アイピア

始めてのシステム検討に不安な方必見!生産性向上と業務改善ができる簡単情報共有ツール

生産性 向上 業務改善 クラウドツール 情報共有

社会の流れによる理由

生産性向上や業務改善はここ1、2年でよく言われるようになりました。
大手企業からベンチャー企業まで多くの企業が様々な施策を実施しています。
そして、生産性向上と業務改善をするためのキーワードに1つに「情報共有」があります。
最近では、目的別に様々な情報共有ツールが出てきています。

例えば、報連相などの連絡やコミュニケーションのツールとして使われる社内SNS(チャット)や顧客・案件情報など社内の業務管理をExcelからCRMやSFAなどのシステムの導入があります。
その他には、社内の情報をクラウド管理する社内Wikiや会議のやり方を見直す企業も増えてきています。
そして、いま紹介した内容のほとんどがクラウドツールを活用して生産性の向上や業務改善をしています。
生産性向上

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業務改善

5Sで始める業務改善
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他社とのスピード感による理由

社会の流れを説明いたしましたが、この流れは転換期です。
今後も当分続くことを考えると早いうちに手を打っておかないと他社との差が広がっていく恐れがあります。
クラウドツールを活用して生産性向上や業務改善を成功している企業は働きやすさや福利厚生の充実などで、優秀な人材が集まり、業務改善をしていることで、業務をスピーディーに行い多くの業務を回せるようになり業績が向上していきます。

業績が良いので、さらに優秀な人材を確保できるようになります。
競合がこのループに入ると追いつくのは大変になります。
マンパワーに頼ることになり、社員は疲弊していきますし、離職率も上がる可能性があります。

クラウドツールを活用した情報共有がキーになる?

生産性向上や業務改善をするとなると、分かりやすいのは、CRMやSFAなどの業務システムを導入したり、GoogleDriveやdropboxなどのクラウドストレージサービスを活用して、紙で保存していたものをクラウド上の管理に変更した企業も多くいます。

これらのツールを導入した課題の原因の多くは「情報共有」です。
お客様の情報が社内で共有されていない。
営業の効率を上げるために情報共有したい資料の管理や探す手間を省きたいなど、

チャットワークやラインワークスなどのチャットで連絡をする社内SNSも同じことが言えます。
いかに社内や人同士の情報共有・伝達の手間を省くかが生産性向上や業務改善に繋がるか、お分かりいただけると思います。

アイピアで情報共有すると業務改善になる

アイピアは顧客情報の管理と様々な情報を共有できるクラウドストレージサービスであるGoogleDriveを連携した情報共有ツールです。

企業にとって顧客情報はとても大切な情報であり、必ず管理しなければいけない情報とも言えます。
顧客情報をクラウド管理することと、見積書や提案資料などは顧客情報に紐づいたGoogleDriveのフォルダですることができます。

見積作成ソフトや会計システムなど、今までのやり方はそのままで、業務を効率的にしたい。
の共有はリアルタイムにしたいと企業にピッタリなパッケージシステムとなっています。
顧客情報にチャット機能がありますので、顧客に対して伝えておきたいことや、しておきたい情報などは簡単に共有することができます。

まとめ

「高機能のシステムを導入したけど、ほとんどの機能を使っていない」や、の費用をかけてシステムを導入した」が、結局Excelに戻った。という話をよく聞きます。

まずは、まずは最小限の機能からスタートしていき、の操作に慣れたり、導入も目的・効果・メリットを実感してからを追加や他のシステムを検討するといった流れが一番社内に浸透しやすい方法です。
共有ツールは多くの種類が目的によってありますので、にあったツールを導入するようにしましょう。

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