業務効率化のアイデア6選！効果的な方法をご紹介

業務効率化に挑戦してみたが「効果や実感がなかった」という声を聞きます。
また、業務効率化に取り組みたいと思っているが、何からやればよいか分からないという方も多いのではないでしょうか。

この記事では、業務効率化のアイデアをご紹介します。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務に潜む「ムリ、ムダ、ムラ」を見つけ、それらをなくして効率的な業務を実現することです。

少子高齢化による労働人口の減少や、働き改革に代表される多様な働き方の普及を背景に、効率的に業務を行うことがどこでも求められるようになっています。
業務効率化の取り組みは、高い生産性を実現するためには必須とも言えるでしょう。

業務改善とは

業務効率化と業務改善は、実は少し意味が違います。
業務改善は、企業の生産性向上のため、業務上の課題を発見し改善の取り組みを行うことです。

対して業務効率化は、コストや時間を削減し、より少ない作業量でを生産性を高めることを図るための取り組みです。
ムリ・ムラ・ムダの削減にフォーカスしている点が業務改善とは異なります。
業務効率化は、業務改善を行ううえでは必要不可欠な要素です。

業務効率化のメリット

業務効率化は多くのメリットを社内にもたらします。
具体的なメリットについてみていきましょう。

コスト削減

業務を効率化することで、人件費、光熱費や紙代などの諸経費など、コストを削減することができます。
無駄な時間、無駄なスペースの節約も実現できるでしょう。

利益の増大

業務効率化を実現することで、より多くより高い質の商品・サービスを生産でき、利益を増大させられる可能性もあります。
また、効率化により余ったリソースで、企画・開発や新規事業に取り組むこともできるでしょう。

従業員のモチベーション向上

従業員の負担が軽減することで、モチベーションの向上が期待できます。
働き方改革への対応はもちろん、離職率の低下や優秀な人材の確保に繋がるでしょう。

業務効率化の進め方

業務効率化は、適切に段階を踏んで行うことが必要です。
ここでは、業務効率化の進め方をご紹介します。

業務内容の把握

まず、業務内容の把握に取り組みます。
担当部署や担当者、タスク内容、作業時間や設備、求められるスキルをできるだけ詳細に書きだしましょう。

課題の洗い出し

業務内容が把握できたら、課題を洗い出します。
ムダな点、ムリやムラがある点がないか、よく確認しましょう。
例えば、時間がかかりすぎている業務や属人性の高い業務は課題と言えるでしょう。

計画の策定

改善すべき課題が決まったら、業務効率化の実現に向けて、計画を策定します。

改善策の内容とスケジュールを具体的に定めましょう。
改善策のアイデアについては、後ほど詳しくご紹介します。

計画の実施

計画に沿って、改善策を実施します。
改善策の実施期間は、定期的に進捗を振り返り、適宜計画を変更して柔軟に対応しましょう。

振り返り

改善策を実施した後は、効果測定とフィードバックを行います。
業務効率化は、一回で完結することは少なく、少しずつ改善を繰り返していくことが大事です。

業務効率化のアイデア6選

いざ業務効率化を行おうとしても、ゼロから案を出すのは難しいでしょう。
ここでは、業務効率化のアイデアをご紹介します。

業務の削減

業務をなくす、減らすことは、業務効率化の典型的な具体例と言えるでしょう。
日頃当たり前に行っている業務でも、実はなくてもよいもの、減らしてもよいものがあるかもしれません。
業務の目的や現状をよく確認し、不要な業務は削減しましょう。

マニュアル作成

マニュアルを作成することには、従業員間での業務にムラがなくなる、情報共有の手間が省ける、といったメリットがあります。
マニュアルを作成する際には、読みやすさを意識して作成するようにしましょう。

書式やツールを統一する

マニュアル作成に合わせて、社内で書類の書式や管理ツールを統一しておくのもおすすめです。
部署によって異なるルールで作業していては、情報共有や連携に手間がかかったり、属人化したりしてしまいます。

あらゆるものを「揃える」ということも、業務効率化に役立つアイデアの一つです。

自動化

自動化とは、マクロを利用して作業が自動で（無人で）行われるようにすることです。
業務のなかに、簡単だが回数が多い業務はないでしょうか。
繰り返し行う必要がある作業の場合、自動化してしまうことで大幅に業務を効率化できる可能性が高いです。

配置・分担を見直す

人材配置・分担を見直すことで、同じ業務内容でも効率化できることがあります。
従業員の能力や適性に応じて、適正な人材配置・分担を実現しましょう。
業務を担う張本人である従業員にとって居心地よい職場環境を整えることが大事です。

外部委託

専門性が高い業務や負担の大きい業務は、外部に委託してしまうのも手です。
ムリに全てを自社内で完結させる必要はありません。
外部の知識・リソースを活用することで競争力強化を実現した例もあります。

システム導入

情報共有ツールや業務管理システムを導入する方法もあります。
デジタル化が進むなかで、ITツールの活用は企業運営に必須と言えるでしょう。
自社に合ったツールを選び、ぜひ導入してみてください。

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まとめ

業務効率化とは、業務におけるムリ・ムラ・ムダをなくし、効率的な業務遂行を実現することです。
業務効率化を実践することで、コスト削減、利益増大、従業員のモチベーション向上などのメリットがあります。

ひとえに業務効率化といっても、業務の削減、自動化、マニュアル作成、外部委託等、いろいろな例があります。
さまざまなアイデアを参考にしながら、自社に合うものを選び実行するようにしましょう。