入金管理システムとは ～導入のメリットとシステム選択のポイント～

入金管理は企業において重要な業務と言えます。重要な業務であるからこそ、確実な管理が必要です。
デジタル化が進む昨今、紙やエクセルをつかった、人の手作業でおこなう入金管理業務に限界を感じている企業も少なくないのではないでしょうか？

ここでは入金管理システム導入のメリット、システムを選択する時のポイントをわかりやすくご説明します。

入金管理システムとは

入金管理とは、提供した商品やサービスの対価として金銭を請求し、その後、請求した金銭が確かに支払われているかを確認して入金の有無を管理することをいいます。

入金管理システムとは、従来、人が紙やエクセルを使って手作業でおこなっていたこれらの入金管理業務を自動化するシステムのことです。

入金管理の業務内容

では、入金管理の基本的な業務内容を解説します。

入金確認

入金管理においての一番基本的な業務は、請求に対する入金の確認を行うことです。
取引先に送付した請求書の記録と銀行口座の入金履歴を照らし合わし、入金日や振込金額、振込名義などを確認します。

売掛金と入金データを照合

取引先から入金を確認出来たら、売掛金と入金データの照合を行います。
振込手数料が引かれていた場合や、サービス料の未収入、請負代金の未収入など、入金データと売掛金に誤差が出ることがあります。
速やかに原因を追究し、未収入分の対応を行うようにしましょう。

未入金の確認・催促

振込期限を過ぎても振込がない場合は、電話やメール、郵便で催促を行います。未入金における催促は、入金しているのに催促を行ってしまうと、取引先に不信感を与えてしまう可能性があります。
そのため、未入金の催促は、正確に迅速に行う必要があります。

入金消込

入金消込とは、売掛金や未収入金などの支払われていない請求金と、入金された金額を照合し、売り上げとして処理することを言います。
入金消込は月末などの締め切り日に集中します。取引の案件が多いと数十件もの入金消込を行わなくてはいけません。

入金消込の量が多くなるにつれて、人為的なミスが起きやすく、手間と時間がかかってしまいます。
しかし、入金消込は入金管理において重要な業務の一つであるため、慎重に正確に行う必要があります。

入金管理システムを導入するメリット

入金管理システムを導入することで得られるメリットをご紹介します。

メリット①自動で入金管理業務をおこなうことが可能になる

入金管理システムを導入することで、自動で入金管理業務をおこなうことが可能になります。

そのため、各金融機関や収納代行会社と何度も契約をおこなう必要もなくなり、決済ごとに入金情報や請求情報をデータベースで一括管理が可能となります。

また、ほとんどの入金管理システムは、金融機関と連携することで、エクセルの入金管理表をその都度、更新しなくても、リアルタイムに入金状況を確認することが可能です。

メリット②セキュリティ体制が構築されている

大切な顧客情報を取扱うため、入金管理において、もっとも重要なことはセキュリティです。その点においても、入金管理システムでは、グローバル基準に準拠したしっかりとしたセキュリティ体制が構築されているものがほとんどなので安心です。

メリット③売掛金の一括管理が可能になる

商品やサービスの納入日と代金の入金日が異なることや、取引先によって入金日がまちまちである、また、分割で入金が行われることも多々あります。これらを紙やエクセル等、手作業で管理することは、ヒューマンエラーの発生リスクが上がり、管理にかなりの時間を費やすこともしばしばでしょう。

ほとんどの入金管理システムは、金融機関と連携することで、エクセルの入金管理表をその都度、更新しなくても、リアルタイムに入金状況を確認することが可能です。

その為、売掛金の入金を一括で管理できるので、上記の問題も解消できます。

メリット④未回収金の回収効率が向上する

紙やエクセルなどで未回収金を管理している場合、未回収金を一つ一つ確認しなければならず、大変な作業です。ファイルがまとまっておらず、複数にわたっている場合はさらに大変です。

入金管理システムを使えば、未回収金の情報をすぐに確認することが可能です。
なかには、未回収金を自動で知らせてくれる機能を搭載したシステムもあります。

また、同時に、必要な請求書や督促状の作成も可能となります。

メリット⑤ヒューマンエラーが減少する

入金管理業務で必要なことは、正確さと細かいチェックです。
取引先の数が増えれば増えるほど、それに伴い、管理する量も増えていくため、どうしても複雑な業務になってしまいます。膨大な取引先との金銭の授受は、紙ではもちろん、エクセルでも管理するのは困難です。
そのため、入金管理に費やす時間が長くなり、入力ミスやチェック漏れなどのヒューマンエラーも起きやすいという課題があるのです。

入金管理システムの場合、こうしたミスを防ぐことができるので、より確実で迅速な作業が可能です。

入金管理システムを選ぶ時のポイント

入金管理システムを選ぶときのポイントをご紹介します。

ポイント１　自社に必要な機能が備わっている？

入金管理システムの機能をまず確認することが大切です。
今、困っている問題は何か、どの部分を便利にしたいのかを社内であらかじめ話し合い、明確にしておき、その解決のために必要な機能を備えているシステムの候補を上げ、その中から、決めていく方法をとると良いでしょう。

ポイント２　そのシステムは使いやすい？

入金管理システムを導入する部署や、実際に使用する社員のスキルに合った使いやすいシステムを選択することも大切です。

入金管理システムは誰でも使える簡単な操作のシステムが多いですが、中には経理や簿記の知識を必要とするような細かい設定ができるタイプもあり、注意が必要です。また、海外との取引がある場合は、外貨建取引に対応したシステムを選択する必要があります。使用する場面に合ったもの、自社に合わせた設定ができるシステムを選びましょう。

ポイント３　現在使用しているシステムと相性は良い？

現在使用しているシステムとの相性を確認することも重要です。現在使用しているシステムと連携できるかどうかは確認しておくべきでしょう。連携ができないと、結局入力のし直し、などの作業が発生し、期待通りに工数が減らない可能性もあります。

各地に支店がある場合や、グループ会社、子会社が多い企業でシステムを導入する場合は、各支店や子会社とデータがどこまで共有できるのか等も確認しておくと良いでしょう。

導入費用やランニングコストだけで選ぶと、導入後にトラブルになりかねません。自社に合ったものを選択することが重要です。

入金管理システム5選

では、弊社がおすすめする入金管理システムを５つご紹介します。
入金管理システムは、様々な企業が提供しており、どれがいいの分からないといった方も多いのではないでしょうか。
以下でご紹介するシステムを参考にしてみてください。

シクミネット

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シクミネットは、格安で使用できる会員管理・入金管理のクラウド型システムです。
専用のソフトを利用せず、設定も簡単であるため、誰でもすぐに利用することが出来ます。
また、会員の個人情報や入金情報、イベント参加情報のような会員に関する情報を一元管理することが出来ます。

サポート体制も充実しており、検討から利用開始後までヘルプデスクにて無料で、問い合わせを受け付けています。

らくらく君

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らくらく君は、経理業務を効率化できる銀行入出金管理システムです。
入金状況を自動で判別できるため、入金状況の打ち込みを行う手間が省け、入金管理に関するデータの帳票を自動で作成することが出来ます。

また、請求書も自動で発行してくれるため、入力ミスや計算ミスを防ぐことが出来ます。

freee

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freeeは、自動集計機能を搭載し、入金管理や消込の業務を効率化できる、クラウド型の入金管理サービスです。
取引先ごとの売掛金をグラフで閲覧することができ、自動で集計をおこなうレポート機能が搭載されているため、入金管理を簡単に行うことが出来ます。

また、インターネットバイキングを利用することで、請求書と銀行明細書が連動し入金消込を効率化させることが出来ます。

eSeikyu

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eSeikyuは、請求業務を完全にペーパーレス化でき、管理コストを削減し、担当者の作業時間を短縮できる入金管理システムです。
「取引先が多く、料金回収・入金回収が煩雑」「未入金の状況確認が大変」といった方におすすめのクラウドサービスで、
請求書作成や入金消込業務をシステム化することで、入金管理業務を効率化できます。

アラジンオフィス

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アラジンオフィスの入金管理システムでは、漏れなく・確実に請求処理を行うことができ、入金入力だけでなく、必要に応じて領収書の発行も可能です。

入金管理システムなら『建築業向け管理システム アイピア』

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まとめ

入金管理は、企業にとって重要な業務です。ここでご紹介した、入金管理システム導入のメリット、システムを選択する際のポイント等を参考に、入金管理システムを導入し、業務の効率化を図ってみるのはいかがでしょうか？