗利率

見積機能

見積機能

概要:工事の種類や内容ごとに分類(階層を設定)した見積明細を作成できます。

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「階層見積」とはどのようなものですか?

見積書に「階層数」を設定することで、工事内容ごとに分類したきめ細かな見積明細を作成できます。
「階層数」は5層まで設定できます。
「階層」が不要な場合は「0階層」の見積書を作成できます。

見積明細書の作成方法を教えてください

帳票印刷のヘルプはこちら→https://aippearnet.com/help/print_estimates/

1.見積表紙を作成する

「+新規作成」ボタンから「見積表紙」となる基本情報を入力し「見積書追加」を押すと見積作成画面が表示します。
登録した情報は「見積表紙」ボタンから確認できます。
見積表紙を複数作成した場合は、「見積名称:」にプルダウンで表示されます

2.見積明細書を作成する

《新規作成》※新規明細の追加

<手順> <登録方法> <備考>
①階層を設定する プルダウンから見積書の内容に適した「階層数」を選択し「登録」します 一つの「見積書」に異なる「階層数」の明細を作成することはできません
②「分類名」を追加する 「階層TOP」を選択した状態で「分類追加:」のテキストボックスに「分類名」を入力します 登録した「分類名」の並びは「上/下」ボタンで変更できます「分類名」はダブルクリックで編集できます
③2階層以下の「分類名」を追加する 登録したい「分類名」を選択(黄色になる)した状態で「分類追加:」のテキストボックスに更に下の階層となる分類名を入力します 登録した「分類名」の並びは「上/下」ボタンで変更できます「分類名」はダブルクリックで編集できます
④明細を追加する 指定した階層の最下層の「分類名」を選択する(黄色になる)と、「見積明細一覧」に明細作成フォームが表示されます。
必要な項目を入力し登録します
最下位の「分類名」にのみ、明細の作成が可能です
「見積明細一覧」の「切替」ボタンから、明細の一括編集ができます

《既存の見積書を検索》※既にある見積書を活用

⑤検索取込 案件情報に登録済みの全ての見積書を検索し取込むことができます 階層数が同じ見積のみ検索できます
⑥マスタ取込 マスタに登録すみの全ての見積書を検索し取込むことができます  階層数が同じ見積のみ検索できます
⑦コピー 作成中の見積書を複製(コピー)します 見積提出済みで編集できない見積書を複製し一部内容を変更するときに便利です

《既存の見積明細を検索》※既にある見積明細を活用

⑧見積明細検索取込 「見積明細一覧」にある「見積検索取込」ボタンから、他の案件情報で作成済みの見積情報を検索し明細の取込みができます 全ての階層数の見積が検索できます
⑨見積明細マスタ取込 「見積明細一覧」にある「マスタ検索取込み」ボタンから、見積マスタに登録済みの見積情報を検索し明細の取込ができます 全ての階層数の見積が検索できます

≪その他の機能≫※便利な機能

⑩Excelコピー Excelコピーボタンを押すと、登録済みの見積明細がExcel同様の状態に一括転記され表示します。
明細の追加・削除・コピー等、Excel同様の操作で編集が可能です。
編集した明細は「登録」ボタンを押すと見積明細一覧に反映されます。
マスタに登録済の「取引先名」の略称がプルダウンに表示され、コピぺで登録できます
項目の列ごとにコピペができます
単価と数量のみ登録ができ、金額は自動計算され登録されます
⑪割合入力 全ての階層、または画面に表示している階層どちらかを選択し、「価格」「原単価」それぞれに割合を設定した見積明細を作成することができます。
⑫粗利率一括反映 全ての階層、現在の階層、選択レコードから、粗利率一括反映する対象を選択します。
「粗利率」と「丸め処理」の単位を設定し、登録ボタンを押すと、指定した全明細の「粗利率」が一括更新されます。
原単価を基準に「丸め処理」の単位を考慮した上で、指定した「粗利率」を満たした金額で登録されます

作成した見積明細から「発注書」を作成できます

①同じ案件情報の「原価情報」タブにある「見積明細取込み」ボタンから「見積名称」を選択して取込むことができます
(※設定した階層に関わらず、全ての明細を取り込むことができます。)
②取込まれた見積明細は「原価一覧」に表示されます
③発注したい明細にチェックを入れて「発注書作成」ボタンを押すと「発注書」を登録できます

各種ボタンについて

<ボタン種類> <機能> <備考>
新規作成 見積書を新規作成ができます
見積表紙情報を登録すると新規明細作成画面に切り替わり、明細の作成が可能になります
作成した見積書は、見積名称のプルダウンから選択できます
見積書ごとに案件情報に紐付く見積コードが発行されています
見積表紙 見積表紙情報の確認ができます
見積書を印刷する際に表紙として表示される情報になります
マスタで登録した見積備考のテンプレート情報を、備考欄に引き込むことができます
見積表紙の削除ボタンで、全ての明細が削除されます
検索取込 既に登録されている「見積情報」を全ての案件から検索し、取込むことができます
見積作成日・見積コード・見積名称・契約番号・案件名での検索が可能です
階層数が同じ見積のみ検索が可能です
マスタ取込 見積マスタに登録されている「見積情報」を検索し、取込むことができます見積コード・見積明細での検索が可能です 階層数が同じ見積のみ検索が可能です
コピー 表示している「見積明細」をコピー(複製)することができます 見積名称に「コピー」として表示されます
印刷 表示している「見積書」を印刷できます 使い方に応じた見積書を選べます
※帳票の種類は設定で変更可能です
ダウンロード 表示している「見積書」のダウンロードができます 帳票のダウンロードができます

初期に選択されている見積情報が変わるのはなぜですか?

前回開いた情報が最初に開く仕様になっています。

調整金額の「変更」ボタンとは?

外税計算の見積を税込金額で表示した際に生じる「税額」の誤差に対応するための機能です
調整金額に入力した金額は「見積金額」に反映されます

価格の背景が黄色になっているのは?

「税込金額」から入力した「金額」と、税抜金額+税額の合計金額に差異がある場合に、黄色で表示されています
例:¥20000を税込から入れた場合→税抜金額¥18519+税額¥1481=20000となる
¥18519  を税抜から入れた場合→税抜金額¥18519+税額¥1482=20001となる(※税額は四捨五入しています)

明細ごとに粗利率が表示されています

見積明細ごとに、原価と金額に対する粗利率をリアルタイムに算出し表示しています

取引先選択で表示する業者名を略称に変更しました

取引先名の選択箇所に「株式会社」等を省いた「略称」を表示しています。
略称に屋号を登録しておくことで取引先名の選択箇所に屋号を表示することもできます。
※帳票の取引先名欄には今まで通り「取引先名(正式名称)」を表示してます。

取引先情報に略称を追加しました

取引先の選択が略称に変更しました

取引先名から屋号に変更になった箇所

・見積の明細の取引先(手入力)
・Excelコピーの取引先
・原価一覧の取引先
・発注書の取引先
・請求書の取引先(取引先からの届いた請求書の突合せ)

粗利率一括反映機能を追加しました

選択した全ての明細に「粗利率」を一括反映することができます。

・反映対象:一括反映する明細の範囲を選択できます。(全体・階層・選択レコード)
・粗利率:原価に対して「粗利率」を設定し「単価」「価格」を自動で算出しています。
・丸め処理:一括反映する明細に金額の丸め処理(端数を無くす)ができます。
※「税抜き単価」に対して丸め処理を設定した場合も「希望粗利率」を超えるように自動計算します。

発注一覧

発注一覧

概要:全ての案件情報の「発注書」を確認できます

 

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「発注一覧」に表示されている条件は?

案件情報に登録されている全ての「発注書」の検索が可能です。

案件情報ごとに請求・支払状況を一目で確認することができます。

経理ご担当者様などが請求・支払状況を一覧で確認できることで、請求や支払い漏れなどを未然に防ぐことができます。

発注日、発注担当者、取引先などの条件を絞った検索ができます。

「請求残」をチェックしたときに表示されるのはどのような情報ですか?

請求登録処理が未完了の発注書が一覧表示されています。

請求漏れなどが無いかを一目で確認できます。

発注金額より少ない金額を請求してる(請求残額がプラス)または、未請求のまま「請求完了」処理をしている発注は金額が赤字で表示されます。

追加請求など、登録済みの請求情報を修正したい場合に対応できますか?

「完了取消」処理をすることで、同じ発注書に紐付いた請求書を追加で作成できます。

「請求登録」済の発注書の修正や削除は、「請求一覧」から変更できます※支払済みの請求登録は削除できません。

 

処理欄の「請求未完了」と「完了取消」の違いを教えてください

<処理> <内容> <備考>
請求未完了 発注書の請求登録が未完了の状態です 「請求登録」タブから「取引先」を検索し、届いた請求書情報をもとに、金額を確認の上請求登録処理を行ってください
完了取消 1.発注書の請求登録が完了している状態です

2.発注書の「請求完了」処理がされている状態です※未請求状態

「完了取消」処理を行うと、「請求登録」の未請求一覧に再表示されます

確認の上、請求登録または請求完了処理を行ってください

 

 

 

 

 

支払登録

支払登録(支払処理)

概要:支払が未処理の全ての請求情報が一覧表示されます。

 

基幹システム

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請求取引先一覧に表示される条件

「支払」が未登録の「請求情報」が取引先名ごとに一覧表示されています。

取引先名をクリックすると「支払」が未登録の案件名が一覧表示されています。

「支払登録」をする案件に✓を入れ「登録」ボタンを押すと処理が完了します(一覧から消える)

支払登録済みの情報は「支払一覧」に取引先ごとに一覧表示されます。

「支払登録」に表示されている請求情報を編集したい

案件名をクリックすると「案件情報」の「請求情報」ページに移動しますので、こちらの「請求一覧」の「編集」ボタンから変更できます。

編集した請求書情報は、「請求・支払」支払登録にある一覧に反映されます。

「支払処理」をした請求情報はどうなるのか?

「案件情報」の「請求情報」にある「請求一覧」の請求書情報が編集できなくなります。

削除が必要ときは「支払一覧」タブの「支払検索」にある「支払日」をクリックし「支払情報一覧」から削除できます。

支払い日が同じ情報を登録した場合は、自動ですでに作成されている支払い情報に統合されます。

支払い日が異なる情報を登録した場合は複数に分かれますが、支払い日が同じ場合は既存の支払い情報に統合されます。
その場合、締め日の情報は、既存の支払情報の締め日が優先されるため注意が必要です。

締め日とはなんの日付でしょうか?

支払情報を登録するさいに、締め日を入力し、請求書情報の請求日が、締め日までに登録されている情報を検索し登録します。
そのため、締め日とは、その日付までに、支払情報にひもづく請求書が登録されていたことを意味します。
例>○○日(締め日)までの請求書を○○日(支払日)に支払う

 

 

 

運用保守一覧

運用保守一覧

概要:ストック型の案件情報を管理します

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運用保守一覧に表示されている案件とは?

契約処理されている案件情報の「ストック型案件」箇所にチェクを入れると「運用保守一覧」に表示されます

ストック型案件として登録するのはどのようなケースでしょうか?

提供している商品やサービスが継続的で、定期的な入金予定が発生するような取引形態の案件管理に適しています
また「保守・点検業務」など定期的なフォローが必要な業務の管理がスムーズにできます。

各項目について教えてください

<項目> <内容> <備考>
次回予定日 ・案件情報「打合履歴」に登録されている最新の「進捗」に登録されている「次回予定日」を表示
・最新の「進捗」に次回予定日が登録されていない場合は「空らん」のまま表示
打合履歴に複数の「進捗」が登録されている場合、最新の進捗の「次回予定日」が優先されています(※同日に登録した場合は後から入れた次回予定日が表示される)
請求日 「※次回入金予定日」に当てはまる入金項目の「請求日」を表示
※次回入金予定日 ・案件情報「入金情報」入金一覧の未入金の入金項目のうち直近の「入金予定日」を表示 ストック型取引特有の継続的な「入金」を、予め案件情報「入金予定」に登録しておくことで常に「次回入金日」が表示されるため管理がスムーズです
次回入金予定額 「※次回入金予定日」に当てはまる入金項目の「入金予定金額」を表示
締め金額 ・案件情報「入金情報」入金一覧にある入金済みの「入金金額」の合計を表示 案件情報「入金予定」に登録されている項目ごとの「入金金額」の合計がリアルタイムに反映されます
粗利率 ・案件情報「締め金額」の粗利率を表示 ①締め金額「金額」=(入金済金額の合計)

②締め金額「原価」=(請求金額合計+現場経費合計+入金手数料合計)

③締め金額「粗利」=①-②

④締め金額「粗利率」=③÷①

  ・案件情報の粗利率が案件分類ごとに設定されている

「目標粗利率」を満たしているときは晴れマーク

案件分類ごとの「目標粗利率」は、マスタ設定「案件分類」より自由に変更できます

「案件分類」を新たに追加することもできるので、案件情報ごとの「粗利率」をきめ細かく設定し管理することもできます

・案件情報の粗利率が案件分類ごとに設定されている

「目標粗利率」を満たしていないときは雨マーク

案件分類ごとの「目標粗利率」は、マスタ設定「案件分類」より自由に変更できます

「案件分類」を新たに追加することもできるので、案件情報ごとの「粗利率」をきめ細かく設定し管理することもできます