経理の業務では、納品書や領収書といった書類を日々処理し、管理していかなければなりません。
それぞれの書類を管理するにあたって、どの書類がどういった目的で処理される書類なのかを理解していなければなりません。
この記事では納品書と領収書について、それぞれの違いや納品書を領収書として代用できるのか、さらには代用できる書類に至るまで詳しく解説していきます。
目次
納品書と領収書の違い
納品書は商品やサービスを受け取った際に発行される書類、領収書はその商品やサービスを購入するために必要となった代金を受け取った際に発行される書類です。
そのためこの2つの書類はそれぞれ異なった目的で使用されています。
ここでは、納品書と領収書について細かくご紹介していきます。
納品書とは
納品書は、納品された商品と一緒に同梱される、商品の品名や数量、金額などが詳しく記載された書類です。
商品やサービスを受け取ったことを証明するためのものですが、実際に発注した内容と納品された内容が一致しているかの確認にも役立てることができます。
納品書は必ず発行しなければならない書類ではありません。
しかし納品書がないと、わざわざ注文書の控えなどをチェックし、発注内容と合致しているか確認する必要があり、手間がかかってしまいます。
そのような取引先の手間をなくすため、さらには安心して取引をするためにも、納品書は発行するのが望ましいです。
納品書の記載項目
納品書に記載する項目は、企業ごとに異なりますが、一般的によく使われる記載項目についてご紹介していきます。
納品書の記載項目
- 納品先となる宛名
商品やサービスを納品する取引先の法人名や個人名を記載します。
法人の場合、部署名や担当者まで記載するケースもあります。 - 発行者
納品書を発行する企業の法人名を記載します。
万が一、納品書の内容に不備などがあった時のため、会社の住所や電話番号、メールアドレスなども記載します。 - 納品書の発行日
納品書が発行された日を記載します。 - 納品された商品・サービスの内容
納品された商品・サービスの内容を詳しく記載します。
品名・サービス名や数量、商品1個あたりの単価、合計金額(単価×数量)などを記入しましょう。 - 小計・消費税額・合計金額
小計は、納品内容で品目ごとに計算された合計金額を記載します。
消費税額と、小計と消費税額を合わせた税込みの合計金額を記載します。
領収書とは
領収書は、取引によって金銭を受け取ったという事実を証明するために発行する書類です。
また、領収書は、支払った側が実際に支払ったことを証明する書類にもなり、相手先からの二重請求を防ぐといった役割も果たします。
納品書は、発行の法的義務はありませんが、民法486条において、取引先から発行を請求された場合については発行する義務が生じることが定められています。
領収書の金額は、基本的に消費税込みで5万円以上のものが発行された場合は、領収書に印紙の貼り付けが必要です。
収入印紙を貼ることで、納税したという意味があります。
そのため、印紙が貼られていないものについては脱税となってしまい、必要だった印紙の代金にプラスして過怠金を支払うことになるため注意しましょう。
領収書の記載項目
ではここで、領収書に記載が必要となる項目について解説していきましょう。
領収書の記載項目
- 領収証の発行者名
領収書を発行する側の法人名や個人名、住所、電話番号を記載します。 - 領収証の発行日
領収書が発行された日を明記します。 - 但し書き
何の代金を領収したのか明確にするために記載します。
相手先からの指定で「お品代」と記載するように依頼を受けることがありますが、何のために使われた経費なのかがわかりづらいため、税務上認められないケースがあります。
但し書きは「飲食代として」などのように記載しましょう。 - 金額
商品・サービスに対する代金として受け取った金額を記載します。
こちらの金額の記載方法は、金額の改ざんを防ぐため、金額の前に「¥」、「金」を付けたり、額の後ろへ「-」や「※」、「也」を付けたり、金額の3桁ごとに「,(カンマ)」を付けてるようにしましょう。 - 宛名
代金を支払った法人や個人の法人名、個人名を記載します。
これは誰から支払ってもらったかを明確にするためです。
領収書のテンプレートはこちらから
納品書を領収書として処理することは可能?
納品書は、原則として領収書として処理することは不可能です。
なぜかというと、納品書は商品・サービスを納品したという取引の事実を証明するために発行される書類であって、領収書のように代金が実際に支払われたという証明にならないためです。
納品書兼領収書の場合
納品書であっても、納品書兼領収書として発行されている書類である場合は、領収書として処理することが可能になります。
この納品書兼領収書は、納品された商品やサービスの入金がすでに完了している状況で発行される書類です。
代金を受け取った事実がよりわかりやすいように、備考などに「上記金額正に領収いたしました」などという文言をしっかりと書き記すようにしましょう。
領収書の取り扱いに関する記事はこちら
領収書として代用できる書類
納品書は、領収書として代用することができないことがわかりましたが、経費計上の際に証拠として領収書に不備がある場合、どのような書類であれば領収書として代用することができるのでしょうか。
以下では、代わりとなる書類を紹介していきます。
受領書
受領書は、商品やお金などを受け取った際、相手先に対して実際に受け取ったという事実を証明する書類となります。
発注側が商品などを受け取った場合に発行され、その受領書が代金の受け取りを証明できる内容となっていれば、領収書の代用として使うことができるでしょう。
受領書には、発行日や宛名、発行者の正式名称や住所、担当者の押印、受領した物品の金額を含めた内訳が記載されている必要があります。
メール
ECサイトなどでの購入の際は、購入についての内容確認のメールが届きます。
この時のメールの内容をプリントアウトしておくことで、領収書の代用として使うことができます。
ここで必要となる項目としては、お金を支払った支払側の宛先、日付、金額、サービスや商品の内容、お金を受け取った側である発行者についての記載が必要です。
また、支払い完了メールなども実際に支払った証明として扱うことができるため、支払い完了メールもプリントアウトしておくと領収書として使うことができます。
レシート
レシートは代金を支払った証明として扱うことができるため、領収書として代用することが可能です。
ただし、レシートは感熱紙を使っており、非常に繊細な性質を持っているため、印字された文字が消えやすいことから、管理する際には印字が消えないように気を付けましょう。
銀行の振込明細書
代金の支払いを銀行振込で行った場合には、銀行の振込明細書が出力されています。
振込明細書をよく見ると、振込先と振込元、そして支払った金額が明記されているため、領収書として代用することができるのです。
クレジットの利用明細書
代金の支払いをクレジットカードで行った場合は、利用明細書が発行されています。
この利用明細書は、代金の支払いを証明することができる書類であることから、代用することが可能です。
出金伝票
出金伝票は、企業から現金が出ていく取引について記録する書類であり、領収書として代用することができる書類です。
この時、出金伝票はお金を実際に支払った日付、代金の支払先、取引内容、実際に支払った金額について明記する必要があります。
領収書がない場合の対処法に関する記事はこちら
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まとめ
いかがだったでしょうか。
納品書は、原則として領収書とは意味合いが異なるために領収書の代用として使うことはできません。
ただし、代金を受け取ったという事実が証明できる書類であれば、領収書を万が一なくしてしまっても代用することができます。
もしもの際は、ぜひ今回ご紹介した受領書やメール、レシートなどを探して代用されると良いでしょう。
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