「ウチの会社は会議が多い」「無駄な会議が多い」「この会議は意味があったのか？」「毎回会議が長い」など、会議に対して一度は不満を持った事があるのではないでしょうか。
会議は企業が組織として情報共有や意思決定をしていく為に必要な事だと思います。
ですが、以外に会議を非効率に行っています。
最近では、働き方改革が社会で注目を浴びるようになり、会議のやり方を見直す企業が増えてきています。
ここでは、良くない会議と生産性が上がるアイデアについて考えていきます。
これから会議の改善をしようと思っている方は参考に、すでに改善に取り組んでいる方は今やっていることがズレていないか復習してみましょう。
ムダな会議でこんなにもロスをしている
会議は多くの人の時間を拘束して行われる為、ムダがあった場合、ロスも大きくなります。
例えば、参加者が10名で1時間かけて行う会議が、1時間伸びた場合ロスは1時間ではなく、10名×1時間となるのであっという間に10時間余計にかかったと言えます。
また、会社全体としてみた場合、合計で20時間もの資源を使ったことになります。
結果、内容が決まらなかったということになるとかなりのムダが発生します。
ではなぜムダな会議が行われてしまうのでしょうか？
よくある会議のムダを見ていきましょう。
情報共有が目的の会議
よく定例会議や報告会議で起こりがちですが、担当者の報告を聞くだけの会議になっていることがあります。
情報共有が目的の場合は会議ではなくメールやWikiや情報共有ツールなど活用してみてはいかがでしょうか。
各自隙間時間に共有内容を確認することができるので、生産性向上につながります。
決議が先延ばしになる
会議で決議が決まらない大きな理由は、前準備が足りていないことです。
決議に必要な情報や事前の根回しなどの準備をせずに、いきなり会議で議題や情報を出して場合、すぐに結論を出すことができず、結果決議は先延ばしになります。
前準備は担当者1名の時間で行うことができるので、必ずやるようにしましょう。
会議時間が伸びる
会議が定刻通りに終わらない主な理由は話の脱線です。
特に役職が上の人の脱線は話を戻すのは正直、やりづらいと思います。
そういった場合は、ファシリテーターを立ててみてはいかがでしょうか？
また、時間配分に関してはタイムキーパーを立てるとよいでしょう。
不要なメンバーがいる
会議に不要なメンバーが参加していることはありませんか？
不要というと極端ですが、参加しても参加しなくてもどちらでもよいメンバーのことです。
不要なメンバーが多く参加するほど、多くの時間をムダにしていることになります。
議題が無くても会議を行う
定期的に設定をしてる会議で起こることですが、話し合う議題が無いといったことがあります。
会議として時間をとっているからという理由で今話し合う必要が無い議題を無理矢理出してくる人がいます。
こういった咄嗟に出てきた議題は準備がされていないので、内容に対して多くの時間がかかります。
議題が無い場合は無いことをメンバーで確認をして会議をすぐに終わらせましょう。
会議を効率的に行うためのアイデア
少人数で行う
会議は参加者が多くなればなるほど、企業としての時間が消費していきます。
参加者はその物事を解決・決めるために必要な最小人数で行うように心がけましょう。
事前にアジェンダを共有しておく
会議の遅くも2日前にはアジェンダや資料を共有するようにしましょう。
事前に共有することで、議題・背景・課題などが共有された状態で会議がスタートするので、会議時間を短縮でき生産性向上につながります。
役割を決めておく
ファシリテーター、タイムキーパー、記録員など会議でおける役割を決めておきましょう。
役割を決めておくことで円滑な会議をすることができます。
ホワイトボードを議事録として活用する
会議でホワイトボードを使う企業でしたら検討した内容や決定事項などはすべてホワイトボードに記入されています。
会議が終わったら写真を撮って議事録の変わりにすることで、別途議事録を作る必要がなくなります。
情報共有の会議は別の方法をとる
情報を共有したいだけの場合は、わざわざ会議を開く必要はありません。
情報を共有する方法は会議以外にも多くあります。
責任者と期日を明確にする
会議で内容が決まったら、決定事項を5W1Hに落とし込み、責任者を必ず決めるようにしましょう。
責任者が決まっていない場合、他人任せになりやすく決定事項が進まないことがあります。
専門用語は使わない
本来、相手に伝えたいことがあれば、相手が分かる言葉を使うのが基本です。
これは社内の会議であっても同じことが言えます。
わざわざ専門用語を使って、そのあと用語の説明をするのは時間のムダです。
社内の専門知識のレベルを上げるのは会議ではなく別の方法をとった方が効率的です。
基本的に会議時間を30分以内で設定する
事前に必要な情報が共有されていた場合、大抵の会議は30分以内で終わらせることができます。
30分で会議が終わらない場合は、検討するための情報が足りていないか、事前共有が足りていことになります。
立って会議をする
キャノン電子が行った会議の改善方法で有名ですが、立って会議をすることで、参加者が会議に集中して時間も短縮されます。
食事後の眠くなる時の会議に効果ありそうです。
会議で決まった事を即時行動に起こす
会議で決まったことを即時行動を起こすことで、会議で話したことが会社が動く、変わるということが、実感するので、社員の会議に対する意識が変わってきます。
また、会議から期間が過ぎるほど、追い返す時間が発生するので、ムダが発生します。
テレワークや在宅勤務でも参加できる効率的な会議の方法
テレワークや在宅勤務、あるいは遠方の支部にいる社員と一緒に会議を行う方法として「Web会議」が注目を受けています。
Web会議とは
Web会議（TV会議）とは、インターネット等を通じて音声や映像、チャットや資料などの共有を行える会議形式です。
Web会議の形式であればテレワークや在宅勤務、別の場所に居る等の理由で会議室に集まれない場合にも効率的に会議実施が行えます。
Web会議を実施するために用意するもの
Web会議を行うために必要なのは、以下の4点です。
- パソコン、スマートフォン、タブレットのいずれか（インターネットに繋がったもの）
- マイク
- カメラ
- Web会議ツール
Web会議を行うためのツールは、たいていの場合パソコンでもスマホでも利用が可能ですが資料共有などがある可能性を考えると最初はパソコンが適切でしょう。
マイクやカメラは、USBポートからパソコンにつなぐものが安価（500円～）に販売されています。
Web会議ツールの詳細については後述します。
Web会議を効率的に行うための注意点
ポイントは、全員の顔が見える状態を作ることです。
Web会議にありがちな課題として「相手が何を考えているのか分からない」「意思疎通が図れているか不安になる」等のコミュニケーショントラブルが発生して、会議室で集まって行う会議よりも話がしづらい印象を受ける方が多いようです。
複数人が1台のパソコンでWeb会議に参加していると表情が映りづらく、意思疎通の不具合を生みやすくなります。できるだけ1人1台のパソコンとカメラで参加しましょう。
そうすることで、1人1人が発言しやすくリアクションも見えやすいコミュニケーションが取れます。
Web会議に最適なオンライン会議ツール
Web会議ツールとしては、Skype、Zoom、Googleハングアウトが代表的です。
それぞれ1人1つずつアカウントを用意して会議通話が可能です。最も動作が軽量なのはZoomですが複数人で40分以上の会議を行うには有料アカウントが必要です。
ひとまずWeb会議を試してみたい！という段階であればSkypeかGoogleハングアウトあたりを利用してみるのがオススメです。
まとめ
自社の会議と見比べていかがでしたか？多くの企業で会議で多くの時間を消費しています。
会議で使っている時間が大きいということは改善を取り組むと大きな効果が見込めます。
できることから取り組んでみてはいかがでしょうか。
