コラボレーションツールとは？社内の情報共有を円滑にして業務改善

日々、業務を行う際に、自身で完結する業務は少なく、特定多数の人と協力しながら業務を行っています。
チーム、部署、会社内といったグループ内で情報共有・コミュニケーション・スケジュール管理などはマストです。
数年前までは、電話とメールで情報を共有することが当たり前でしたが、最近では、社内SNSやクラウド上での共有と様々なツールが活用されるようになりました。
今回はコラボレーションツールに関して詳しくご紹介します。

コラボレーションツールとは？

コラボレーションツールとは、社内・店舗・組織・チーム、代理店、お客様、業者間で業務を効率的に行う為の情報共有をサポートするツールです。
最近はやりの社内チャットで注目を浴びている社内SNSやクラウドストレージ、スケジュール管理、タスク管理、Web会議を円滑に進める為のツールを指します。

コラボレーションツールは単体の機能に絞ったツールや様々な機能が1つになった複合型のツールがあります。

コラボレーションツール導入のメリット

ではコラボレーションツールを導入することでどのようなメリットを受けることができるのでしょうか。
ここでは、コラボレーションツール導入のメリットをご紹介します。

社内の情報共有と管理の効率が向上

​​社内で情報を共有する際に、メールに資料を添付する必要があり、過去の情報を確認する際は、メーラー内を検索して確認する必要があります。

このような作業で社内チャットを活用すると、プロジェクトごとにルームを作ることができ、関係者に資料をすぐに共有でき、過去の履歴や資料を確認する際も簡単に確認することができます。

プロジェクト管理が楽になる

コラボレーションツールのタスク管理やスケジュール管理、ガントチャート管理を使えば、個人の予定だけではなく、プロジェクト全体の予定・進捗状況を確認することができます。
特に、進捗の遅れが発生する可能性や遅れの情報はすぐに把握したいので、リアルタイムに確認することができます。

クラウドストレージで情報を安全に管理

資料を作成する際に集めた資料、作成した資料はもちろんですが、写真や動画など業務を行っていると様々な情報が蓄積されていきます。大容量のデータの場合、メールに添付できないことがあります。

そういった場合は、クラウドストレージツールを活用することで共有が簡単になります。
ツールの種類によっては閲覧権限や、編集履歴なども管理できます。
また外部との情報共有をしたい場合でも、任意の資料だけ外部の人に共有することもできます。

コラボレーションツール導入のポイント

実際にコラボレーションツールを導入する際にどのような点に気を付けなければいけないのでしょうか？

目的の共有ができていない

まずは、コラボレーションツールを活用する目的を社内で共有をする必要があります。

新しいツールの導入時は、操作方法を覚えるために一時的に業務効率が低下します。
現場としては、会社からやらされている感や「めんどくさい」といった不満につながります。
現場が不満を持った状態での運用は難しくなる為、必ず最初に、コラボレーションツールを導入する目的を社内で共有しましょう。

運用方法を決める

次に運用方法のルールを決める必要があります。

コラボレーションツールを導入したら情報共有が円滑になるという訳ではありません。
企業ごとに組織や目的が変わってくるので、目的にあった運用をして初めて効果が生まれます。

スムーズに導入をする為に担当者を決めるとよいでしょう。
可能であれば1名ではなく複数名で委員会的な形で運用のルールを決めて、コラボレーションツールの活用方法を浸透させるように動くようにすると良いでしょう。

コラボレーションツール紹介

コラボレーションツールはメインの機能によっていくつかの種類に分けることができます。

チャット系コラボレーションツール

社内チャットとして利用できるコラボレーションツールをご紹介します。

Chatwork（チャットワーク）

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15万社以上の企業に導入をされており、国内のビジネスチャットツールでは認知度がトップクラスを誇ります。
タスク管理やビデオ通話ができ、ITに詳しくない人でも分かりやすデザインと機能が特徴です。

※ビジネス・エンタープライズプランは5ユーザーから契約になります。

LINEWORKS（ラインワークス）

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LINEworksの特徴は使いやすさです。
LINEworksはセキュリティを強化して企業向けにしたLINEです。
個人用のLINEと同じ仕様で使えるので操作性がよく導入がしやすいです。

タスク系コラボレーションツール

タスク管理ができるコラボレーションツールをご紹介します。

JOOTO（ジョートー）

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 JOOTOの特徴はドラッグ＆ドロップでタスク管理ができる操作性とガントチャートがついていることです。
かんばん方式のインターフェースなので直観的に操作・管理することができます。

Trello（トレロ）

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Trelloの特徴は、初心者でも簡単に使いこなせることです。かんばん方式でタスクを管理できるので、タスクの量や進捗具合などを視覚的に把握する事ができます。
また、Googleのアカウントをもっていればすぐにログインして利用することができるので、導入もしやすいです。

ガントチャート系コラボレーションツール

工程管理ができるコラボレーションツールをご紹介します。

Brabio!（ブラビオ）

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とにかくシンプルで、直観で使う事ができるガントチャートツールです。
「ガントチャート作るならエクセルの10倍速い」というキャッチコピーのとおり、すぐに作成できます。
また、タスクの進捗管理の共有や達成率の共有なども行えるのでプロジェクト管理が行いやすくなっています。
作成したガントチャートはExcelファイル形式で出力できるので、
社外の人に資料として渡したい時に便利です。
無料プランがあり、5ユーザーまでならプロジェクト数無制限で利用できるので、
少人数で試しに使ってみて問題なければ、有料プランに切り替えることができます。有料プランはユーザー数によって変わってきます。

jooto(ジョートー)

「jooto(ジョートー)」製品情報はこちらから

10,000社120,000ユーザーが利用しているタスク・プロジェクト管理ツールです。
Jootoはタスク管理ツールとしても有名で、かんばん形式でタスクの進捗を管理することができます。
ガントチャートは有料のベーシック版（￥1,780/月）からとなりますが、タスク機能は3名までであれば無料で使えるプロジェクト管理ツールです。
ガントチャートに特化したツールではありませんが、タスク管理とガントチャートが一緒に作成できるので、
使い勝手のいいツールです。

ファイル共有系コラボレーションツール

データやファイルの共有をスムーズに行えるコラボレーションツールをご紹介します。

GoogleDrive（グーグルドライブ）

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Google社が提供しているオンラインストレージがGoogleDriveです。デスクトップ・ブラウザ・スマホなど
様々な端末や環境で情報を共有することができます。
また、GoogleDriveをインストールすることで、Googleドキュメントを使用することができます。
これにより文書作成や表計算やプレゼンテーション作成などがクラウド上で行う事ができます。
さらに、あまり知られていませんが、Googleドキュメントで作成したファイルは使用容量に含まれないため、
実質容量無制限で使用することができます。（Googleドキュメントでのデータのみの場合）

Box（ボックス）

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Boxは企業向けに特化したファイル共有サービスを展開するアメリカのシリコンバレーに本社を置くベンチャー企業です。
全世界240,000社以上、2,700万人以上がboxを活用しています。
容量が無制限が基本となっています。また、Photoshopやillustratorなど専用のソフトが入っていなくても閲覧が可能なので、確認用のデータを作らなくても良いところも特徴です。

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まとめ

今回はコラボレーションツールに関してご紹介しました。
社内のあらゆる情報の管理・共有はマストであり、手間と時間がかかる作業です。

今回ご紹介したコラボレーションツールを活用し、情報の共有と管理の効率化を目指しましょう。