建築業に役立つノウハウ集

Lesson10.自社の問題を明らかにする方法

このレッスンでは、基幹管理の課題やあるべき姿について解説してきました。
最後のLesson10では、それらの課題を解決する方法を考えてみましょう。

そもそも、導入検討は誰がするべきなのか?

営業支援ツールや販売管理ツールならまだしも、基幹システム検討は企業全体に関わる課題です。

導入担当責任は経営者が担うべきです。
または、経営者から依頼をして権限を持たせた部署でも構いません。

現場サイドから検討を始めてしまうと、どうしても部署間で意見の相違が出てしまったり
責任者が所属する部署に偏ったツールを採用してしまう傾向にあります。

また、基幹システムの在り方は管理の仕組みを作り上げることにもなるので
その根底にある企業の方針やビジョンを明確に語れる人材でなければなりません。

そういった意味で、検討責任者は企業全体を俯瞰して観察・分析できる立場で
かつ将来的な企業方針を実現する立場にある人材がふさわしいといえます。

ただし、その場合にどうしても生まれてくるのが「現場を知らない」という欠点。
いくらビジョンに基づいていたとしても実際に使うのは現場のスタッフです。

現場スタッフの意向をくみ取りつつ、全体の方針に沿って検討を進める必要があります。
そのため、現場スタッフから「実際のところ」をヒアリングする力も問われます。

まずは業務ヒアリングから

企業の問題を明らかにするには以下のポイントがあります。

1.業務のヒアリング
2.現状の分析/業務フローの把握
3.問題点の把握
4.方針に基づいて重要度の把握

どんなシステムを検討するにせよ、考え方の基本には「業務改善」の考え方があります。
まずは下記の記事から業務改善について学んでいただくとスムーズです。

参考:
 【業務改善を必ず成功させるポイントとは?/目的と具体的な進め方のポイント】

まずは部署ごとに業務をヒアリングしていきましょう。
ヒアリングの際には、以下の項目が必要です。

【業務概要】
◆担当部署
◆業務概要(どんなことを行っているのか簡単に説明する)
◆インプット資料(業務開始時に使うツール)
◆アウトプット資料(業務終了時に使うツール)

【労力の確認】
◆業務サイクル
◆頻度
◆トリガー(何をきっかけにその業務が始まるか)
◆期限(業務開始していつまでに終了しなければいけないか)
◆担当人数
◆一人あたりの稼働時間(単位は時間/ヶ月のいずれか)
◆総稼働時間(一人あたりの稼働時間×担当人数)

上記の2項目をもとに、例として業務ヒアリングを行った結果が以下の通りです。

【業務概要】
担当部署:経理部
業務名:携帯電話料金の支払い作業
業務概要:携帯電話会社から送付された「納品書」を会計システムに入力し、上長承認後に支払いを行う
インプット:納品書
アウトプット:Excelの会計システム【労力の確認】
業務サイクル:随時
頻度:納品書の送られてくる頻度は各社異なるが、だいたい月1回
期限:納品書に書かれた期限まで。
担当人数:2名
一人当たりの稼働時間:7.5時間
総稼働時間:18時間

ここまで確認すれば、各部署でどんな業務にどんな手間がかかっているか
生産性が下がってしまっているかなどを確認することができます。

部署ごとに相当量の業務があるでしょうから、まずは部署ごとにExcelなどで
リストアップを依頼するのがいいでしょう。

すべてリストアップしたら、改善が必要な業務かどうか重要度を現場担当者と確認していきます。

業務手順を確認

業務のリストアップが終わったら、業務の流れをもっと明確に理解するために
業務手順(フロー)を書き出していきましょう。まずは重要度の高い業務だけでも構いません。

先ほどの業務リストアップ時にヒアリングした内容を図に起こすと、以下のようになります。

業務フロー図を作成するときのポイントは、
1.登場人物を明確にして、縦列に並べる。この際、利用するツールも登場人物としてカウントする
2.各登場人物が行う作業を書き出す。
3.書き出す作業は、「何をどうするのか」だれが見ても明らかな言葉遣いを心がける
4.作業として書き出す箱の中1つに対して、書いていい作業は1つのみ(複数の作業を1つの箱に書かない
5.手順を順番に矢印で結ぶ。

ここまで明確に書き出せば、この業務フロー上で何が問題になっているかが明らかになります。
あとは、その問題が経営方針上仕方がない事なのか、改善すべき課題なのかを判断しましょう。

問題さえピックアップできれば、あとはその問題を解決する基幹システムを探すだけです。

まとめ

これらの作業は、かなり根気のいる作業です。
ここを簡略化してしまうと、導入後に結局現場で使いものにならなかったり
経営戦略を行うのに不十分な情報しか収集できないツールを導入してしまうことにもなりかねません。

業務整理をフォローしてくれる代行サービスなどを活用しても構いませんが
自社の問題を明確にし、基幹システムを運用すること=経営のビジョンに近づく方法とするためには
絶対に気を抜いてはいけない部分です。

 

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