領収書を電子化するメリットと方法!電子帳簿保存法改正への対応法を解説

領収書を電子化するメリットと方法!電子帳簿保存法改正への対応法を解説

2022年1月に大幅な改正がされた電子帳簿保存法。
この改正に伴い、電子取引において受領した書類の電子データ保存が義務化されました。
領収書もその例外ではありません。

そこでこの記事では、領収書の電子化について、電帳法の改正でどのような影響を受けるのか、また電子化する方法について詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法の改正で領収書の電子保存が義務化?

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿(仕訳帳、総勘定)や取引関係の書類(見積書、請求書、領収書)を、一定の条件を満たした場合に、電子データで保存することを認める法律です。
2021年に法律の大幅な見直しがされ、領収書を含むデータ化された書類の保存ルールも変更されました。

ここでは、電帳法改正による変更点や、それに伴う領収書の電子データ化について解説していきます。

電子帳簿保存法の改正による変更点

まずは、改正された電子帳簿保存法における変更点を確認していきましょう。
今回の改正により、緩和された規定もいくつかあります。

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプとは、電子保存したい書類がその時間に存在していたこと、その後書類が変更されていないことを証明するものです。
文書の改ざんを防止するために、データ化された書類を保存する際には、このタイムスタンプの付与が義務付けられています。

電帳法改正前は3営業日以内の付与が原則でしたが、改正後は最長2か月と7営業日以内へ延長されました。

検索要件の緩和

書類の電子保存の際には、可視性を確保するために、検索機能を確保することが義務付けられています。

改正前は細かな検索要件が定められていましたが、改正後は、

  • 取引年月日
  • 取引金額
  • 取引先

この3つの検索項目のみの入力で、保存が可能となりました。

電子取引における電子データ保存の義務化

今回の電帳法の改正で、大きな変更点となったのが、電子取引で授受された書類の電子データでの保存の義務化です。
電子取引とは、電子データを使用して行われる取引を指します。

電子取引の例

  • PDFファイルで領収書や請求書のデータを電子メールで受領した場合
  • 領収書等のデータをDVDといった記録媒体を介して受領した場合
  • インターネットのホームページからダウンロードした領収書や見積書、請求書のデータを利用する場合
  • 領収書・納品書・請求書等の授受に関するクラウドサービスを利用した場合

上記のような形で受け取った領収書等の書類は、今回の改正により、電子データとして保存されることが義務化されました。
言い換えれば、電子データを印刷をして紙媒体で保存することは認められなくなったというわけです。

ただし、宥恕期間が設けられており、2023年12月31日までに行われる電子取引に関しては、データを紙媒体で保存しても差し支えないとされています。

2024年の1月からは、完全に電子データ保存が義務化されるので、対応できるように準備しておきましょう。

領収書の電子化は義務?

電帳法 対象書類

では、電帳法の改正により、領収書の電子化は義務化されるのでしょうか。
結論から述べると、2023年12月31日までは紙の保管でも問題ありませんが、2024年1月からは義務化されます。

電子データ保存の対象となる書類は、電子取引によって受領された納品書や契約書、見積書そして領収書などです。
そのため、電子メールやクラウドシステムを介して受け取った領収書に限っては、電帳法の対象となり、電子データ化しての保存が義務付けられます。

前述の通り、宥恕期間があるため2023年までは紙媒体での保存も認められていますが、2024年以降は完全に義務とされます。

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領収書を電子化するメリット・デメリット

ここでは、領収書を電子化することで得られるメリットと考えられるデメリットについてご説明していきます。
良い点・悪い点をそれぞれ理解しながら、改正電帳法に対応できるようにしましょう。

領収書の電子化のメリット

まずは領収書の電子化によるメリットについて見ていきましょう。

ここで挙げるメリットは、

  1. コスト削減
  2. 業務の効率化
  3. 紛失や消失リスクの削減

以上の3つです。
1つずつ詳しく解説していきます。

コスト削減

領収書は、法人税法・所得税法により保存期間が定められており、5年~10年の保存が義務付けられています。
これほどの長期間、紙で保存すると保管場所の確保やファイリング作業など、管理コストがかなりかかります。
領収書を電子データ化すると、保管場所をわざわざ確保する必要もなくなります

また印刷代や郵送代も、紙媒体で領収書を扱い場合には必要です。
領収書をデータ化することで、こうした印刷や郵送にかかるコストは全て削減できます。

業務の効率化

業務の効率化も期待できます。
データ化した領収書を、会計システムによって管理することで、仕訳けや検索も自動化することができます。

承認作業もインターネット環境さえあれば、出先でも行えるため、紙での作業よりもスムーズに行うことが可能です。

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紛失や消失のリスク削減

紙媒体で書類を保管すると、紙の劣化や災害などにより消失してしまったり、紛失する危険性があります。
システムやソフトに保存し、バックアップをとっておくことによって、こうしたリスクを回避することができます。

クラウドシステムを利用した電子領収書の管理をしていれば、例え端末が壊れてしまっても、データはクラウド上に保管されているので、データ紛失の心配はありません。

領収書の電子化のデメリット

一方で領収書の電子化には、留意しておくべきデメリットもいくつか存在します。
きちんとデメリットも理解したうえで対応するようにしましょう。

システム導入のための経費がかかる

領収書を含む、電帳法に対応した書類の電子化には、対応したシステムやアプリの導入が必要不可欠です。
そのため、システム導入のために初期費用がかかることは覚えておきましょう。

2024年には宥恕期間が終了するので、早めの対応が必要です。

ITツールの導入コストの1部を補助するIT導入補助金も実施されているので、こうした補助金を利用することでシステム導入時にかかる負担を軽減させることができます。

詳しくは「IT導入補助金2023」

業務フローの浸透に時間がかかる

これまで紙媒体での領収書の処理に慣れている企業であれば、新しい業務フローを浸透させるのに時間がかかってしまいます。
経費の申請などに関しては、経理担当者だけでなく社員全員に関わることなので、十分な操作方法の共有が必要です。

きちんと時間を確保して、電子データの扱い方を社内に浸透させるようにしましょう。

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領収書を電子化させる方法

実際に領収書を電子化させる方法について、ここでご説明します。
紙媒体の領収書を電子化させる方法と、電子取引で受領した領収書を電子データ保存する方法の2つをご紹介していきます。

紙媒体から電子化する場合

領収書 電子化 フロー

まずは、紙の状態で拝受した領収書を扱うケースを見ていきましょう。
一般的には、スキャン→タイムスタンプの付与→検索機能の確保の順番で行われます。

紙の領収書のスキャン

まずは紙の領収書をスキャンしてPDF化します。
データとしてそのまま保存する場合は、電帳法におけるスキャナ保存の要件を満たすことが規定です。

スキャナ保存の要件(1部)

  • 一定水準以上の解像度(200dpi以上)による読み取り
  • カラー画像による読み取り
  • 解像度と階調に関する情報の保存
  • 大きさ情報の保存
参照元:国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存!」

スキャンはスキャナーでもできますが、会計アプリやシステムの中にはスキャンから保存、管理まで自動でできるものもあるので、それらを利用すると便利です。

スキャナ保存制度とは?電子帳簿保存法での要件や改正の内容を解説!

タイムスタンプの付与

データ化させて保存するには、タイムスタンプの付与が必須です。
時刻認証局が認定するタイムスタンプ事業者によって付与される必要があるので、2ヶ月と7営業日以内に付与されるようにしましょう。

また、一定の要件を満たすクラウド会計システムを利用している場合は、タイムスタンプは不要です。

検索機能の確保

最後に、電帳法で定められる検索要件に沿った項目で、データを保存します。
検索要件とは、先ほども確認したように、日付、取引金額・取引先の3項目です。

保存の方法に細かな規定はありませんが、検索のしやすさや解像度の高さからPDFでの保存が一般的です。

電子取引の際の領収書を保存する場合

次に、電子取引で受領した領収書を電子データ保存する方法について見ていきましょう。

この方法は領収書だけでなく、見積書や請求書といったほかの書類にも対応することができます。

電子データのダウンロード

電子取引によって領収書を受領した場合は、まず受領したデータ版の書類をダウンロードする必要があります。

例えば電子メールで受け取った領収書をダウンロードせず、添付されたままにしていた場合には、要件である可視性の確保を満たすことができないため、電帳法違反とみなされる可能性があります。

受け取った領収書はその都度きちんとダウンロードし、すぐに確認できるように保管しておきましょう。

タイムスタンプの付与

紙媒体の時と同様に、タイムスタンプの付与が必要です。

受領した領収書に既にタイムスタンプが付与されていたり、修正や削除が不可能なシステムを介してデータを受領した場合には、付与は不要です。

こちらも付与の期間は変わらず、最長2ヶ月と7営業日以内です。

検索機能の確保

こちらも紙媒体と同様に、検索機能を確保したうえで保存しましょう。
検索機能の項目は変わらず、日付・取引金額・取引先の3項目です。

また、可視性確保の観点から、保存場所に電子計算機やディスプレイ、プリンタ及びそれらの操作マニュアルを備え付けておくことも要件として定められています。

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まとめ

領収書の電子化は、現段階では完全に義務化されてはいません。
しかし、電子帳簿保存法の改正にともない、2024年以降に電子取引によって拝受した領収書に関しては、電子データ保存することが義務付けられています。

領収書を電子化することで、コストが削減できたり作業が効率化したりと、得られるメリットも多いです。

IT導入補助金などの制度を活用しながら、早いうちにシステムを導入し、電子化に向けて準備しておきましょう。

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AIPPEAR NET 編集部

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