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はじめての人事管理システム導入で失敗?5つの注意点とは

御社では、社内の人事管理をどのように行っていますか?
人材採用、社員教育など自社を成長させるポイントって悩みが尽きないですよね。
起業して数年のうちは経営者のイメージで進めることもできますが、
規模が大きくなればなるほど、「標準的な人事基準」が必要になります。
業務の標準化・効率アップとなれば、管理システムの出番です。

一方で、システム導入によって逆に失敗してしまうケースも多いものです。

今回は、そんな管理システム導入を検討する御社が
失敗しないためのポイントを抑え、より確実にビジネスを前に進める情報を提供します。

人事管理とは

人事管理で行う業務とは

人事管理業務にはどんなものがあるのか、念のためおさらいしておきましょう。

【人事管理に関わる業務とは】
■人材の募集・採用
■社員の能力評価
■能力評価に基づく人材の配置
■社員の能力開発
■労働条件の管理
■給与や労働時間、社員の処遇管理

人事管理システム導入の目的

まず人事管理を行う目的とは何でしょうか?
それは、「社員全員が一丸となって経営目標に向かって働くため」です。
そのための評価であり、採用であり、給与査定であるはずです。

そこを忘れて、「社員がちゃんと働いているか」を調べる監査機関になってしまえば
従業員エンゲージメント(社員と会社間にある信頼関係)は絶対に構築されません。
企業の管理部門は、絶対に性悪説に立ってはいけないのです。
システムを導入するにしても、余計な管理項目が増え手間がかかるだけです。

ただ、人事管理部門はミスの許されない部門でもあります。
給与や処遇に関わる評価にミスがあれば、それだけで社員の信頼は崩れてしまいます。
そんなミスを発生させないために、根拠となる数値に抜け・漏れが発生しないようにするのが
人事管理システム導入の目的のひとつとなるでしょう。

人事管理システム導入のメリット・デメリットとは

導入目的を達成できる人事管理システムは山ほどあります。
ただし、デメリットの面も把握しておかないと後で思わぬ苦労を受けることになってしまうでしょう。

人事管理システム導入のメリット

まずは「業務の標準化」です。誰もがシステムの仕組みに則って人事情報を入力するので
担当者による情報の抜け・漏れを防止でき、適切な情報を揃えることが簡単になります。

その結果、担当者は情報を集めることに注力する必要がなくなるため、
社員の評価や教育制度の検討など、より建設的な業務に時間を割くことができるようになります。

また、人事管理システムは個人情報を取り扱うことからセキュリティ面も強固なケースが多く、
社内のキャビネットに入れておくよりもデータ化したほうがよっぽど安全な環境が構築できます。

人事管理システム導入のデメリット

人事管理システムを導入する際には、個人情報の保護に関わるセキュリティ環境の構築や
これまで管理に使っていたExcelや紙資料などのデータ移行など、システムを使った管理実施までに
様々な準備が必要になります。場合によっては数週間~1か月程度の時間を要するケースもあり、
一時的に、システム導入前よりも効率が下がる時期が生まれてしまいます。

 

ただし、これはシステム導入初期の準備段階でのみ起こることです。
この減少をいかに少なくするかはシステムの選び方次第でもありますが、これを嫌がって
システム導入をしない、という決断は巡り巡って効率を落とすことにもなるのです。

失敗しないために抑えたい5つの注意点

人事管理システム導入にあたり、注意すべきポイントについて解説します。
この視点が抜けていると、導入によって得られる効果が少なくなるばかりか、余計な手間が
発生することさえあります。

導入する目的を明確化すること

冒頭でも説明しましたが、導入目的を明確にしましょう。
ここでいう目的は業務の在り方のようなマインドではなく、具体的な業務フローについてです。

 

現状、人事管理のどの部分に課題を感じていてどう解決したいのか
業務のワークフロー全体を見渡して、どの部分を改善したいのかを明確にしましょう。

導入前に改善要望ポイントが明確になっていれば、それが「評価基準」になります。
その基準をもとにシステムを選んだり、導入したシステムの評価を下せば良いのです。

オンプレミスにするのか、クラウドにするのか

世の中には様々な管理システムがありますが、敢えて2種類で説明するなら
「オンプレミス型(据え置き)」か「クラウド型」という分け方が可能です。
それぞれの意味を知ったうえで導入することをおすすめします。

「オンプレミス型」とはいわゆる従来のシステム導入の方法で、
自社に構えたサーバー、またはパソコンにインストールする形でシステムを利用する方法です。
情報が自社にあるので自社設備さえ整えればセキュリティ面での不安は少ないのですが、
サーバー等の保守費用、システム自体のメンテナンス費用などに莫大なコストが必要になるうえ
万が一災害や事故によってサーバーに不具合が発生しても対処できないというリスクを抱え続けます。

「クラウド型」は、インターネットを経由してシステムを利用する方法です。
情報そのものはデータセンターと呼ばれるサーバー管理・運営を行う会社のサーバーに保管されており
インターネットを経由して情報を確認します。
インターネットが繋がる環境であれば時間や場所を選ばずアクセスでき、業務効率の向上が期待できます。

かつてクラウド型は、「インターネットという見えない部分を通じてしか情報が保管できない」
「悪質な第三者にデータを抜かれてしまうのでは」というユーザーの不安によって避けられていました。
ところが最近はデータセンターの管理基準も高くなり、24時間365日の監視はもちろんのこと、
耐震・耐火設備もあり自社でサーバーを置くよりも安全になっています。

システムのサポート体制

注意するポイントとして意外と漏れがちなのが「サポート体制」です。
操作方法が分からなくなった時はどこに問い合わせるのか?
サポート方法は電話か、メールのみか?
利用者の追加などで別途申し込み手続きはスムーズか?
など、日々利用するシステムをストレスなく利用できる重要なポイントです。

使い勝手・操作感はどうか?

使い勝手や操作感については、導入前の資料だけで確認するのは困難です。
無料お試しトライアルを活用して、使い勝手の違和感がないかは必ず確認しましょう。
これまでの方法とどこまで変わってしまうか、社内に浸透できそうかが判断できます。

自社にある他のシステムとの連動

ワークフローによっては、人事管理システムを導入するだけでは不十分なケースがあります。
人事情報から紐づく給与管理や、評価に活用する担当者別の売上情報などが必要なケースでは
人事管理システムに別途売上や給与を入力していると手間になります。
システムの連携となると莫大な開発費用がかかるケースがありますが、一元管理システムに
移し替えるほうが、費用的に安価に収まるうえに社内のワークフロー標準化が更に進みます。

参考:
 基幹システムとは?企業の基盤となるシステムと情報系システムを学ぶ

人事管理システム3選

TimePro-XG人事

GrowOne 人事SX

人事総合システムADPS

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