【業務効率化の取り組み】企業の生産性を上げる５つの方法

働き方改革や業務効率化などのキーワードをよく聞きます。
取り組んでいる企業も多いでしょう。
しかし、「取り組んでみたけどうまくいかない」「そもそも何をやればよいか分からない」といった声も同じくらい聞きます。

ひとえに業務効率化といっても企業によって効率化できる業務は変わってきますし、
効率化するための方法も変わってきます。
今回は、多くの企業で実際に効果があった取り組みをご紹介します。
自社と似ている状況があればぜひ参考にしてください。

業務効率化はなぜ必要なのか？

企業が業務効率化を取り組む理由は１つだけです。それは、「生産性を上げる」これにつきます。
業務の効率化を行うことで、今まで１時間かかっていた業務が３０分に短縮されたり、不要な作業を省くことで本当に必要な業務に時間を割くことができるようになります。

日本人は働きすぎだと言われることがありますが、長時間働いているという事は、見方を変えれば生産性が低いとも見れます。

公益財団法人日本生産性本部の「2017年の日本の1人当たり労働生産性」によると、日本の生産性はOECD加盟35カ国の中で20位で先進７か国の中で最下位とのことです。

この数値が本当か数字のマジックかは別として、業務を効率化して生産性が上がるのであれば上げたほうがいいことは言うまでもありません。
では、どのようなことをしていけばよいのでしょうか？

具体的な取り組みをご紹介いたします。

業務効率化をする取り組み

ムダな時間の排除

まず最初に行わなければいけないことが、「ムダな時間を使っていないか？」を探すことです。
例えば、報告を共有するだけで２時間～３時間かける会議や、いろんな人が同じ業務を重複してやっていたり、活用されない資料の作成など探せば以外にありませんか？

これは、昔は必要だった業務でも事業の変化や社内のIT化、人員の増加など様々な理由で、現在は不要になっていることがあるからです。

そういった業務を、昔からやっているからという理由だけで業務を行うのは、業務の効率化とは逆行しています。
そして、昔からやっている業務ほど、効率化の対象から外れやすいものです。一度、業務の棚卸をしてみましょう。

残業の撤廃を目指す

真面目と言ってよいのか分かりませんが、日本は残業を美徳化する傾向があります。
深夜まで仕事をして「今日もよく頑張った」といって褒めあうことがあります。
本当に、急ぎの仕事や期日が迫っていてやむを得なく残業しないといけない場合は仕方無いのですが、
残業をすることが当たり前になると、日中から残業の時間を含めた予定でダラダラと仕事をしている社員がいます。

上司や先輩、同僚が残っていると帰りづらい雰囲気の為、連れ残業をしている社員もいます。
残業をするという事は作業が遅いという認識を社内に広めることが重要です。
今まで残業をしてやっていた業務が、残業せずに業務時間内で終わるようになれば、残業時間分が時間削減となるので、業務の効率化となります。

得意な仕事をする

人には得意な業務があれば不得意な業務あります。
不得意な業務をさせていると非効率になります。
不得意な業務でもずっとやっていけば次第に慣れてきて業務効率が上がり不得意ではなくなるのかもしれませんが、
不得意の状態のときは、生産性を下げているは間違いありません。

このような場合は不得意なことでは得意な業務をしてもらうように配置換えや業務の割り振りを見直しましょう。
ただし、人員の配置換えや業務の割り振りにおいては、注意が必要です。
上手に行わないと評価の優劣が露骨になってしまいます。
マネージャーは社員とコミュニケーションをとりながら社員一人一人が最も成果を上げることができるようにしていきましょう。

仕事を減らしたり、人員を増やすことは最終手段です。現在の人員で仕事を減らすことなく仕事を回していくことを考えていきましょう。

ITの活用

効果が分かりやすい業務の効率化がITの活用です。
ネックになっている業務に対してシステムを導入して業務を自動化させることが大きく効率化することができます。

計算や単純作業は人間が行うよりもシステムが処理したほうが圧倒的に早いのでシステムに置き換えることができないか検討してみましょう。

例えば、
顧客管理が煩雑だったり管理に手間がかかっているのでしたらCRMを導入する。
営業の行動管理や売上の集計などに時間がかかっているのでしたらSFAを導入する。
ことで業務の効率化につながります。

ただし、CRMやSFAのような業務システムを導入する際は、いくつか注意点があります。

• 自社の業務にあっているシステムを導入すること
• 入力を徹底すること
• システムを導入することで解決する課題やゴールを社内で共有すること

などがあります。

アウトソーシング

社内で業務を行った際の費用（人件費）と質（クオリティ）とアウトソーシングした際を比べて、
アウトソーシングの方がよい場合はアウトソーシングを活用しましょう。
なんでも社内でやろうとすると、業務効率が下がり、アウトソーシングした時よりも高くなることもあります。

現在は、クラウドソーシングが浸透し、良質なスキルをリーズナブルなコストで活用する環境が整っているので、必要ならばアウトソーシングも活用していきましょう。

まとめ

業務の効率化について見てきましたが、効率化というのは終わりがありません。
今は必要な業務でも数年後には不要な業務になるかもしれませんし、やり方自体も今後必ずもっと効率的な方法が出てきます。

定期的に今のやり方で問題ないか？
もっと効率化する方法はないか？というアンテナを張っていくようにしましょう。

最後に業務効率化をするときの目安として生産性をみましょう。
一概には言えませんが、一般的に1人当たりの粗利が1000万を超えていると生産性が高いと言われています。
1000万以下の場合でしたら業務の効率化をはかり営業マンが営業に注力できる環境を作ったり、成果物を作れる環境を作りましょう。