リフォーム業界に迫る「シャドーIT」の脅威

様々な業種と比べても、リフォーム業界はまだまだIT化については発展途上です。
それでも以前に比べてはさまざまなシステムやアプリの導入が進んできました。

ここで新たに表出するのが「シャドーIT」の脅威です。
文字面からはいかにも恐ろしい悪意の塊のような印象を受けますが
そんなことはありません。

多くの場合、シャドーITは誰かの善意や改善の意思から生まれます。
そしてどんな企業にも訪れうる可能性のあるものです。

シャドーITとは

「車 パソコン 営業マン」の画像検索結果

シャドーITとは、会社が許可・管理していない機器やシステムなどを
従業員が無断で利用・活用する状況を指します。
代表がITやシステムに詳しくないことの多い中小リフォーム業界では、
このシャドーITが数多く発生しています。

  • 私物のパソコンも活用して、外出先でも仕事できるようにしよう
  • 自分のLINE、お客様と友達登録してすぐ連絡できるようにしよう
  • スケジュール管理が手帳だと大変だから、個人的にアプリを使おう

こういったこと、働いているとよくありますよね。
とくに営業マンがお客様とLINEで繋がるということは
かなり多くのリフォーム会社で実践されていそうなことです。

シャドーITを野放しにしたら起こりうるトラブル

「セキュリティ」の画像検索結果

管理者側からすれば、若い人が勝手に使うしシステム管理者なんて居ないし、
それぞれが働きやすくなってるならそれでいいのでは?という意見の方も少なくないはずです。

その気持ちは分かります。ただ・・・
シャドーITは放置すると最終的に「会社の信用失墜」に直結することがあるのは
正しく理解しておくべきです。

  • 私物パソコンのウィルス対策が不十分だったためにウィルス感染
    そのまま業務上のデータにアクセスしてしまいデータが破損
    複数の人がアクセスするデータだったためほかの社員にも被害が広がってしまう。
  • 業務データが入った私物スマートフォンを紛失してしまい、
    中に入っていた顧客リストやお客様の現場写真が流出してしまう。
  • 個人利用向けのクラウドサービスでデータの受け渡しをしたが、
    サーバートラブルでデータ消失

どれか1つ起こっても、企業としては大変なトラブルです。
しかもこれが「会社が業務ツールを管理していないせいだった」となれば
お客様からの信頼は間違いなく、「この会社は管理ができない」という烙印に繋がってしまいます。

シャドーITをどう対策すべきか

かといって「シャドーIT禁止!!」と従業員に迫るのは
はっきり言って、仕事が出来ない経営者のすることです。

当然最終的にはシャドーITが発生しない、禁止にできる仕組みを構築したいものですが
まずはもう少し掘り下げてみましょう。
実はそこに「業務改善のヒント」が隠されているはずです。

①発生のきっかけを考えてみる

そもそも、会社で許可・管理していないツールを使うのは
社員にとって必要があるからです。
現状の働き方に手間や問題があって、それを解決する手段を会社が提供できていないから
社員は自分でツールを探して勝手に使うしかない状況になっているのかもしれません。

まずは社員が、私物としてどんなツールや機器を使っているか確認しましょう。
そしてそれを咎めるのではなく、システムを使い始めた原因(何が手間だったのか)を探る必要があります。

②仕事での利用を前提とした類似ツールを導入する

そもそもシャドーITが問題になりやすいのは、会社がそれを管理できていないからです。
管理できていないということは、以下のような情報が未確認になります。

  • 仕事での利用を想定された造りになっているのか
  • 外部攻撃に晒されるリスクはないか、対策はされているか
  • 操作ミスによる情報漏洩が起きにくい仕組みになっているか
  • 万が一外部攻撃や情報漏洩が起きた時、すぐ気付いて対策できる仕組みはあるか

システムやパソコン等の機器を会社として管理するのは、
情報漏洩や外部攻撃などのトラブルに対する対策と、万が一のトラブル発生時に
初動を早めることが大きな目的です。

どれだけ便利なツールであっても、個人利用が前提になっていては
会社は利用者名簿などを管理することができません。

そうなると、トラブル発生における「いつ、誰から発生したのか」を
いち早く察知することができず、初動が遅れて被害が拡大してしまいます。

そういった事態に陥らないためにも、
会社がシステムを管理する前提で、業務用システムを活用することを推奨します。

「ラインワークス」の画像検索結果

業務利用が前提となっているシステムは、
必ずといっていいほど「管理機能」がついています。
閲覧権限や操作権限の管理、アクセス履歴の管理などしっかり対応することができます。

当然、ある程度の利用料が発生するのでツール選びは慎重に。
ただし冒頭で説明した「信用失墜」を防ぐ保険代として予算はかけるべきです。

まとめ

正しく管理できれば、ITツールを使うことはメリットばかりです。
この機会に「シャドーIT」という言葉を知っていただいたなら
これを成長のチャンスとして社内の現状ヒアリングから始めてみてください。

side bnr

  • 一元管理による効率化で粗利が平均4%改善しました。株式会社コネクシオホーム課長吉田直樹様 リフォーム・建築業の情報管理にクラウドシステム「アイピア」
  • 読むだけであなたの会社に必要なことがすぐに解かる!建築業・リフォーム関係者必見の業務効率化ノウハウまとめ
PAGE TOP