リフォーム会社が見積システムを導入する5つのメリットとは?

今まで見積を作る際はどのようにされてきましたか?

恐らく、色んなリフォーム業の営業マンが
「ここの工事はA社が担当だから原価が○○円で大体〇割の上乗せをして・・・」というように、
工事を任せる業者ごとに見積を作っていたかと思います。
全ての工事業者が同じ金額なら計算も楽になりますが、そう簡単にいかない事も多いでしょう。

会社を経営していくうえで社長様が考えていることの多くが
「いかに原価を安く、利益を多くしていけるか」というところになるでしょう。

そこで重要なのが、様々な数字の「全社的な可視化」と「見積作業の標準化」です。

営業マンだけが分かる、社長なら計算の出し方は知っている。それだけでなく、いかに
「誰が見ても」「いつみても」分かりやすい見積の作り方、見積書の内容でないといけません。

そのためにはどういった方法があるのでしょうか。

見積システムとしてExcelを運用するのはどうか?

現在、見積書は何で作っていますか?
方法の中でも圧倒的に多いのがExcelでの見積作成です。とくに中小企業であれば、業種問わず見積をExcelで作っているところは多いでしょう。

参考:Excelで見積作成をするメリット・デメリットとは

Excelのメリット

Excelで見積を作ることのメリットは「慣れている操作感」と「使用人数の多さ」です。

会社に入っている人たちの中で、Excelを一回も触ったことがない、Excelで作ったものを見たことがない人はいないでしょう。
誰もが使っている・誰でも使えるという点ではExcelはとても便利です。
ちょっと難しい関数や、マクロを使った自動操作であれば、検索すると様々な方法がネットに出ています。
全国的な使用人数が多いからこそ、こういった知識を手に入れるのは容易です。

Excelのデメリット

一見すると「もうこれがあればいいじゃん」と思われますが、
Excelを使う事のデメリットと言えば「作った人しか直せない関数・マクロ」と「データ破損の危険性」です。

社内全員がVLOOKUP関数・IF関数・MATCH関数・COLMUN関数などを使える・マクロも問題なく組めるのであれば、
見積を作るのは問題ないでしょう。しかしそういうわけにもいかないのが現状です。

全社で見積のひな型Excelを共有していたらほかの社員が間違って数式を消してしまったり、
一人一人に見積のExcelを保管させていたら見積作成の作業に人によって時間の差が出来てしまったり、色々なリスクが生まれます。

「データの破損」については言うまでもありません。
共有フォルダに入れていた場合、誤って削除してしまうとデータが完全に消えてしまったりします。

そうなったら関数・マクロが使える社員が1からまた見積書のひな型を作るようになります。
こんなトラブルは未然に防ぎたいですよね。

見積ソフトを導入するほうがいい理由

では見積ソフトはどうなのでしょうか。

見積ソフト(見積管理システム)で検索すると、様々な見積用のシステムが出てきます。
見積ソフトを使う事のメリットは主に5つあります。

メリット①作業スピードの向上・標準化

取引業者の単価・見積のひな型をクラウド上で管理しているため、
「この業者で」「この作業の見積を出そう」と思った場合、業者の選択と見積種類の選択を行うだけで、あとは数量を入れていけば見積が完成します。

同時に業者への作業依頼の見積作成も可能です。
誰しもが今までのExcelで作る見積書より短時間で見積作成ができるようになります。
見積はスピードが重要です。「見積がすぐに出るから話がしやすい」というお客様の満足にも繋がります。

メリット②ペーパーレス化

見積を紙媒体で保存していた場合、お客様からの問い合わせに対し、
保留をしてファイルを取り出しお客様の情報を思い出して見積書を探し出す。
これだけで数分又は十数分のラグが発生します。

営業マンが持ち出しをしていたらそれこそお客様を電話のたらいまわしにしてしまう可能性もあります。
見積ソフトに入力していれば、お客様名を検索することですぐ見積書が確認出来て、話もスムーズに進めることが出来ます。

メリット③原価率・粗利率がすぐにわかる

「見積を作ってみたら原価率が80%になっていた」
「社員の見積書を見たら粗利が15%になっていた」というようなことはありませんか。

ある程度件数に対しての粗利の低下であれば問題は無いと思いますが、
これが常に粗利20%を切る状態だと、社内のキャッシュフローはどんどん劣悪なものになってしまいます。

見積ソフトでは業者への見積も同時に作ることが出来るため、見積ごとの原価率・粗利率を出すことが出来ます。

メリット④見積作業のノウハウの蓄積

新規に業者との取引が出来たり、新しい作業の見積を作る時に見積のひな型をまた1から作ることなく
今まであった見積のひな型を修正して新たに登録したり、
新しい業者単価をあらかじめ入力する事で、別の人が同じ見積書を作る時にもすぐに作成に移ることが出来ます。

「この作業の見積はこの人からひな型をもらおう」という時間的ラグが生じないことも、時間コストの削減にはとても重要になってきます。

メリット⑤外出先での見積業務の対応

クラウド型の見積ソフトであれば、外に居ながら見積を作ることが出来ます。

お客様へ渡す見積はコンビニでも印刷することが出来るので、他社競合の来る前に見積を出して商談を有利に進める事が可能です。
遠方まで営業に出ている会社様であっても、見積作成の効率化を通じて新たに顧客を獲得するための時間が出来るため、
コスト削減と共に新たな売上に繋がっていきます。

また管理者からも新しく作られた見積を見ることが出来るため、
お客様との交渉の際に管理者へ連絡し金額の調整を行うことも容易にできます。

まとめ

見積作成は、効率的な営業活動・顧客満足度向上のためにとても重要になってきます。

今一度、社内の体制などを見直して、「見積ソフトを入れるリスクやリターン」「見積ソフトの選択」をご検討ください。

参考:建築業・リフォームに特化した見積ソフト比較一覧-見積作成時間を短縮して業効率改善

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