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Excelでの案件管理に限界を感じた時が業務効率改善のチャンス

Excel 案件管理 業務効率改善 働き方改革 管理システム

Excelでの案件管理に限界を感じていませんか?
中小企業の多くはExcelで案件管理をしています。
自社のやり方に合わせやすく自由に作成することができます。
ですが、案件数が多くなったり、扱う人(営業)が多くなると、管理方法が煩雑になってきたり、Excelのセルの設定が壊れたりしやすくなります。

また、データ量が多くなると処理が重くなりExcelを立ち上げるだけでも時間がかかってきます。

Excelで案件管理をした際のお困りごと

私どもにお問合せいただいた企業がExcelでの案件管理に困っていることは大きく3つに分けることができます。

1.管理が煩雑になってきた

2.営業が増えてきたので権限を付けたい

3.情報を共有したい

管理が煩雑になってきた

案件ごとにExcelデータを作ったり、契約前や契約後などでシートを分けたりとその都度、追加してきたために管理方法が煩雑になっていきます。

また、営業の人数が増えることで、入力方法が統一されず、各営業がそれぞれの感覚や言葉で入力することで、探したり、集計する際に多くの時間がかかってきます。

営業が増えてきたので権限を付けたい

マネージャーや一般といった役職や営業や経理・事務といった業種によって操作や閲覧の権限を付けたいという企業は増えてきています。

情報を共有したい

社内サーバやクラウドストレージでにExcelをアップして共有している企業もいますが、各担当者が個別に管理をしている企業はまだまだ多くいます。
社内サーバで管理をしていても、外出先で情報を見れるようにしたいという声も多くあります。
その為、クラウドシステムを検討する企業は増えています。
このような課題でお困りのようでしたらクラウドのCRMやSFAシステムを導入することをオススメいたします。

CRMやSFAの詳細については下記の記事をご覧ください。

アイピアで案件管理を最適化する

 

情報の一元管理

アイピアを活用することで、顧客情報を最適化することができます。
例えば、担当者ごとにExcel で入力していた情報はアイピア上に1つにまとまります。
それにより、同じ情報を何度も入力する必要もなくたってきます。
クラウド上で管理することで入力・更新した情報がリアルタイムに反映されますので、「報告を待たないと分からい」や「担当者に話を聞かないと分からない」といった事がなくなります。

閲覧・操作の権限が可能

アイピアでは社員ごとに権限や役職、店舗などで、閲覧・操作の権限を設定することができます。
権限機能があることで、入力の間違いや見せたくない情報などの管理が行えます。
また、権限機能の1つとして、申告・承認機能もついています。
例えば、見積書の申告・承認機能です。
営業担当者が作成した見積書を上長の承認が無いと印刷が出来ないようにすることができます。

簡単操作

アイピアは簡単に入力できる事にこだわっています。
入力項目は最小限で効果は最大限になるようシステムを設計しております。
スモールスタートで初めて、徐々に項目を増やしたらり機能を追加することでき、会社の状況に合わせて使うことができます。

アイピアは案件管理だけではない

アイピアは顧客管理だけではなく、営業の進捗や見積書作成などの販促の管理することができます。
また契約後の発注・仕入、請求・入金といった範囲もカバーしているクラウドシステムです。
企業の情報を一元管理することができます。

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