Lesson7.人事管理／給与管理とは

Lesson7では、人事管理／会計管理について解説していきます。

人事管理／給与管理とは

人事管理／給与管理とは、社内の「ヒト・モノ・カネ」のうちの「ヒト」の部分に関わる重要な業務です。

企業活動の流れの中で人事管理／給与管理は

この位置にあたります。

人事管理／給与管理の問題点

人事管理／給与管理を台帳などの人の手で行っていた場合の問題点について挙げていきます。

コストが膨大

採用においては、労務的な手続きの時間コスト（住民税の切り替え、社会保険、雇用保険）
人事においては、最適な人員配置をするための評価コスト（採用評価、業務評価のための会議）
教育研修においては、最適な業務配置の研修（バックオフィス業務担当への営業研修など）
給与においては、的確な評価や手当の基準、計算処理の時間コスト
その他、様々なコストが発生します。
意義あるコスト配分ならまだしも、非効率による無駄を通じて
本来必要な部分に資金的・時間的予算が欠けられない状況に陥ってしまっては元も子もありません。

評価基準の不明確化

中小企業やスタートアップ企業において、賞与や昇給・昇降格の基準等、明確にされていない事も多いです。
また、社員によって手当の額が違ったり、社長の裁量で給与額が決まっていて、他の社員とは違う給与テーブルになっている場合もあります。
こうした際、一人一人の給与額を計算していくため、さらに多くの時間コストがかかります。

作業ミスのリスク

作業を人の手で行っている限り、ミスは免れないかと思います。
しかし、そういったミスに対する責任は社員にとって大きなもので、モチベーション低下にも関わってきます。
ミスをされた社員も、ミスをした担当社員も、心理的なストレスを感じ、業務に対してのモチベーションが下がってしまうと、最適な企業運営に支障が生まれかねません。

人事管理／給与管理システム導入のメリット

では、システム導入によりどのようなメリットがあるのでしょうか。

データの蓄積が可能

例えば、社員の氏名や住所・マイナンバー・扶養家族などの情報は社会保険などの手続きで必要です。
また、年末調整にもこの情報が使われますので、ファイルなどでの管理ですと、情報がアナログの状態であちらこちらに散らばってしまいます。
こういったデータの蓄積が出来ることで、様々な手続きがより効率的に行えます。

さらに、人事的な面、給与作成面でも、今までのデータが蓄積され管理されることによって、どのような基準で評価がされているのかを分析することができます。

業務の標準化

こういったシステムは、あまり知識のない担当者でも使用できるよう設計されていたり、各種のサポートがついていたりするケースが一般的です。
このため、担当者の退職や配置転換があっても、後任の担当者が対応し、以前の業務を分析することで正しい給与計算業務をスムーズに始めることができます。
業務を標準化することで、人員配置の自由度を高めることができます。

給与計算の自動化

給与計算には、必ず雇用保険料や社会保険料などの控除が発生します。
総支給を入力することで、こういった控除額を自動計算することができ、手入力での業務を減らすことができます。
手作業での業務の自動化によって、ミスや時間的なコストを減らし、効率アップに繋がります。

まとめ

人事管理／給与管理は、企業の「ヒト」という大切な財産を守るために、とても重要な業務です。
しかし、重要な業務だからこそ、担当社員へのプレッシャーが大きい業務とも言えます。
こういったシステムによる自動化で、効率よく無駄なく業務を遂行できれば、社員のモチベーションアップにつながり、企業の発展に繋がっていくことでしょう。

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