愚人的な営業手法から脱却!?案件管理ツールとは

営業を行う上で、日々多くの商談を行っているかと思います。そんな中、だれがどの商談を担
当しており、どのぐらいの進捗状態にあるのか、すべて具体的に把握できていますか？
多くの企業がエクセルを用いた案件管理を行っていますが、エクセルでは社員同士で共有しながら作業ができず、作成したファイルを整理しなければいけません。

そこで、本記事では、案件管理ツールを使うことで得られるメリット、おすすめのツールを紹介します。

そもそも案件管理とは

案件管理とは、営業活動において問い合わせや受注、販売など顧客との商談の進捗状態を可視化し、共有することです。そのためには、管理すべきポイントを明確にし、必要な情報を登録し、スピーディーに部署のメンバー同士で共有しなければいけません。
主な案件管理ツールとしては、エクセル、案件管理ソフト、webデータベースなどがあります。

案件管理ツールを導入すべき理由

貴社では、多数の商談における案件管理をどの程度行っていますか？
まず、案件管理の重要性やメリットなど基本的なことをお伝えします。

業務効率化を図れる

案件管理を行うことで、取引先との商談の進捗状態を的確に把握することができ、次にすべき仕事が明確になります。また、エクセルではなく、情報を一元管理できる案件管理ツールを使用することで、情報の紛失や分散を防ぐため、担当者の手間を省き、業務の効率化が図れます。

情報の属人化をなくせる

案件管理ツールは、自社の商談の進捗状態を可視化でき、チーム全体に共有することができます。そのため、「営業活動を担当者の裁量に委ね、商談に必要な情報が共有できていない」、「個々で管理しており、一人が異動や退職になった場合、商談の情報が紛失してしまった」というような情報の属人化を防ぐことができます。
また、ポロセスに沿って細かく情報がまとめられるので、新人へのフォローも行いやすくなり、結果的に組織全体の総力アップにも繋がるでしょう。

売上向上が見込める

自社における個人の商談の現状を可視化し、するべき次の仕事を明確にすることで営業活動の効率化・確実化でき、結果的に売上向上が見込めます。
案件管理ツールを活用し、営業活動においてもデータをまとめることで、「どんなステータスの顧客に」「どの商品を」的確にアプローチすることができるため、営業活動の無駄を省き、成約の確率を上げることができます。

引継ぎや共有を簡素化できる

案件管理ツールを活用すれば、案件の必要情報や進捗状態を一元管理できるため、担当者が変更になった際の引継ぎや、社員が増えた際の共有も簡単に行うことができます。
情報が紛失してしまったり、分散していると、作業効率の低下につながるため、ツールを活用し一元管理することで、メンバーの退職や増加にもスムーズに対応できるようになります。

案件管理の方法

案件管理にはエクセルやツール、webデータベースを用いた管理方法があります。
ここでは、エクセルとツールで案件管理を行うメリット・デメリットについてお伝えします。

エクセル

エクセルとは、Microsoft社が提供している表計算ソフトです。エクセルを使って管理している企業も多いのではないでしょうか。

メリット

多くの業務で活用されることの多いエクセルは、操作の慣れやコストがかからないため、比較的多くの企業がエクセルを使用して案件管理を行っています。自社オリジナルのテンプレートを作成したり、ダッシュボードのように扱うことができます。

デメリット

エクセルには、保存の限界があるためエクセルを使い続けていると、保存に時間がかかったり、ファイルが重くなり見づらくなったりします。同じファイルが分散して保存されていると、最新の情報がわからなくなる可能性があり、信用性のかけるデータとなってしまいます。また、情報の紛失箇所や訂正箇所を見つけるにも時間がかかってしまい、セキュリティの安全性にも欠けています。

エクセルを使用する場合は、Googleドライブやドロップボックスなどの情報管理ツールと合わせて使用することで、リアルタイムで管理できるように工夫する必要があります。

SFA（営業支援）ツール

SFAとは、「営業支援ツール」「営業支援システム」と呼ばれており、SFAで情報を管理することで、営業活動におけるプロセスを可視化し、営業活動の効率化して受注率を高めることができるシステムです。

メリット

SFAを導入するメリットは、2つあります。
1つ目は、営業活動のプロセスの「可視化」です。エクセルや口頭、紙での情報管理では、情報が共有しにくく、引継ぎを行うのも大変時間がかかります。そこで、SFAツールを使用することで情報を一元管理でき、商談や案件の進捗状態が可視化されることで、スピーディーに共有や引継ぎなどの手続きに対応できます。
2つ目は、営業活動の「効率化」です。多くのSFAツールでは、スマートフォンやタブレットからでもアクセスできるため、営業先でも情報を閲覧、編集することができます。社内に戻り、情報を整理し直す必要がないため、業務の効率化が図れます。

デメリット

SFAツールを導入するデメリットとしては、エクセルとは異なり導入費、運用費がかかることです。これまでエクセルで案件管理を対応していた場合、一番の懸念点となるのはコストでしょう。売上向上や、業務効率化を図るために有効なツールですので、自社の規模や予算を明確にし、導入する必要があります。また、エクセルを使用していた場合、システムに慣れるまで作業の効率が落ちてしまう場合もあります。多機能であるだけで選ばず、目的に合ったツールを導入する必要があります。

案件管理ツールを選ぶポイント

今日、数多くの案件管理ソフトが各社からリリースされています。活用すると便利なツールではありますが、自社に合ったツールを使用しなければ、かえって作業効率を低下させてしまう可能性があります。

ここでは、案件管理ツールを導入する際におさえておきたいポイントについて整理します。

搭載機能のチェック

案件管理ツールを導入する際、多機能であればあるほど効果的であると捉えられがちですが、多機能なツールを導入したところ、実際の運用現場ではその機能が使い切れない、といった失敗はよくあるケースです。導入後の目的意識が明確でないと、不要な機能に惑わされ、かえって作業効率を低下させてしまうことがあります。

まずは、自社が案件管理ツールを導入することで実施したい業務を洗い出し、目的に応じたツールを選ぶ必要があります。課題を明確にすることで、どの機能を兼ね備えたツールが必要であるか明白になり、自社に最も必要なツールを選ぶことができるようになります。

ツールの操作性をチェック

案件管理ツールは、営業における商談の進捗状態や取引先の必要情報を管理するため、多くのメンバーがツールを活用することになります。よって、だれもが使いやすいツールを操作できるかが重要になってきます。

多機能のツールを導入してしまうと、情報の管理方法がわからないメンバーが出てきてしまう可能性があります。メンバーが簡単に情報を管理でき、共有することで作業の効率化を狙うことが案件管理ツールのメリットであるため、ツールの操作性はツールを導入する上で重要なポイントとなります。

なかには、不要な機能を非表示にできるツールもリリースされていますので、選ぶ際はチェックしてみてください。

モバイル端末に対応しているかチェック

ツールを導入する際は、そのツールがモバイル端末に対応しているか、スマホやタブレットで使用できるか確認しておきましょう。

営業活動は、取引先に訪問することが少なくありません。訪問先への移動時間を有効活用するためにも、リモート環境からでもアクセスでき、入力・編集できるツールを選ぶことも重要なポイントです。
管理する上で、現場からでも情報を管理でき、社外でも活用することができるツールを選定してはいかがでしょうか。

コスト

案件管理ツールには、オンプレミス型とクラウド型があり、それぞれ料金形態が異なるので、自社に合ったコストで選ぶ必要があります。

クラウド型は、オンプレミス型に比べハードウェアを購入する必要がなく、初期費用を安く抑えることができます。サーバーやハードウェアを購入する必要がなく、システムをカスタマイズするコストもかからないため、導入しやすい傾向にあります。まず、基本的にはクラウド型に比べオンプレミス型は料金が高い傾向があります。

オンプレミス型は、クラウド型の倍ほど料金がかかってしまうこともありますが、通信環境の影響を受けず、オフラインで使用することができます。また、しかし、インストールした端末に接続しないと、情報を管理できないため、モバイル端末でリアルタイムに扱えないといったデメリットもあります。
これらを踏まえたうえで、自社に合ったツールを選ぶことで、導入後の失敗を減らすことができます。

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まとめ

これまで、案件管理を行う重要性や、案件管理ツールのメリット・デメリットについてお伝えしてきました。案件管理ツールを導入し、脱・属人化することで、データの紛失や分散を防ぎ、ミスを大幅に減らすことができるので、営業活動の作業効率化につながります。

今回紹介したポイントを参考にし、自社に合った案件管理ツールを活用してみてはいかがですか。