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近年、働き方改革の煽りを受けて、業務効率化や業務改善という言葉をよく聞くようになりました。
多くの企業が様々な施策をしていますが、特に注目されているのが、業務管理システムの導入です。
しかし、中小企業の場合、どういったシステムを導入すればよいのかわからないこともあると思います。
この記事では、業務管理システムの種類やおすすめの業務管理システムなどを紹介しておりますので、一緒に見ていきましょう。
目次
業務管理とは
業務管理とは、企業において業務を効率的にすすめるために、業務を適切に把握・管理することです。
業務管理で人材、物資、資金、情報などの経営資源を適切に利用することによって、効率的な経営を行うことができます。
中小企業における業務管理の課題
中小企業では、業務に関して以下のような悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
- 資料作成に時間がかかる。
- データの重複入力が多い。
- 顧客情報が増えて管理が煩雑になってきた。
- 計算や記入ミスが多い。
- 過去の情報がすぐに出てこない。
- 在庫、原価管理に手間がかかっている。
- 紙の書類を紛失するのが怖い。
かつては、「業務効率が悪くて仕事が終わらなければ残業すれば良い」という考えが一般的でした。
しかし、働き方改革で残業時間が規制されたり、デジタル化でITツールで効率化をはかる企業が増えたりと、もはや「効率が悪くても大丈夫」とは言うことができなくなっています。
デジタル化が進むなかで、ITツールを使えなかったり、中途半端に導入したりすることで、かえって業務が非効率的になることもあるようです。
業務効率化に関する記事はこちら
業務管理システムとは
中小企業の業務管理に関するお悩みを解決する方法の一つに、業務管理システムがあります。
業務管理システムとは、文字通り、業務管理を行うためのシステムのことです。
日頃発生するさまざまな業務を効率化することを目的としています。
業務管理システムの種類
業務管理システムと言っても様々な業務管理システムがあるのをご存知でしょうか。
以下の表に代表的なものをまとめてみましたのでご覧ください。
業務種類 | 説明 |
---|---|
会計管理システム | 財務諸表を作るための日々の会計帳簿に取引を記録するシステム。 | 税務申告用システム | 税務申告用の書類を作成するシステムで、会計データが必要です。会計管理システムと一体化している場合が多い。 | 販売管理システム | 受注以降を管理するシステムで、受注・出荷・請求までの一連の販売活動を管理する。 | SFA(セールスフォースオートメーション) | 営業支援ツールと言われ、受注前の営業活動を中心に管理する。営業プロセスや商談の管理などが可能。 | CRM(カスタマー・リレーションシップ・マネジメント) | 顧客管理のことで、顧客情報や問い合わせ履歴を広く保有する。メール配信機能やスコアリングなどの機能がある。 | 購買管理システム | 仕入購買や外注依頼の実績を記録するシステム。 | 生産管理システム | 工場内で生産するモノの、品質・コスト・納期を管理するシステム。営業管理や販売管理との連携が求められる。 | 人事管理システム | 従業員情報を管理するシステムで、給与管理や勤怠管理が可能。 | ERP(エンタープライズ リソース プランニング) | 基幹業務管理システムのことで、会計や販売・購買・生産など基幹業務すべてを一元管理するシステム。 |
ERPとは
業務管理システムのなかには、複数の機能を兼ね備えているものや、一元管理が可能なものもあります。
なかでもERP(基幹業務管理システム)は、経営に不可欠な複数の業務を兼ね備えたシステムです。
ERPを導入する最大のメリットは、情報の一元化が可能なことです。
業務ごとに自社に合ったシステムを利用することも十分便利ですが、一つにまとめてしまうことで、システム間の連携の手間がなくなります。
業務全体の効率化はもちろん、迅速な経営判断にも貢献します。
業種別業務管理システムとは
業務管理システムには、多様な業種に対応した汎用型のシステムと、特定の業種に特化したシステムがあります。
汎用型の業務管理システム
汎用型のシステムは、様々な業種に対応できるように多くの機能を兼ね備えており、設定の豊富さや高いカスタマイズ性が特徴です。
しかし、その分業種特有の業務や機能はないことが多いため、特殊性の高い業種には向きません。
業種特化型の業務管理システム
業種に特化した業務管理システムは業種を絞っている分、業種特有の業務や機能がついています。
しかし汎用型の業務システムと比べると機能の数は少ない傾向にあります。
その業種にとって不要な機能はついていない方が使いやすいためです。
汎用型と業種特化型の選び方
汎用型と業種特化型のどちらにするか選ぶ際は、あなたの会社の商品・サービスが1業種なのか複数業種なのかと、業種の特殊性が高いかどうかで決めるとよいでしょう。
1業種に特化しているのでしたら、業務管理システムも特化型システムの方が使いやすいです。
例えば、以下のような業種は特化したシステムの利用がおすすめです。
- 警備業
- 建設・工事業
- 販売業
- ホテル・旅館業
- 消防業
逆に、複数業種でしたら汎用型の方がまとめて管理することができ、効率的でしょう。
建築業向け業務管理システムに関する記事はこちら
業務管理システムのメリット
業務管理システムを導入することで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
業務時間の短縮
業務管理システムを通して業務を効率化することで、業務時間を短縮することができます。
業務時間を短縮できれば、他の業務により時間を割くことや迅速な顧客対応を行うことが可能になります。
業務時間を短縮することで、より多くの商品・サービスを生産することもできるでしょう。
コスト削減
コスト削減も大きなメリットの一つです。
業務管理システムを利用して業務管理を行うことで、経営資源の効率的な利用が可能になります。
例えば、生産性向上による人件費削減、無駄な在庫や資材の削減による原価低減などです。
情報共有・コミュニケーションの円滑化
情報共有・コミュニケーションが円滑になることも業務管理がもたらすメリットです。
業務管理を行うことで、従業員間の情報共有が円滑になり、チームワークが強化されます。
さらに、業務管理システムを通した情報共有を徹底することで、属人化を防止することもできます。
商品・サービスの質の向上
業務の効率化を図ることで、商品・サービスの品質やスピードの向上が可能になります。
結果として、顧客満足度も向上することでしょう。
業務管理システムの導入に関する記事はこちら
業務管理システムの選び方
ここまで業務管理システムの種類や特徴、メリットについて紹介してきました。
では、実際に業務管理システムを選ぶ際、どのようなことに気を付ければ良いのでしょうか。
効率化できる業務範囲
まず、業務管理システムがどの業務に対応しているかを確認しましょう。
自社にとって必要な業務がなかったり、逆に必要ないものが多く入っていては非効率です。
効率化したい業務を明確にし、それをもとに業務管理システムを絞っていくのがおすすめです。
費用対効果
費用対効果も重要なポイントです。
業務管理システムを導入する際には、どうしてもコストがかかります。
そのため、コストをかけたにも関わらず十分な効果がなかった、という状況は避けなければなりません。
特に中小企業は、システムの導入費用が相対的に高価に感じられることが多いと考えられます。
費用と効果のバランスを見極めて、しっかりと活用することができれば、相応の効果を得ることが可能です。
企業規模
業務管理システムの多くは、大企業向けや中小企業向けなど、システムの利用に向いている企業規模が定められています。
自社の企業規模に応じたものを選ぶと良いでしょう。
サポート体制
導入する前に、サポート体制についても確認しておきましょう。
- どのようなサポート方法があるか
- サポート対応時間は決まっているか
- アドバイザー・コンサルタントによるサポートはあるか
などの点を確認します。
業務管理システムの導入に関する記事はこちら
中小企業向けERP(基幹業務管理システム)4選
ここでは、中小企業におすすめのERPを紹介します。
マネーフォワードクラウドERP
マネーフォワードクラウドERPは、必要な基幹システムのみを組み合わせて導入できるクラウド型ERPです。
株式会社マネーフォワードが提供する多くの業務管理システムのなかから、好きなものだけを選んで連携させることができます。
必要なシステムのみ選ぶことができるため、中小企業も利用しやすいシステムです。
特徴 | ・会計から人事労務まで、バックオフィス全体を効率化。 ・必要なシステム1つから導入でき、企業の成長に合わせて組み替えて利用できる。 ・SFA/CRM、販売管理、在庫・購買管理などの他社システムとも連携できる。 |
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環境 | クラウド型 |
価格 | 要問い合わせ |
体験版 | 要問い合わせ |
Clovernet ERPクラウド
Clovernet ERPクラウドは、中小企業のバックオフィス業務をまとめて効率化する、統合型ERPクラウドサービスです。
2か月の無料トライアルや導入支援サービス、リーズナブルなエコノミープランなど、中小企業に優しいサービスが揃っています。
特徴 | ・販売・仕入・在庫管理、財務会計・経費精算、給与・賞与計算、勤怠管理、マイナンバー管理の機能を実装し、段階的な導入が可能。 ・インボイス制度に対応し、会計連動による消費税計算(申告書)も円滑に遂行。 ・検討から導入までの各種支援メニューを用意。 |
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環境 | クラウド型 |
価格 | ・エコノミー:初期費用0円、月額7,500円〜 ・スタンダード:初期費用30,000円、月額費用15,000円~ |
体験版 | あり(2か月) |
GEN CLOUD ERP
GEN CLOUD ERPは、あらゆる業種のバックオフィスの業務支援をするクラウドERPです。
業種ごとに特化したシステムが用意されているのがポイントです。
特徴 | ・メーカー、商社、アパレル、食品・化粧品、工場、クリエイティブ、サブスクなど、各業種向けのシステムを用意。 ・販売管理、在庫管理、生産管理などのバックオフィス業務を支援。 ・ヒアリング、トライアル、レクチャーなど充実した導入プロセス。 |
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環境 | クラウド型 |
価格 | ・初期費用:要問い合わせ ・月額:23,200円~+3,200円~/1ユーザー ※システムにより異なる |
体験版 | あり(1か月) |
kinterp
kinterpは、業務アプリ開発プラットフォームの「kintone」にERPの要素を加えた業務管理システムです。
小規模なカスタマイズは自社で、大規模なカスタマイズはkinterpで、という風にカスタマイズ性が高く、中小企業であってもカスタマイズしやすいのが特徴です。
特徴 | ・充実の基本機能でスピーディな導入を実現、必要に応じてカスタマイズ開発が可能。 ・kintoneの基本機能を有効に活用。 ・基幹業務とシステム構築に精通したスタッフが導入と開発をサポート。 |
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環境 | クラウド型 |
価格 | ・在庫管理のみの場合:1,500,000円~ ・債権管理、債務管理、在庫管理の場合:個別見積 ・リーズナブルなlightバージョンもあり(要問い合わせ) |
体験版 | あり |
建築・リフォーム業に特化した業務管理システム アイピア
アイピアは、情報を一元管理できる建設業に特化したクラウド業務管理システムです。
業務管理システムの機能はどの商品も似ていますので、ここでは違いだけ説明します。
アイピアで出来ること(一部)
- 勤怠管理・有給情報なども管理する事が可能です。
- 見積機能が工務店・リフォーム業様向きに最適化されています。(見積マスタ機能、過去の見積書の複製、階層見積の作成など)
- 自社にあった業務フローにカスタマイズが可能
- ITコンサルタントがアイピア以外のITについてのご相談もお受けします。
まずは、体験デモで使用感を体感してみませんか?
まとめ
業務管理システムは、コスト削減、業務時間短縮、サービスの質向上、コミュニケーション向上など、多くのメリットをもっています。
また、業務や業種ごとにさまざまな種類があることで知られています。
ERPは、一元管理を可能にする業務管理システムです。
今回は、中小企業向けのおすすめERPを紹介しました。
ご紹介した選び方も参考にしながら、自社に合ったシステムを導入してみてください。
業務改善を進めるポイントはこちら
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