取引業務のDX化に伴い、書類の電子化が進んでいます。
電子文書の利用が増えるなかで注目を集めているのが、電子印鑑です。
本記事では、電子印鑑の概要や法的効力、メリットを解説します。
また、電子印鑑を使用する際の注意点や電子印鑑の作り方もご紹介します。
電子印鑑とは
電子印鑑とは、電子データ化された印鑑のことです。
PC上で押印できるため、普通の印鑑を利用するよりスムーズに電子取引を行えます。
電子印鑑には、主に次の二つの種類があります。
- 印影を画像化した電子印鑑
- 識別情報を付与した電子印鑑
それぞれの特徴について、詳しくみていきましょう。
印影を画像化した電子印鑑
印影を画像化した電子印鑑は、押印した紙をスキャンしたり、ソフトを利用して作成することができます。
無料で簡単に作成できる一方、複製も容易です。
そのため、「本人性の証明」という印鑑の効力が不十分であり、重要書類への使用は避けた方が良いとされています。
識別情報を付与した電子印鑑
電子印鑑サービスを利用すると、押印した日時や場所、担当者などの情報を印影データに付与することが可能です。
印影を画像化した電子印鑑よりも格段に信頼性が高く、実印と同等の効力を持ちます。
ただし、識別情報を付与できる電子印鑑サービスは、ほとんどが有料です。
導入コストがかかってしまう点はデメリットといえるでしょう。
電子署名やデジタルサインとの違い
電子印鑑と混同しやすい言葉に、「電子署名」や「デジタルサイン」があります。
これらの言葉は公式に定義が定められていないため、それぞれ何を指すのか、取引先との認識をあらかじめすり合わせておくことが重要です。
ここでは、一般的な使い分けを確認しておきましょう。
電子署名
電子署名とは、電子文書に付与する署名のことです。
デジタル署名と表す場合もあります。
公開鍵暗号基盤(PKI)を使用した署名であれば、データ改ざんの検知や署名者の特定を行うことが可能です。
また、電子証明書を用いることで、本人性を担保することができます。
こうした特徴から、紙文書への署名や実印と同等の効力が認められています。
つまり、識別情報を付与した電子印鑑と同様、電子取引において有効な手段です。
デジタルサイン
デジタルサインは、電子署名やデジタル署名より広い意味で使われます。
クレジットカードで支払った際のサインなど、ただ電子端末にサインを記入したものをデジタルサインと呼ぶ場合もあります。
この場合、電子印鑑や電子署名などのような効力はありません。
デジタルサインという言葉を使う際は、どのようなサインを意味しているのかしっかり確認しておきましょう。
電子印鑑の法的効力
電子印鑑の概要を確認しました。
ここでは、電子印鑑の法的効力について解説していきます。
印鑑の法的効力
そもそも、契約書に押印することは義務ではありません。
法務省は、契約と押印の関係性について次のように明示しています。
・私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。
・特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。
引用元:経済産業省「押印に関するQ&A」
ただ、民事訴訟法第228条第4項の規定により、契約書に本人の押印があれば、その契約書は押印者本人が作成したものであることが認められます。
そのため、改ざん防止や信頼度の向上という観点から、契約書への押印は商習慣となっています。
電子印鑑には電子証明書が必要
電子印鑑の効力については、2001年施行の電子署名法に定められています。
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
引用元:電子署名及び認証業務に関する法律 第二章 電磁的記録の申請な成立の推定
ここでの電子署名とは、電子証明書によって本人性が担保されているものを指します。
電子証明書とは、国の認定を受けた第三者機関である認証事業者が発行する証明書です。
そのため、印影を画像化した電子印鑑では法的効力が十分に発揮されません。
電子印鑑に実印と同等の効力を持たせたい場合は、必ず電子証明書の申請を行いましょう。
電子印鑑のメリット
電子印鑑を実印と同様に利用したい場合は、電子証明書の申請が必要です。
申請の手間はかかりますが、印鑑を電子化することで、普通の印鑑を使うよりもスムーズに取引を行えます。
ここでは、電子印鑑の具体的なメリットを見ていきましょう。
業務効率化
電子印鑑は、ワードやエクセルなどで作成した書類に、PC上でそのまま押印することが可能です。
そのため、PCで作成した文書を印刷し、押印するという手間が省けます。
また、電子化された書類は、メールやシステムを介して共有できます。
外出中でも書類をチェックし、押印できるため、承認や契約のスピードが上がります。
テレワーク促進
電子印鑑を導入すれば、会社の外でも書類のチェックや押印が可能です。
印鑑を押すためだけに出社する必要がないので、テレワークの促進につながります。
コスト削減
紙の書類に押印する方法であれば、印刷や回覧、郵送などの業務に時間と費用がかかります。
書類を電子化し、電子印鑑を導入することで、これらにかかっていたコストを削減できます。
また、紙の書類の場合、管理や保管にもコストがかかります。
電子印鑑を利用すれば、押印した書類をデータで管理できるため、保管スペースや手間を省けます。
押印ミスを回避できる
従来の印鑑であれば、印影が不鮮明になったり、誤った場所に押印してしまうといったミスが発生します。
こうしたミスが起こった場合、修正や書類の作り直しといった手間がかかります。
電子印鑑であれば、押印を失敗することはありません。
万が一押し間違えた場合は、ログが残るかたちで訂正することができます。
紛失リスクが低くなる
印鑑は、紛失したり、破損したりすることがあります。
新しい印鑑を作る手間がかかるだけでなく、第三者に悪用される可能性も考えられます。
電子印鑑であれば、紛失や破損の心配はいりません。
ただし、セキュリティ面で不安が残るため、しっかりと対策を講じるようにしましょう。
電子印鑑の注意点
電子印鑑のメリットを確認しました。
電子取引を行ううえで非常に便利な電子印鑑ですが、いくつか注意すべき点もあります。
取引先の事前承認を得る
電子データでやり取りした書類は、電子帳簿保存法に沿って保管する必要があります。
取引先が電子帳簿保存法に未対応であった場合、電子印鑑を押された書類を受け取っても適切に保管することができません。
そのため、電子印鑑を導入する際は、取引先に必ず事前承認を得るようにしましょう。
取引先が紙と印鑑での取引を希望した場合に備えて、従来通りに対応できる体制を整えておくことも重要です。
使用上のルールを社内で統一する
電子印鑑を導入するにあたって、次のようなことを社内で明確にしておくことが必要です。
- 電子印鑑を利用する目的
- 電子印鑑の押印方法
- 電子印鑑を利用する書類
無料で作成できる電子印鑑であれば、容易に複製できてしまいます。
承認を得ない押印などの不正を防ぐためにも、使用上のルールをしっかり共有しておくようにしましょう。
セキュリティ対策
すでに確認した通り、電子印鑑はセキュリティ面で不安が残ります。
電子印鑑の社内運用ルールを決める際は、セキュリティ対策も考慮するようにしましょう。
特に、無料で作成できる電子印鑑は信頼性が低いため、重要書類への押印は避けた方が良いでしょう。
電子帳簿保存法に関する記事はこちら
電子印鑑の作り方
電子印鑑のメリットや注意点を確認しました。
ここでは、電子印鑑の作り方をみていきましょう。
- 印影を画像化する方法
- ワードやエクセルで作成する方法
- 電子印鑑作成ソフトを活用する方法
の3つをご紹介します。
電子印鑑の導入を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
印影を画像化する方法
まず、印影を画像化する方法をみていきましょう。
ここでは、エクセルを使って画像化する手順をご紹介します。
STEP1
白い紙に押印する
はじめに、普段使っている印鑑を白い紙に押印します。
このとき、印影がくっきり残るように注意しましょう。
印影がかすれたり、にじんだりした場合、この後の処理が上手くいかなくなってしまいます。
STEP2
押印した紙をスキャン、または撮影する
次に、印影をデータ化します。
スキャナーを持っている場合は、押印した紙をスキャンしましょう。
スキャナーを持っていない場合は、スマートフォンなどのカメラで撮影します。
このとき、影など余計なものが写りこまないようにしましょう。
また、印影は真上から撮影することが重要です。
STEP3
画像データをエクセルに取り込む
ここからエクセルを使って電子印鑑をつくっていきます。
スキャン、もしくは撮影した印影のデータを、エクセルに取り込みます。
- 「挿入」>「画像」の順にクリック
- 印影データを選択
以上の手順でエクセルシートに印影の画像が挿入されます。
STEP4
画像をトリミングする
エクセル上に印影が表示されたら、画像の余白をトリミングします。
手順は次の通りです。
- 「図の形式」>「トリミング」の順にクリック
- 図の余白を狭める
STEP5
背景を透過する
図の余白をトリミングしても、まだ印影の背景が残っていると思います。
そのため、次の手順で背景を透過していきます。
- 「図の形式」>「背景の削除」の順にクリック
- 「保持する領域としてマーク」>画像として残したい部分をクリック
- 「変更を保持」をクリック
紫になっているところが透過される部分です。
肝心の印影まで消えてしまわないように注意しましょう。
STEP6
サイズを調節する
背景が透過できたら、画像のサイズを調整します。
このとき、shiftキーを押しながら調節すると、画像の縦横比が保持されます。
押印する書類に合う大きさになれば、完成です。
完成した画像をコピーし、書類にペーストすると押印できます。
ワードやエクセルで作成する方法
次に、印影を使わず、ワードやエクセルで作成する方法をみていきましょう。
ワードやエクセルは、多くのPCにあらかじめインストールされてる場合が多く、無料で使えるというメリットがあります。
ここでは、ワードを例に作成手順をご紹介します。
STEP1
円形を挿入する
まず、電子印鑑の枠となる円形を挿入します。
手順は次の通りです。
- 「挿入」>「図形」>楕円の順にクリック
- shiftキーを押しながらクリックし、適当な大きさの円を挿入
円を挿入する際にshiftキーを押すことで、正円を描くことができます。
STEP2
円のデザインを変更する
正円を挿入できたら、デザインを変更します。
手順は次の通りです。
- 「図形の書式」>「図形の塗りつぶし」>「塗りつぶしなし」の順にクリック
- 「図形の書式」>「図形の枠線」>適当な赤色を選択
- 「図形の枠線」>「太さ」>適当な太さを選択
STEP3
ワードアートで文字を作成する
電子印鑑の枠ができたら、中に入れる文字を作成します。
- 「挿入」>「ワードアートの挿入」の順にクリック
- 「図形の書式」>「文字列の方向」>「縦書き」>文字を入力
文字の色や大きさを整え、枠とのバランスをとります。
STEP4
枠と文字をグループ化する
次に、バラバラに存在する枠と文字を一つの図形に統合します。
- shiftキーを押しながらぞれぞれの図形をクリック
- 二つの図形を選択した状態で右クリック
- 「グループ化」をクリック
このとき、枠や文字の配置が「行内」になっているとグループ化することができません。
「図形の書式」>「文字列の折り返し」をクリックし、「行内」以外のものを選択しましょう。
STEP5
保存する
枠と文字をグループ化したら、Windowsに搭載されているペイントを立ち上げます。
グループ化した図形をペーストし、PING形式で保存します。
押印する際は、保存した画像を貼り付けます。
電子印鑑作成ソフトを活用する方法
ワードやエクセルでの作成を面倒に感じる場合は、電子印鑑作成ソフトを利用しましょう。
電子印鑑作成ソフトは、無料で使えるものから有料のものまでさまざまな種類があります。
セキュリティが保証された電子印鑑を作成したい場合は、有料のソフトを選ぶようにしましょう。
業務効率化ツールに関する記事はこちら
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まとめ
電子印鑑は、業務効率化やテレワークの促進に役立ちます。
電子証明書を申請することで実印と同等の効力が担保されるため、重要書類への押印にも利用可能です。
電子印鑑は無料で作成することもできますが、セキュリティを重視する場合は有料の電子印鑑サービスでの作成がおすすめです。
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