【建設業向け】ビジネスチャットとは？ メリットから導入の注意点まで解説

チャットツールは現代ではかかせないコミュニケーションツールの１つです。

気軽にコミュニケーションがとれることから大変便利なチャットツールですが
個人のチャットツールの全国普及率は約9割とも言われています。

昨今ではテレワークの推進もあり「ビジネスチャット」を利用する企業も増えています。
建設業においても役立つ「ビジネスチャット」のメリットから導入する際の注意点までご紹介します。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとはチャットツールのビジネス版で社内外の人とやりとりができるコミュニケーションツールです。

メールのようなかしこまった挨拶や署名の挿入などが不要で、個人向けチャットツールと同様に気軽にチャットでやりとりをすることができます。
部署やプロジェクト毎にグループチャットを作成し、複数名でのコミュニケーションを円滑にすることも可能です。

ファイルやタスクなどの情報を簡単にできる等、コミュニケーションツールとしてだけではなく幅広い用途での使用が可能です。

ビジネスチャットのメリット

建設業界では１つの現場においても多種多様な業種の連携が必要です。
そのため、情報共有は業務をスムーズにするために非常に重要だといえます。

そこで、ビジネスチャットを導入することで期待できるメリットをご紹介します。

業務の迅速化ができる

ビジネスチャットでは移動中にもスマートフォンなどの端末から簡単にアクセスすることができます。
要点だけを伝えられる上、リアルタイムで会話のようにコミュニケーションをとれることから
従来より迅速に報連相を行うことが可能です。
その分、対応も素早く行えるため業務の効率化にもつながります。

情報共有がスムーズになる

資料や写真などをグループで共有することで、1度の操作で関係者全員に情報を共有することができます。

個別に送信する手間や各端末に合わせた配布の仕方などの手間を省くことが可能です。

プロジェクトの進行の中で緊急の対応が必要になった場合にも、進捗を一度にチャットメンバー全員に伝えることができ、誰が何に対応しなければならないかを確認することができることも大きなメリットです。

コミュニケーションにおける齟齬が減らせる

ビジネスチャットを使うことで、コミュニケーションのミスを減らすことが期待できます。
メールのように情報が埋もれにくく、会話順に内容が記録されるため勘違いや情報の紛失などの情報伝達におけるミスの減少が期待できます。

チャットメンバーで内容を共有していることから、会話に齟齬が生じた際にも気が付いて対処することが可能です。

社内におけるコミュニケーション不足の解消

ビジネスチャットは会話形式で気軽に使用できるため、若手社員とベテラン社員のトークルームを作って、若手からの質問にベテランが回答するという使い方もできます。
若手社員とベテラン社員の心理的距離を縮めることが期待できます。

また若手社員だけのルームを作成し、交流をはかることもできます。
気軽なコミュニケーションがはかれるチャットツールならではといえるでしょう。

▼業務生産性を上げるコミュニケーションツールについてはこちら
まだFAX使ってるんですか！？業務生産性を上げるコミュニケーションツールとは

ビジネスチャットを導入する際のポイント

コミュニケーションにおいて非常に便利なビジネスチャットですが、導入する際に確認しておきたいポイントがあります。
ビジネスチャットを最大限に活用できるよう、導入までの確認ポイントをご紹介します。

導入目的を明確にする

ビジネスチャットを導入したとしても狙いどおりに活用できなければメリットがありません。
各製品を比較するためにも導入目的を明確にすることが大切です。
社内外どちらとのやりとりを行うのか、誰がどのような目的のために使用するのかを明確にし、自社に最適なチャットツールを選びましょう。

チャットについてのルールを作る

ビジネスチャットは便利なツールですが、使い方にルールがなければ不要な発言で重要な情報が埋もれてしまうなど必要な情報が伝わりづらくなる原因にもなりかねません。
発言やグループチャットの作成、業務時間外や休日の利用についてなどのルールを決めておくことが大切です。

フォロー体制を整える

ツールを導入するだけではなく、導入前後のフォローについても考える必要があります。
社内にはシステムに柔軟に対応できる社員も、慣れるまでに時間がかかる社員もいます。

ビジネスチャットを利用できる人とできない人がいれば情報格差が生まれてしまいます。

導入への抵抗を軽減するためにも導入前には適切な時間をかけて告知をし、導入した後には研修などのフォロー体制を整えるような取り組みが不可欠です。

ビジネスチャットの比較項目とは

ビジネスチャットにもさまざまな特色が存在します。
社内向け、社外向けのどちらに使用するのか、英語圏でも使用するのか等目的に応じて適切なビジネスチャットツールを選びましょう。

下記ではどのような比較項目があるのかをご紹介します。

クラウド型・オンプレミス型

ビジネスチャットツールにはクラウド型とオンプレミス型があります。

クラウド型

クラウド型ではインターネット上に構築されたシステムにユーザーがアクセスして利用します。
システムの構築をする必要がないため導入にコストがかからず、アカウントを開設するだけで利用ができるという利点があります。

オンプレミス型

オンプレミス型は自社のサーバーにシステムを構築して利用します。
初期費用が発生するデメリットがありますが、自社に合わせてカスタマイズできるという利点があります。

簡単に導入したいのか、コストがかかっても自社用にカスタマイズしたいのかなど、重視する点を明確にすることが必要です。

市場規模

ビジネスチャットで社外とやりとりすることを想定している場合は重要な比較項目です。

テレワークの推進も伴いビジネスチャットの普及率は増加していますが、導入するツールのシェアが少なくフリーアカウントもなければ、せっかく導入したのに社外の人と使えないということにいなりかねません。
社外とのやりとりを検討している方はツールの市場規模について検討する必要があります。

コスト

登録するだけで利用できる無料のチャットツールもありますが、ビジネスで使用するとなると利用者数が増えるため有料版が必要になります。

クラウド型の有料ツールでは一般的にユーザーIDの利用者数に応じた月額料金制です。

「利用数」を想定したあと、「従業員だけで使用するのか・取引先・外注先も含むのか」「フルタイム・パートも含むのか」「委託先にも発行するのか」など、線引きをする必要があります。

オンプレミス型では社内でサーバの構築から行わなければならないため、導入の際にまとまったコストがかかります。

機能

チャットはもちろんですが、想定している使い方に合わせた必要な機能がついているかも確認ポイントの１つです。

機能が似ているチャットツールですが、ツールによってそれぞれ特徴があります。

特徴を理解した上で、使用したいデバイスに対応しているかどうかも重要な検討材料です。
使い方やデバイスを精査した上で、製品を検討し最適なツールを選びましょう。

▼業務の効率化について詳しくはこちら
業務効率化で生産性向上！進め方と具体的なアイデアをご紹介

建設業におすすめのビジネスチャット紹介

ここまでビジネスチャットのメリットや導入に際するポイントについてご紹介してきました。
次は、建設業界におすすめのビジネスチャットを紹介します。

Chatwork – Chatwork株式会社

Chatwork（チャットワーク）は、導入企業が全国で30万社を超えている国産のビジネスチャットツールです。

チャット、グループトーク、タスク管理、ファイル管理、ビデオ・音声通話などの機能があります。
マルチデバイス対応に対応しており、アプリをインストールすることでiPhoneからでも参加ができます。
無料でアカウントを作成することができますが、有料版では社外の人へ機能制限など情報漏洩にも力を入れています。
ユーザー数が多いので、使い方について情報が多いのも魅力の１つです。

中小企業向けビジネスチャット「Chatwork」の詳細はこちら

direct – 株式会社L is B （エルイズビー）

direct（ダイレクト）は、さまざまな現場向けの国産ビジネスチャットツールです。

チャット、グループトーク、タスク管理、ファイル管理、ビデオ・音声通話などの機能があります。
一般的なツールの料金形態とは異なり、1人毎の金額ではない点に注意が必要です。
担当者からは多数に対応し、顧客からは担当者とだけつながることができたり、写真に手書きで書き込んでの指示ができるなど現場に特化した機能が魅力です。
こちらも無料で試すことができます。

現場向けビジネスチャット「direct」の詳細はこちら

WowTalk – ワウテック株式会社

WowTalk（ワウトーク） は、シンプルで直感的に操作しやすく、グループトークによる社内コミュニケーション活性化を実現ビジネスチャットツールです。

グループトーク、タイムライン、無料音声通話、メンバーリスト管理、ファイル送受信、タスク管理機能を持ち、iOS、Android、PCのマルチデバイスにも対応しています。
他にも「ビジネスチャット」、「名刺管理アプリ」、「クラウド型オフィス」を１つアカウントで管理できるクラウドサービスを展開しています。
在宅勤務に特化したツールをお探しの方には魅力的ではないでしょうか。

在宅勤務に強いビジネスチャット「WowTalk」の詳細はこちら

建設業でのビジネスチャット導入事例

建設業におけるビジネスチャットの導入事例をご紹介します。

A社：高層ビル、ダム、橋、トンネル、地下鉄など、国内外で大規模な建築・土木工事を行う総合建設会社

課題
現行のシステムでは、担当者に対して作業員数が多くの業務連絡を１人１人行うためタイムロスやミスが発生するという課題がありました。

効果
ビジネスチャットツールを活用したことで、担当者が1人1人連絡を取る必要がなくなり課題は解決しました。
さらに作業員の稼働状況の把握が楽になり、全体を一括管理することで無駄のない稼働編成ができるようになりました。
結果、業務の効率化が進み、コスト削減も期待しているそうです。

建築業向け業務管理システム『アイピア』

業務を効率化するための便利なITツールはたくさんあります。
建築業に合ったシステムは何か、と悩む方もいるのではないでしょうか。
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まとめ

この記事では建設業向けビジネスチャットについてご紹介しました。
ビジネスチャットによってコミュニケーションの活性化だけでなく業務の効率化、ひいてはコストを削減まで可能です。
新しいツールを適切に使って、業務の効率化・コスト削減を目指しましょう。
建築関係の業務の効率化・コストの削減には他にも便利なツールがあります。
それが弊社の「建築業向け管理システム　アイピア」です。
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