業務効率化とは?具体例から学ぶ業務を効率化させる4つのポイント

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「のんびりと仕事をしてもいいよ」と言っている企業はなく、すべての企業で取り組んでいると共に、永遠の課題の一つではないでしょうか。
業務効率化には終わりはなく、現在の状態からより良くなるなる為に常に意識する必要があります。

業務効率化を成功させる為の4つのポイントを具体例と共にご紹介いたします。
すぐに取り掛かれるものもあるので、ぜひ参考にしてください。

業務効率化と生産性向上の違いとは

業務効率化と混同されがちな言葉に「生産性向上」があります。生産性向上とは今以上に効率的に成果を出すことです。
成果は売上や粗利だったりしますが、社員や資金といった資源に対して、成果の比率が高くなると生産性が高いとなります。

一方で「業務効率化」とは、これまでの業務をより早く、より低コストですることを指します。
施策を行う前と行った後での数値の変化をとり、どれだけ業務効率化できたかを計測し、KPI管理して行います。

生産性向上を本気でやる際に抑えておきたい事

 

業務効率化を成功させるための4つのポイント

業務効率化に挑戦してみるが、上手くいかなかったもしくは、何からやればいいのか分からないという人も多いのではないでしょうか。
業務効率化を成功させるためのポイントを見てみましょう。

現状の把握

「業務効率化をしよう」と思っても何から手を付けていけばいいかわかりません。
まずは、現状の把握からしてみてはいかがでしょうか?
現在の業務の洗い出しを行い、どの業務にどれくらいの時間がかかっているかを把握しましょう。
また、その業務に携わる人数も一緒に把握するようにしましょう。
関わる人数が多いほど、業務効率化をした際に得られる効果が大きくなります。

例えば、
1人30分かかる業務を15分に業務効率化するのは大変ですが、
10人が30分かかる業務を25分に業務効率化するのはやりやすく、
企業全体でみると大きな効果が得られます。

無駄を見つける

業務状況の把握ができたら、次は無駄を見つけましょう。
無駄と判断する基準は
・依頼者が求めている以上のことをやろうとしているために時間がかかっている
・重複する内容を行っている(2名以上の社員が同じ内容を行っている)
・毎回同じ内容を1から作成している
などです。

また、業務のやり方が各社員でバラバラで行っている場合も業務効率化できるチャンスです。
当事者にとっては効率的でも企業全体でみると非効率になっていることが少なくありません。

改善方法と目標値を設定する

無駄が見つかったら、業務を効率化させるための方法を決めましょう。
一番簡単な方法とは、その業務を一番速く行うことが出来る人のマネをすることです。
社内に詳しい人や効率的なやり方を知っている人がいても、情報が共有されずに属人化している為に、企業のノウハウとして蓄積されず、
各自のやり方で業務を行っていることがあります。

属人化とは?知らない間にリスクは増えています!!

改善方法が決まったら目標値を設定するようにしましょう。基本的には時間や作業量になってきます。

測定を行う

定期的に業務効率化ができたかを測定するようにしましょう。
客観的に判断できるように数値の比較を行い、新しいやり方をして気が付いたことや
さらに業務効率化する方法がないか?を共有するようにします。

ITツール(システム)を活用する

業務効率化をするためのやり方やポイントについて説明いたしましたが、最後に、具体的な方法を紹介いたします。
業務効率化の方法の一つにITツール(システム)の活用があります。

最近では、さまざまな業務を効率化させるツール(システム)が販売されており、活用することで、業務効率化させている企業が増えています。
業務効率化できるITツール(システム)の一つにERP(業務管理システム)があります。

業務効率化を成功させた企業例

 お困りごと 
・Excelで顧客情報や案件情報を管理しており、営業や事務などいろんな社員が触るので、管理が煩雑になっている
・Excelごとに何度も同じ情報の入力が発生している(重複入力)
・営業担当者ごとに見積書の作成方法がバラバラになっている

アイピアで業務効率化

「アイピア」は顧客管理・営業進捗管理・見積作成・入出金管理などの業務を一元で管理することができ、重複入力はなくなります。
また、クラウドシステムなので、外出先から閲覧や入力を行うこともできます。

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