エクセルでの案件管理の限界？SFAを導入するメリットとタイミング

エクセルは使い勝手がよく、多くの企業では業務上必要不可欠なツールと言っても過言ではないのではないでしょうか？
しかし、大手企業や成長している企業はどんどんSFAやERPなどの管理システムを導入します。

そこで今回は、エクセルで案件管理の限界とSFAを導入のメリットとタイミングをご紹介します。

エクセルで案件管理の限界を感じる

そもそも「エクセルで案件管理の限界」とはどういう状態をいうのでしょうか。
その為にはまずエクセルで出来る事を見ていきましょう。

これだけを見たらエクセルで十分と思います。確かに、顧客数・案件数・社員数が少ない場合はエクセルで十分でしょう。
しかし、ある程度会社の規模が大きくなってくると、マネジメントをするようになってきます。その際にエクセルだと結果しかわからず、履歴がわかりません。
つまりエクセルの一番の欠点は「履歴を残すのが苦手」という点です。

例えば案件リストで説明すると、案件ごとに１行づつ入力をしていると思います。
お客様の商談をして見積書を作成して提出をしたとして、別日に再度見積書を作成する際にどのように入力をするでしょうか。
その時、２回目見積書を提出した記録はどこに入力するでしょうか。１回目に見積書を提出した情報の上に入力をします。
なので、集計はできますが、分析をすることは難しい仕様となります。

また、エクセルで管理をしている企業で限界と感じるのが、エクセルの設定がずれたり壊れたりすることです。
社員数が多くなればなるほど、発生する可能性が大きくなります。

エクセルで案件管理をした際のお困りごと

私どもにお問合せいただいた企業がエクセルでの案件管理に困っていることは大きく３つに分けることができます。

管理が煩雑になってきた

案件ごとにエクセルデータを作ったり、契約前や契約後などでシートを分けたりとその都度、追加してきたために管理方法が煩雑になっていきます。
また、営業の人数が増えることで、入力方法が統一されず、各営業がそれぞれの感覚や言葉で入力することで、探したり、集計する際に多くの時間がかかってきます。

営業が増えてきたので権限を付けたい

マネージャーや一般といった役職や営業や経理・事務といった業種によって操作や閲覧の権限を付けたいという企業は増えてきています。

情報を共有したい

社内サーバやクラウドストレージでにエクセルをアップして共有している企業もいますが、各担当者が個別に管理をしている企業はまだまだ多くいます。
社内サーバで管理をしていても、外出先で情報を見れるようにしたいという声も多くあります。

その為、クラウドシステムを検討する企業は増えています。
このような課題でお困りのようでしたらクラウドのCRMやSFAシステムを導入することをオススメいたします。
CRMやSFAの詳細については下記の記事をご覧ください。

エクセルからSFAに変えたら何が変わる？

では、エクセルの管理からSFAでの管理に切り替えた場合、どのような変化があるのでしょうか。

セルフマネジメントができるようになる

SFAでは、予定に対して漏れや遅れがあった場合に通知してくれるアラート機能があったり、次回予定日やタスク機能で、ネクストアクションが担当者が各自で案件の管理ができるように仕組みがあります。
こうした機能を活用することで、個々人で漏れの防止やスケジュールの管理を行うことができます。

マネジメントがしやすくなる

各案件の予算や競合、進捗のフェーズ・受注確度といった営業進捗情報が確認することができるようになるので、
上司がアドバイスや問題がありそうな案件に対してフォローすることができるようになります。

また、営業に関する情報が一元管理されるので、今まで報告が上がって来ないと分からなかった情報がリアルタイムで確認することができるようになります。

ノウハウが企業の財産として蓄積していく

エクセルで管理だと報告を共有するために入力する意味合いが強いので、案件の管理などは各営業担当者が手帳や別のツールなどを使って管理していくこと多いです。

属人化した営業に関する情報がSFAに入力することで、企業のノウハウとして蓄積されるようになります。

エクセルからSFAへ切り替える時のポイント

SFAに切り替えることで様々なメリットを受けることができます。
ただし、システム導入には様々な注意点もあります。この章で紹介する、切り替え時のポイントを確認しましょう。

現状のやり方に不満や手間を感じた時

エクセルでの案件管理の限界とSFA導入によるメリットを見てきましたが、エクセル管理で現状困っていなければすぐにSFAに切り替える必要はありません。

うまくいっている状態でSFAを導入すると「今のままで問題ないのに新しいことを覚えないといけない」といった現場からの不満が出て、営業が入力してくれないとか、モチベーションが下がったりなど、SFA導入は失敗になる可能性が高まります。

エクセルでの管理で不満や手間が発生する１つの要因が社員が増えた時です。
社員数が増えてくるとどうしても入力のばらつきや共有の仕方で管理が煩雑になってきます。無理やりエクセルで管理で管理しようとするとチェックをダブルチェックをしたり社内で様々なルールを作ったりする必要が出てきます。

その時が、SFAを検討するタイミングになってきます。

使いやすさで選ぶ

エクセルからSFAに切り替える際に１番のハードルがシステムへの拒否反応です。
中にはシステムというだけで敬遠する方もいらっしゃいます。

どんなに高機能なシステムでも使ってもらえなければ意味がありません。
SFA導入失敗の理由として、「営業担当者が情報を入力してくれない」といった話をよく聞きます。原因としては「入力が手間」や「機能が多すぎてシステムがわからない」などです。

そこでポイントになるのが、「使いやすさ」です。
システムを検討する際、よく機能で選ばれがちですが、使いやすさが一番重要です。
実際に入力する現場の人達が使えると思うSFAを導入するようにしましょう。

案件管理の最適化なら『建築業向け管理システム　アイピア』がおすすめ

アイピアは案件に関する情報を一元で管理できるシステムです。
この章では、アイピアを活用した案件管理の最適化の方法をご紹介します。

まずは、体験デモで使用感を体感してみませんか？

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情報の一元管理

アイピアを活用することで、顧客情報を最適化することができます。

例えば、担当者ごとにエクセルで入力していた情報はアイピア上に1つにまとまります。
結果、同じ情報を何度も入力する手間がなくなります。
クラウド上で管理することで入力・更新した情報がリアルタイムに反映される為、「報告を待たないと分からない」「担当者に話を聞かないと分からない」といった事が無くなります。

閲覧・操作の権限が可能

アイピアでは社員ごとに権限や役職、店舗などで、閲覧・操作の権限を設定することができます。
権限機能があることで、入力の間違いや見せたくない情報などの管理が行えます。
また、権限機能の１つとして、申告・承認機能もついています。

例えば、見積書の申告・承認機能です。
営業担当者が作成した見積書を上長の承認が無いと印刷が出来ないようにすることができます。

簡単操作

アイピアは簡単に入力できる事にこだわっています。
入力項目は最小限で効果は最大限になるようシステムを設計しております。
スモールスタートで初めて、徐々に項目を増やしたり機能を追加することでき、会社の状況に合わせて使うことができます。

アイピアは案件管理だけではない

アイピアは顧客管理だけではなく、営業の進捗や見積書作成などの販促の管理することができます。
また契約後の発注・仕入、請求・入金といった範囲もカバーしているクラウドシステムです。
企業の情報を一元管理することができます。

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まとめ

エクセルは汎用性があり使いやすいツールですが、本来は表計算ツールなので、複雑な内容をしようとすると限界があります。
エクセルでの顧客管理に少しでも危機感を抱いたという方は、会社でのSFA導入を検討したり提案してみてください。
SFAで顧客情報を正しく管理・活用すれば、商談機会の創出や売上拡大が期待できます。