業務改善

書類まみれのデスクをITの力で片付け不要にしよう

忙しいと、デスクが散らかりがち・・・

「散らかったデスク」の画像検索結果

客先訪問でリフォーム会社の事務所にいくと
デスクにさまざまな書類が散見しているのが目につきます。

日ごろからさまざまな業務に対応しているので
仕方ない・・・のですが、
デスクに書類が山になっていたりすると
必要な書類が必要な時に見つからなかったり
ひどいときにはなくしてしまう・・・ということもありえます。

将来的に業務に支障をきたす可能性すらあります。
一刻も早く資料整理を行うべきです。

とはいえ、「資料整理」と聞くと
いろいろと細かいルールを守らなければならないような気がして
面倒で手が出ないという方も多いはずです。

ということで今回は、
ITの力をつかって実現する「片付けいらずのデスク」の作り方を紹介します。

そもそも書類を「アナログ保存」してはいけない

束になった書類やお客様関係の資料が、
平積みでデスクに積み重なってしまってはいませんか?

あるいは、書類ボックスなどに仕舞ってはいるものの
欲しい書類を出す時にも探す時間が必要になってはいませんか?

これらの根本的な原因は、
アナログ保存=紙の紙のまま保管しているからです。

紙は1枚1枚薄いものの、積み重なるとそれなりの量になるうえに
混ざってしまう等でどこにどの紙があるか一見して分からなくなります。

「紙を探す」という作業も、毎日していると通算でかなりの業務時間を削ってしまうのです。

「ペーパーレス化」を目指そう

紙の状態で保存し続ける必要がある契約書などの重要書類を除いて、
ほかの書類・資料はデータ化して紙は処分してしまいましょう。

これをペーパーレス化といい、
ペーパーレスにしておくと様々なメリットを感じることができます。

ペーパーレス化のメリット

「オフィス きれいなデスク」の画像検索結果

書類をデータ化しておけば、さまざまなメリットがあります。

  • デスクが書類で埋もれることなく、整理整頓される
  • 印刷する、コピーするなど紙のコストがかからない
  • 紙資料のように時間が経って劣化することがない
  • 書類の確認がスムーズになる
  • データ化によってセキュリティ対策が可能になる

あまり注目されにくい点ではありますが、
「紙コスト」がかからないのは非常に重要なポイントです。

紙1枚印刷するのにも、白黒なら1~3円、
カラーなら15円程度することもあります。
これを事務所の全社員が毎日やっているのだから、費用は膨大なのです。

「デスクがきれいになる」以外にも様々なメリットがあるのを
感じていただけただろうと思います。

とはいえ、ペーパーレス化って面倒・・・?

ペーパーレス化、電子文書化などと聞くと抵抗を持つ方もいます。
管理できる状態になるまでの手間がありそう、パソコンが苦手、
取引先が紙でのやり取りを希望しているので紙をやめられない…など。

当然、習慣がつく前からいきなり
全資料をペーパーレス化してしまっては業務に支障が出ます。

こういったことは「スモールスタート」が大切です。
一業務、一部署からペーパーレス化をはじめてみましょう。

また、取引先に紙でのやり取りを求められるからといって
自社内でも紙管理をしておく必要はないはずです。

処分できない重要文書を除いて、普段はデータ管理をしておいて
必要なときに印刷するようにしてみましょう。
それだけでも、「探す手間」「紛失のリスク」などはぐっと下がるはずです。

書類整理に便利なEvernoteを活用しよう

書類整理の基本!収納・片付け不要のスッキリデスクにする方法

※画像クリックで詳細ページに移動します。

Evernoteは、パソコンやスマートフォン等で利用できるクラウドツールです。
テキスト・写真・WordやExcelなどのOfficeファイル、紙をスキャンしたPDFなどあらゆる資料を
まとめて保管しておくことができます。

スマートフォンがスキャナー代わり。書類がすぐデータ化できる

わざわざ複合機を用意しなくても、Evernoteにはスキャン機能が付いています。
紙をカメラにかざすだけで適切な角度に調整してPDFファイルとして保存してくれます。

これがあるだけで、手に入れた資料をすぐデータ化することが可能です。
しかもこの機能、名刺スキャンもできるので
もらった名刺もすぐスキャンして、顧客情報として保管することまでできます。

強力すぎる検索機能。画像の中の手書き文字まで判断可能

Evernoteでも特筆すべきはこの検索機能です。
なんでもかんでも「とりあえず」データ化しておいたとしても
この検索機能ですぐ探し出すことができます。

お客様の名前や、書類にあった言葉など
まさに「思い出す」ように検索ができるのでペーパーレスの実現が気軽になります。

まとめ

デスクが書類まみれ、必要なものがどこにあるか分からない
万が一のトラブルが起こってしまう前にぜひペーパーレス化を検討してください。

Evernoteはビジネス向けもあり業務管理にも最適であり、
かつ無料版もあるので試用も容易です。ぜひお試しください。

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