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情報共有を効率的に行う方法と効率的な手段とは?

情報共有 手段 業務改善 属人化

上司や同僚、他部署と業務を行う際に多くの人と関わり仕事をしています。

多くの人と関わるという事は、その分情報共有が重要になっていきます。

ほとんどの方が情報共有が重要だと認識しているが、出来ていなかったり困っているのではないでしょうか。

そこで、今回は情報共有を効果的にする方法について見ていきたいと思います。

情報共有の目的

日々の業務の中で営業の進捗や会議の決定事項、業務フローの変更など、共有するべき新しい情報は次々と発生しています。情報共有は業務を円滑に、そして効率的に行うためにはまずは、情報共有の目的を明確にする必要があります。

企業によって変わってきますが、一般的な目的は下記の2つです。

業務の効率化

情報共有をすることで、各個人が持っていたナレッジ(知識や知見)が共有されます。ナレッジが企業に蓄積されることで、業務の効率化や新人育成にかかる手間やコストを抑えることができます。

例えば、「すごく時間をかけて資料を作成したが、以前に他の人が同じ資料を作っていた。」といった事はありませんか?

情報共有をしていれば、そのままで使えなくても一から作る必要はなく、大幅な時間短縮につながっていたことでしょう。

また、新人が入った時に困ったことがあっても自身で調べて解決ができるようになるので、社員教育の手間やコストが抑えられます。

漏れやミスの防止

情報の共有がされる事で、自分だけではなく会社のノウハウや手法を持った人にも内容を確認してもらえる漏れやミスがあった際もすぐに分かるようになります。

情報共有の方法

情報共有ツールを活用する

まずは、情報共有ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか?

理由は、「情報共有を徹底しましょう」と言っても現場はなかなか変わらないからです。

ツールの入力を徹底することが自然と情報共有をしていることになりますので、

現場の行動を変えやすくなります。

また、情報共有の効果が実感できれば、現場は情報共有をする文化が生まれてきます。

情報共有ツール例

  • グループウェア

  • 社内SNS

  • チャット形式のアプリ

  • 日報共有サービス

一般的に社内の共有ツールとして使われているのが、グループウェアのWikiです。

最近では社内SNSを導入している企業も増えてきましたが、社内コミュニケーションを円滑にする為のツールとして運用している企業がほとんどで、決まり事やルールなどを共有する為の情報共有ツールとしては掲示板のように管理できるのWikiの方が適していると思います。

口頭で共有する

口頭での共有は伝え漏れや、内容把握の確認は避けられません。

「この前説明しました」や「そういった意味ではなかった」など様々な漏れ・ミスが生まれます。

また、後から確認することもできないので、再度内容を確認することもあります。

口頭での説明は概要だけにして詳細は別途、記録に残る方法で共有した方がよいでしょう。

書面・メールで共有する

Wordで議事録を作成してメールやサーバなどで共有することも情報共有をする方法の1つです。内容によっては紙などで見た方が共有しやすかったりする場合もありますが、書面やメールでの共有は転記やメール文を作成するなど、追加の作業が発生することが多く手間が増えます。

また、紙で共有した場合、どこかに置いた書類を探したり、無くしてしまったという事態もあります。

何度も確認することなどはあまり適していないので、内容によって使い分ける必要があります。

情報を共有する方法のポイント

現場は情報共有を嫌がるものです。

理由は様々ですが、主な理由は下記ではないでしょうか?

  • 監視されたくない

  • そんなに忙しくないことがばれる

  • 行動に対して「あ~だこ~だ」言われたくない

  • 情報を独占して他の人より優位に立ちたい

  • 情報共有にかかるコスト・リソースがもったいない

では、どのようにして情報共有を社内で徹底できるようにすればよいでしょうか?

情報共有をする方法のポイントは下記の3つです。

  •  情報共有する内容やタイミングをルール化する

  •  情報共有の重要性を全員が認識する

  •  テンプレップの法則を意識する

(引用:http://gendai.ismedia.jp/articles/-/36394?page=2)

情報共有のツール

情報共有を効率的に行えるツールは別記事でご紹介しております。

内容は社内SNSやデータ共有やプロジェクト管理などのツールなどです。

詳細は「2018年版 情報共有ツール一覧目的別で分かるそれぞれの違い」をご覧ください。

アイピアで情報共有をする

弊社が提供する「クラウド経営管理システムアイピア」は顧客情報や案件情報などを管理する基幹システムですが、

タスクの管理や資料の情報管理などプロジェクトも管理ができるツールです。

様々な機能があるアイピアですが、今回はタスクと資料の情報共有をご紹介いたします。

アイピアではGoogleDriveと連携することで、

フォルダの共有も顧客別、案件別にフォルダの共有が可能です。

GoogleDriveのアプリケーションを使えば、外出先からスマホで写真を撮りそのまま取り込むことが可能です。

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