顧客対応力を上げるスマートフォンでのメール活用

業務の場面で、スマートフォンを使う機会はどれほどあるでしょうか。

最近はスマートフォン対応アプリも大変充実しており、メールや電話だけでなく写真や音声、動画の送受信ができるなどとても便利になりました。

今回は、そんなスマートフォンをつかったメール活用術を紹介します。

スマホでメールを送る

最近はスマホでの連絡手段も発達して、どこにいても簡単に連絡がとれるようになりました。

そのために、少しでも連絡が遅くなるとお客様からお叱りを受けてしまうことも増えています。

逆にLINEを活用して「いつでも連絡できるように」とすると社員は公私ともに対応が求められてしまい消耗することも考えられます。

そういったことを防ぐためにも、スマートフォンのメール活用をおすすめします。

見込み客への連絡漏れを無くす

窓口を事務所だけにしていると、さまざまなトラブルが起こり得ます。

  • 事務所から電話連絡を受けたものの、外出先でメモが取れず内容の確認に手間取る
  • 事務所からお客様の連絡を電話で伝えようとしたが、商談中のために連絡がつかない
  • 地図や写真などの資料に関する説明は電話では伝えずらい
  • 伝えた内容が記録に残らない

電話は非常に便利ではあるものの、電話に出れないことになるとその効果を発揮することができません。

スマートフォンのメールまたはチャットツールを使って、情報共有をスムーズにしましょう。

メールでの情報共有メリット

  • 口頭で伝えるよりも情報を漏れなく正確に伝えられる
  • 履歴を残せるのであとで確認できる
  • 相手が電話に出られない場合にも情報を伝えられる

メールで情報共有することで履歴が残せるので、伝達漏れや聞き間違いを防げるのは重要です。

ただ、パソコンのメールとスマートフォンのメール両方をチェックするのは手間がかかり、見忘れが起こることも考えられます。

パソコンで使っているメールをスマートフォンで見られるOutlookやGmailなどのメールサービスを使いましょう。

「同期する」ことで、パソコン・スマートフォンどちらでも情報確認が可能になります。

考えらえるデメリット

  • 送信先の方が確認したかどうかが分からない
  • 文章力によっては誤解が生じる

とくにお客様とのやり取りの場合、緊急連絡や重要な要件の際には「確認したかどうかの確認」が必要になります。

相手の反応が分からないことは、一方的な都合で解釈されてしまうこと可能性にも気を付けなければなりません。

とくにクレームやトラブル発生の対応では、メール連絡だけで済ませてしまわないよう注意が必要です。

まとめ

メールを使いこなすことで情報共有を「コントロール」できるようになります。

起こ薬様への連絡漏れを無くして信頼関係を獲得するために、ぜひ活用してください。

おすすめコンテンツ

  • 今こそチャンス!IT導入補助金を使ってお得にアイピアを導入
  • 一元管理による効率化で粗利が平均4%改善しました。株式会社コネクシオホーム課長吉田直樹様 リフォーム・建築業の情報管理にクラウドシステム「アイピア」
  • 読むだけであなたの会社に必要なことがすぐに解かる!建築業・リフォーム関係者必見の業務効率化ノウハウまとめ
PAGE TOP