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基幹システムで見積管理!Excelから変えるべき理由とは?

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見積書をExcelで作成している業界・企業はまだ多くいます。
成約率を上げる要因の一つにお問合せから見積書提出までのスピードがあります。

他社よりも早く反応することで、競合ができにくく、
お客様の印象に残りやすくなります。

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Excelだと不便な事

外出先での見積作成

外出中にExcelで見積書を作成する場合は、
フォルダを検索して過去の見積書の中で近い見積書を探して見積書を作成するのが、
一番早い作成方法ではないでしょうか。
もしくは、一から手入力をしている方もいるかもしれません。
外出先では、ノートパソコンで作成する必要があるので、コピー&ペーストや資料を見たりと
小さい画面で操作するのは大変です。

クラウドの見積システムを導入することで、このような煩わしさから解放されます。

システム内で過去の見積書を様々な条件で検索して今回の見積書に取り込むことも簡単です。

また、クラウドになることで、端末を選ばなくなります。
Excelを使うにはWindowsのOSが入っている必要がありますが、
クラウドの見積システムでは、ネット環境さえあればパソコンはもちろんのこと、
タブレットやスマートフォンでも作成することができます。

申告承認フロー

出先で見積書を作成したからといって、そのまま見積書をお客様に提出することは
できません。

承認者に見積書を確認してもらい、社印を見積書に押してもらう必要があります。
その為に、わざわざ会社に戻るのは、時間のロスです。

電子印の登場で、クラウドの見積システムでは、
外出先からシステム内で申告・承認を行う事ができ、
担当者印や承認印や会社印を自動で押すことができます。
承認の履歴もしっかりと残るので、担当者も安心です。

基幹システムで見積管理をするメリット

基幹システムは財務、顧客、生産、購買、販売、在庫、人事、給与、勤怠の管理など
企業の情報を一元で管理することができます。
基幹システムで見積管理することで、様々なメリットがあります。

見積書を案件情報と紐づけて管理ができる

基幹システムでは案件情報や商談の進捗を管理することができます。
見積書が連携することで、見積書の提出率や見積書を提出した案件の成約率を
簡単に集計・計測することができます。

また、基幹システムではリアルタイムで情報共有がされ、会社のノウハウとして蓄積されていきます。
そういった情報をPDCAで分析・改善を行っていくことで、より成約率の向上が見込めます。

見積書の社内統一

基幹システムで見積書管理することで、フォーマットや明細の項目や書き方が
社内で統一されるようになります。

また、価格単価表やテンプレートなどを管理することができるので、
価格も人によってばらつきが無くなり誰が作成しても同じクオリティの見積書ができるようになります。

まとめ

見積システム単体ではなく、基幹システムと合わせて管理することで、様々なメリットがあることはお分かりいただけたと思います。
今後ますます、システムを活用する企業は増えていきます。今はExcelで作成していても特に問題を感じていなくても
競合他社がシステムを活用していくことで、次第にスピードや管理面で差が出てきます。

基幹システムアイピアは、現場担当者が使いやすいシステムをコンセプトに、
お使いいただいている企業様の現場の声を随時反映しているので、現場にあったシステムです。

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