【リフォーム会社向け】発注書をトラブル防止の観点から考える

建築業、リフォーム業界は「クレーム産業」と揶揄されることがあります。
リフォーム会社と職人、そしてお客様間でさまざまなトラブルが発生してしまうこともありますが
「言った・言わない」のトラブルは実に多いものです。

とくに、見積書や請求書、は作成・発行しているにも関わらずお客様からの注文書、下請け業者への発注書を作成せず口約束だけで済ませてしまうケースです。
大きなトラブルに発展して、業者から「依頼を受けたおぼえはない」などと言われてしまうと
お客様に大きすぎるご迷惑をかけてしまうことになります。

今回は、さまざまなトラブルの中でも「発注書」にまつわる部分を整理してみましょう。

発注書をやり取りしない場合に起こりうるトラブル

施工業者に発注書を作成・送付せず口約束で工事を依頼してしまった場合には
以下のようなトラブルが起こる可能性があります。

こういったケースが発生してしまった場合、施工業者と裁判沙汰になるか
リフォーム会社が泣き寝入りしてお客様に謝罪し、超過分の金額を飲むしか無くなります。

いずれにせよ、リフォーム会社からすれば損失にもなりお客様にも大きな迷惑をかけます。
信頼関係の低下にもなり、良いことは何一つありません。

「施工会社と信頼関係が出来てるから」も、問題が発生していないうちは言えますが
いざこういったトラブルが発生してから頭を抱えても、時すでに遅しです。

必ず発注書を施工会社に送ろう

こういったトラブルを防ぐために、必ず施工会社には発注書を送りましょう。
より確実性を持つのであれば、「発注請書」を施工会社から返送してもらうのがオススメです。

リフォーム会社が依頼した内容を、「確かに受領しました」という情報を
書面に残すのが発注請書の役割。これがあれば、上述したトラブルは起きにくくなるはずです。

併せて請求書も送ってしまう

施工会社との交渉ができれば、という条件付きにはなりますが
発注書を施工会社に送る際、本来なら施工会社が作成して返送するはずの「工事請求書」をリフォーム会社側で作成代行してしまうという方法があります。

これができれば、施工会社は請求書を作成する手間がなくなりリフォーム会社としても発注時の金額通りに請求がきたことが分かりやすくなるので管理面での効率化に相当なメリットがあります。

追加工事や工事内容変更の都度、発注書を作り直す

リフォーム会社によるある事例として、工事当初には発注書をつくるものの、工事中のイレギュラーなどで追加工事が発生してしまったものを現場の営業マンや施工会社任せにしてしまい
請求書が届いたときにはじめて追加工事があったことに気付く、というケースがあります。

これはリフォーム会社側からすれば粗利低下の大きな要因であり、工事の状況をリフォーム会社が把握していないことに他なりません。
万が一お客様からクレームが発生した場合にも対処が遅れて信頼低下に直結するトラブルです。

そうならないためにも、追加工事や工事内容が変わった場合には
対応スピードを多少落としたとしても発注書を作成しなおすことを推奨します。

▼注文書と請書による契約の成立をまとめたコラム
弁護士 赤塚洋信 公式サイト「注文書と請書による契約の成立」

発注書・発注請書・請求書の作成、発注書書き直しに対応するには？

ここまで紹介したノウハウを聞いて、「そんなの理想論で、実際そんな手間のかかることやってられない」と感じられた方も多いのではないでしょうか。

従来の紙やExcelなどの管理では、お感じの通り実用は難しいでしょう。発注の管理ができるシステムの導入は必須です。

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建築業・リフォーム業界向けのシステムでも、受発注管理ができるシステムがいくつか存在します。

受発注管理のみができるシンプルなシステムもありますが、
発注や請求は「原価管理」の一連の流れがあるので、できれば業務をまとめて管理したいものです。

できれば見積作成から発注、請求、入金を一元管理できるシステムを推奨したいところですが
リフォーム業界に多い「見積だけはシステムを入れてる」というケースを考慮して
見積システムのデータやExcelの情報を入れ込めるシステムを探すのも手段の一つです。

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アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。 さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

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まとめ

発注書を施工会社に送らないと、工事にイレギュラーが発生した際に施工会社が取り合ってくれなかったり必要以上の予算や工期が発生し、お客様に謝罪しなければならなくなりません。
覚えておかなければならないのは、どんなトラブルが発生しようが、それが施工会社原因であろうがお客様にとっては契約したリフォーム会社の責任でしかない、という点です。

発注書だけでなく、発注請書を用意したり、あらかじめ施工会社からの返送用請求書を代理作成する等の仕組みをシステム導入を通じて実施することで、トラブルだけでなく粗利低下も防ぐことが出来ます。

そういった仕組みを実直に進めていくことがお客様からの「しっかりした会社」という信頼構築にも繋がります。
ぜひ検討してみてください。