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生産性向上を本気でやる際に抑えておきたい事

生産性向上 業務効率化 業務改善 スキル習得 情報共有

生産性向上という言葉をよく聞くようになりましたし、取り組んでいる企業も多くいます。
しかし、なかなか難しく、取り組んでみたものの成果がよくわからないし、多少良くなったかもしれないが・・・
といった声もあります。
そこで、生産性向上についてみていこうと思います。
本気で生産性向上を目指している企業は参考にしてください。

生産性向上とよく聞くが・・・

働き方改革の促進に伴い、生産性という言葉をよく聞くようになりましたが、そもそも生産性とは何でしょうか?

生産性とは、企業などが生み出す成果をどれだけの経営資源を投入したかをはかる指標です。
生産性の出し方は「生産性 = 成果 ÷ 投入資源」で出すことは可能です。
※投入資産はお金はもちろんですが、時間や人員も含まれてきます。

つまり、生産性を向上させるというのは、成果と投資資源の比率を高めるという事になります。

生産性と業務効率化の違いとは

生産性向上と業務効率化は共に業務を効率化させる時に使われることが多いですが、正確には違ってきます。

生産性を向上させるときに、多くの人が、経費削減や作業時間の短縮をイメージします。
しかしこれは、業務効率化であり、生産性を向上させるための一部でしかありません。

業務効率化とは

まずは業務効率化を見ていきましょう。
例えば、5時間かかる事務作業があったとします。
業務のやり方を変えたり、システムを導入することが、作業の結果は同じままで、作業時間が4時間で完了したすることができれば、業務効率化したと言えます。

作業の質を落とさずに、短い時間で同じ結果が出せるようにすることを「効率化」と言います。

生産性向上とは

では、次に生産性向上についてみていきましょう。
生産性向上は業務が効率化したことで、残った時間で新たな成果を生み出すことです。
先ほどの例で例えると、5時間かかっていた作業が4時間で終わったので、1時間新たな成果を生み出す時間ができたことになります。

そして、その時間で新たな成果を生み出すことが「生産性向上」と言えます。
業務効率化は削除や短縮など、今ある状態から業務を効率化させるために様々なモノを減らす際に使われ、生産性向上は今まで以上の成果を生み出す際に使われます。
例えば、経費が2倍になっても成果が3倍、4倍になれば生産性が向上していると言えます。

生産性向上するようにと言われたが・・・

では、あなたが実際に生産性を向上させるように言われたとします。
しかし、多くの企業では何から手をつけていけばよいか分からないのが現状です。
生産性を向上させるためには適切な「現状分析」と情報の「見える化」から始めるとよいでしょう。
なぜなら企業には多くの人が所属していて、それぞれ個人の感覚的な認知で業務を行っています。
関係者間での共通認識がされていない状態では、「その業務にかかっている時間」や「業務の難しさ」を客観的に判断することができません。
情報を共有することで、企業内で明らかにすることで、取り組むべき課題や業務の改善策が見えてきます。
では実際に生産性を向上させる為の方法を見ていきましょう。

業務改善による生産性向上

業務改善ができているかを見る基準はQCDです。
QCDは「Quality(品質)」「Cost(コスト)」「Delivery(納期)」の頭文字で、品質が下がっていないか?コストを抑えることができないか?納期を短縮できないか?

を見ることで、業務改善ができたかを判断することができます。
また、具体的な手法は「無くす」「減らす」「変える」を意識するとよいでしょう。

・無くす⇒やらなくてよい業務や作業をやっていないか?

・減らす⇒回数や頻度を減らすことはできないか?

・変える⇒ほかの手順ややり方に変えることで短縮できないか?

スキル習得による生産性向上

社員の成長によって生産性を向上させる事も必要です。
社員が成長することで、今まで以上のモノができたり、作業時間が短縮することができますし、新たな付加価値が付くこともあります。
しかし、社員の成長は時間がかかりますので、長期的な施策になります。

アイピアで生産性を向上させる

生産性を向上させる為には、まずは業務の効率化と整理が必要になります。
弊社が提供している「経営管理システム アイピア」では、業務が劇的に効率化する仕組みがあります。

営業進捗を共有する

その中で、上記でご紹介した情報を共有する仕組みについて少しだけご紹介いたします。
多くの中小企業では案件の情報は各営業担当者が自身で管理をしている為、担当者以外は状況が変わらないことがあります。月一や週一で営業ミーティングで共有をしたとしても、リアルタイム性がなく結果報告会になっていませんか?

アイピアでは、営業が担当している案件の進捗を共有することができます。
また、案件ごとに営業マンの対応履歴も残すことができます。

資料を共有する

少し前にペーパーレスという言葉がはやりましたが、情報の共有はとても重要なことであるとともに大変手間がかかる作業でもあります。

こういった手間のかかるが、社内の業務のことは、システムに任せることで、業務は効率化しお客様に対して多くの時間を費やすことが可能になります。

アイピアでは、現場写真やお客様へ提出して資料などを案件ごとに共有することができます。
また、会社内の資料も共有することができます。

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