業務改善の失敗から学ぶ！業務改善を成功に導くポイントとは

行政の働き方改革の推進に伴って、多くの企業が業務改善に取り組んでいます。
ネットでも「ITを導入して業務効率化」「会議のやり方を見直す」「残業の撤廃」など、様々な情報を知ることができるでしょう。

しかし、多くの企業が業務効率化や業務改善に取り組んだが、失敗しているのも事実です。
これから業務改善に取り組もうと思っている方は、失敗をした企業事例を参考に、失敗しないためのポイントを学びしましょう。

業務改善とは

業務改善とは、業務内容や業務プロセスを改善し、企業の生産性向上を目指すための取り組みを指します。
近年は、労働人口の減少による生産性向上の必要性、働き方改革によるワークライフバランスへの注目などから、多くの企業が業務改善に意欲的になっています。

また、業務改善には、コスト削減による利益増大や、従業員のモチベーション向上など多くのメリットがあります。
デジタル化、グローバル化が進む現代企業にとってもはや必須の取り組みとも言えるでしょう。

業務改善に失敗する原因

業務改善は、一般的に、業務の可視化→課題の整理→改善策の決定→改善の実施・振り返りの流れで進めていきます。
よくある業務改善の失敗は、これらの段階を丁寧に踏まないことを原因に起こりがちです。

ここでは、よくある業務改善に失敗する原因について、詳細をみていきましょう。

目的や目標設定が不適切

目的や目標が抽象的なままで業務改善を進めると、具体的な改善に繋がりません。
抽象的であることがダメなのではなく、抽象的な目標と具体的な目標を組み合わせること、適切かつ具体的な目標をたてることが大切です。

目標は定量化するなどして、誰がみてもわかりやすい、達成度を確認しやすいものにしましょう。

業務の可視化や原因分析が不十分

業務の可視化が不十分であるケースや、原因の分析が不十分であるケースもよくあります。
現状が十分に分かっていなければ、そもそも何を変えたら良いのかがわかりません。
また、課題がわかっても、原因を雑に決めてしまえば、解決には繋がりません。

業務改善を成功させるためには、業務内容を明確に可視化することと、ボトルネックを発見することが必要不可欠です。
従業員へのヒアリング、フローチャートでの図式化、業務間・課題間の関連性を見つめることなどを活用して、現状把握・課題整理を丁寧に行いましょう。

改善策が社内の課題に合っていない

課題やその原因を突き詰めても、改善策が不適切であるために改善に失敗することがあります。
改善策の決定の際は、自社になじむものなのか、どれぐらいの効果が見込めるのか、費用対効果は十分高いか、などを十分に検討しましょう。

また、改善策を実施して終わり、では改善の意味がありません。
改善策の効果があったのか、より適切な策はないか、を振り返り、上手くいかなかった場合には柔軟に改善策を考えなおす必要があります。

改善の実施を現場に丸投げしている

改善策が決まったはいいものの、改善策の実施は現場に指示を出しさえすればよい、と思っていませんでしょうか。
改善を現場に丸投げした結果、現場で改善策が上手く定着せずに終わった、ということはよくあります。

改善を実施する際は、従業員に業務改善の目的を丁寧に伝えることや、改善策の定着のための仕組みづくりに努めましょう。

業務改善の失敗事例4選

ここでは、具体的な失敗事例をご紹介します。

①現場の負担が増える

業務改善を実施した結果、実施前よりも現場の負担が増えるケースです。
プロセスが複雑化した、慣れるのに時間がかかる、別の課題が発生したなどの背景から、生産性向上のための取り組みがかえって生産性を下げてしまうことがあります。

すべての従業員が新たな手続きやルールを習得するのには、ある程度の時間がかかります。
改善を実施する前後は、導入サポートを行う、通常の業務を減らすなどして、負担を減らすようにしましょう。

また、業務の可視化や明確化を意識するあまり、タスクが増えすぎてかえって非効率になっていないかも確認しましょう。
現場の従業員の目線にたって、改善を進めることが重要です。

②ツールの選択ミス

ITシステムやツールの導入は、業務改善の効果的な手段の一つです。
しかし、よく考えずに急いで新しいツールを導入しては、実際の業務体制に合わず改善どころか課題だらけになることもあります。

企業によって業務や抱える課題は異なるため、どれだけ人気で万能なツールでも必ずしも自社にとって最適な選択とは限りません。
ツールやシステムの導入には導入コストもかかるため、適切なツール選択には、現場のニーズを把握することや業務改善の専門家にアドバイスを求めることを意識しましょう。

③業務改善自体が途中で頓挫する

業務改善の取り組みが上手くいかず、取り組み自体が途中で頓挫してしまうケースもあります。
このケースの考えられる原因は、周囲のサポート不足とモチベーションの欠如です。

上層部や普段いる部署のサポートが不十分な場合、プロジェクト進行に必要なリソースや予算の確保ができなくなり、プロジェクトを続けられなくなることがあります。
モチベーションの欠如は、プロジェクトメンバーや関係者が業務改善の目的や必要性を十分に理解していない場合に発生する問題です。

業務改善は成功すれば、生産性向上に繋がり、大きな成果を生み出します。
業務改善の必要性を理解し、社内でサポートする体制、姿勢が重要になるでしょう。

また、プロジェクトメンバーや他の従業員の目的意識も重要です。
モチベーションを高く保つためにも、目的ややりがいを可視化しながら取り組めると良いでしょう。

④制度が先行する

改善のための制度が先行し、業務の現状が取り残されるケースです。
例えば、残業をゼロにするために残業制度を廃止したものの、業務自体は減っていないため退勤後に自宅で仕事をする人が増える、といった事があります。

残業ゼロは、業務プロセスやタスクの効率化が実現し、環境が整備されてこそ、実現することです。
残業を無くすことだけを考え、強行突破で制度だけ導入しては全く意味がありません。

どのような制度も、その制度に従って行動できる基盤がなければ成り立ちません。
業務改善においても、制度をやみくもに導入するのではなく、まず社内の現状に目を向け、環境・体制を整えることを大事にしましょう。

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まとめ

業務改善は、生産性向上のために業務内容や業務プロセスを改善する取り組みです。
業務改善に成功すれば大きな効果が得られますが、適切に実施しないとかえって悪影響が及ぼされることもあります。

実際に、適切に改善プロセスを踏まなかった結果、失敗したケースが多くあります。
ご紹介した失敗事例を参考にして、業務改善を上手く進めてください。