リフォーム営業担当の必修科目「GTD」とは

リフォーム営業担当の必修科目「GTD」とは

他業種と比べてもやることが多いリフォーム会社の営業。
様々な案件の様々な業務を同時並行でこなしている、そんな営業の皆様には頭が下がるばかりです。

ですがこういった働き方は、常に「次のこと」が頭にあるので「常にストレスフル」です。
何かの業務を終えたらすぐ次の業務にいくことになるので、仕事中の緊張感は相当高いものになっていませんか?

今回は頭の整理ができる、「GTD」という考え方を紹介します。

GTDとは


GTDとは、デイビッド・アレン氏が2002年に発売した著書
仕事を成し遂げる技術ーすとれすなく生産性を発揮する方法(原題:Getting Things Done)」
のなかで提唱したワークフローの管理手法です。

一言でいえば、多様な「やること」を整理し、今やるべき仕事だけに集中するための仕組みです。

例えば、リフォーム会社で営業を担当している場合、下記のように様々な仕事を並行して行っているでしょう。
これらの様々な業務を並行して考えながら実施することで、常日頃から甚大なストレスに晒されることになってしまいます。

  • テレアポ対応
  • イベント出展
  • 商談
  • 見積作成
  • 職人連絡
  • 着工式
  • 引き渡し

こうしたストレスフルな働き方の改善するために「GTD」の考え方を取り入れることは有効手段の一つです。
「GTD」を実践することで下記3点のような働き方を期待できます。

  • 「自分がいまどれくらいの業務量を抱えているのか把握しながら」
  • 「後に控える業務のことを一切考えずに、”今の業務”に集中して」
  • 「1つ1つの業務を“終わらせた”という達成感を味わう」
  • 施工管理システム

GTDを行うための6ステップ


GTDは、以下の6ステップで行います。

  1. あらゆるタスク(やること)をすべて書き出す
  2. 書き出したタスクの重要度や着手するタイミングを書き足す
  3. それぞれのタスクの具体的な手順を書き足す
  4. タスクを分類する
  5. 実際にタスクを実行する(業務を行う)
  6. 実行したタスクを「終わったもの」として管理し、
    書き足した「重要度」や「タイミング」「かかった時間」が適切だったか振り返る

ステップ1「あらゆるタスクをすべて書き出す」

GTDにおいて、最も重要なポイントはこのステップ1です。
現時点で抱えている業務を書き出しましょう。

この時重要なのは、書き漏れを残さないことです。
些細なことでも、今後やる必要があるものはすべて書き出しましょう。

GTDの目的は、「余計なことを頭から排除して今やることに集中する」ことです。
そのために「今時点で余計な事は一旦書き出してあるから大丈夫」の状態を作ります。

ステップ2+ステップ3「タスクの重要度/タイミング/手順を書き足す」

すべて書き出したら、次はそれぞれの「重要度」「タイミング」を書き足します。
これを行うことで、それぞれのタスクに対して「手を付ける順番(優先度)」が分かります。

優先度が分かったら、優先度の高い順番に手順を書き出してしまいましょう。
ここまでできれば、頭の中はかなり整理されているはずです。

ステップ4「タスクの分解」

たくさんのタスクが書き出されると、お客様事などタイミングが明らかになっているもの以外は、結局いつ着手すればいいのかが分からなくなってくるはずです。

そういった場合に備えて、書き出したタスクを以下のように分類しましょう。

  • 重要度が高く、優先度も高い業務
  • 重要度が低く、優先度が高い業務
  • 重要度は高く、優先度が低い業務
  • 重要度が低く、優先度も低い業務

上2つのように、重要度がどうかに関わらず、優先度が高い(タイミングが明確、締め切りが近いなど)業務は、率先して実行する必要があります。

とはいえ、重要度は高く、優先度が低い業務は「いつかやったほうがいいけど」と思いながら後回しになりがちです。
こういった業務は、優先度が高いタスクが増えていく毎に後回しになってしまうので、1日のスケジュールの中で「重要度は高く優先度が低い業務」を、少しでも取り組む時間を取っておくことが重要です。

最後の「重要度が低く、優先度が低い業務」については、そもそもやる必要がないのかもしれないし、必要だったとしてもわざわざ自分でやらなくても誰かに任せられるかもしれません。
ここまで整理出来たら、いつ、何をするかが明確なはずです。あとは手を動かすだけですよね。

ステップ6「GTDを振り返る」

基本的に、GTDをフレームワークを使って書き出しているタスクは、週に1回振り返って確認をしておくべきです。

様々なタスクが書き出されているはずなので、抜け漏れが起きていないかはチェックが必要なはずです。
また、これまで実行したタスクがちゃんと終えられているかも確認しておきましょう。

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まとめ

今回は、日々業務に追いかけられている、リフォーム会社の営業が「今やる事に集中できる」GTDを紹介しました。

すべてのステップをいきなり実施するのは大変なので、まずは「すべて書き出す」こと、「優先順位を決めること」から始めてみましょう。

GTDを実施する媒体はノートでも、ふせんでも、エクセルでも構いません。
使いやすいタスク管理ツールもあるので、調べてみてもいいかもしれませんね。

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