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システムを検討するべき?建築業界の課題を整理してみた

新築、リフォームなど建築業界には様々なシステムがあります。
実際本ブログでも「リフォーム 顧客管理」や「建築 基幹システム」などで
調べてたどり着かれる方が多くいらっしゃいます。

課題によって御社に最適なシステムは異なるものですが、
なかなか自社の課題がなにかを明らかにできず、
どんなシステムを選べばいいか悩んでいる建築業者さまは多いようです。

今回は、建築業界の皆様が抱きがちな課題を整理します。

よくあるきっかけ①「ひとつひとつの仕事に時間がかかりすぎる!」

最近は、働き方改革などを通じて従業員の働き方を改善したいと考える経営者さまも多いようです。
「残業が多い」ことに気が付き、原因を探ってみると以下のようなことが見つかることがあります。

  • 経理と現場で管理する方法が違うので、同じ情報をわざわざ二重入力をしている
  • お客様から連絡があっても、書類がどこにあるか分からなくて関連情報をすぐに見つけられない
  • 現場のことやお客様のことを確認する為に、わざわざ外出中の担当者に聞かないと分からない
  • 急いで見積書を作成したものの、上司が出かけているので承認が取れず結局翌日提出する

これらは、「情報共有」の在り方が間違っているからかもしれません。
例えばお客様の情報を管理するにあたって、担当者一人一人がそれぞれ
好きな方法でメモを取ったりしていると、いざという時に確認が取れないことになります。

こういった小さな手間も積もっていくと生産性を大きく下げます。
ビジネスパーソンは年間150時間を探し物に費やしているとする報告もあるくらいです。

「顧客管理システム」の導入を検討するべきでしょう。
お客様に関連するすべての情報をシステムに入力するようにして、
確認もそこから行える環境を構築しましょう。
使う場面や情報によって適切なシステムは異なるので、じっくり探すことも重要です。

参考記事:
顧客管理システムを選ぶ6つのポイント+システム3選

よくあるきっかけ②業務トラブルを解決したい!

現時点で起こっているか、将来的に起こる不安を抱えているか
会社さまによってその視点は様々ですが、以下のようなポイントもきっかけになりえます。

  • せっかくお客様からご契約をいただいたのに、事務の請求書発送対応が漏れていて1か月後に請求した
  • お客様からの入金漏れがあったことに気が付けなかった
  • チラシやダイレクトメールを、郵送NGのお客様にも送ってしまった
  • 来月の支払い金額が正確に把握できなくなっている

現時点で起こってしまったことなら「取り急ぎの緊急対応」も必要ですが
今後起こさないようにするためには全体的な仕組みを変える必要があります。

また、現時点ではまだ起こっていないのも
それはただ事務や経理など担当者の方が優秀なだけかもしれません。
取り扱う案件が増えたり、新しいサービスを始めたり、
万が一いま働いてくれている従業員が辞めてしまったときなどに
同じ品質の対応ができると保証してくれるものは何もありません。

入金や請求を管理する「販売管理システム」や「会計システム」、
これらのバックオフィス業務も一元管理できる「顧客管理システム」の検討が必要です。
御社のワークフローを整理したうえで、それぞれの情報が扱えるシステムを探しましょう。

参考記事:
販売管理とは
販売管理システムとは?Excelから脱却して業務を効率化!
財務/会計管理とは

よくあるきっかけ③1現場あたりの原価を抑えて、粗利率を高めたい!

  • 工事にかかる原価が把握できておらず、粗利率の低すぎる見積を作って契約してしまう
  • 会社全体で案件ごとの粗利率を設定しておらず、担当者によって出す見積の金額や内容がバラバラ
  • せっかく粗利率を設定しても、見積の作り方がバラバラで粗利率が安定していない
  • いざ工事が始まってみると予想外の補修や追加工事に追われて、気が付くと粗利がとても低い
  • 追加工事があったことを担当者が把握しておらず、業者請求で原価割れに気付く

日々の営業や工事に追われているとなかなか「会社全体の粗利率」について
考える時間を取れずに、粗利率を高められる可能性を自社が秘めていることに
気が付かない経営者の方も多くいらっしゃいます。

いざその視点を持って営業や現場の動きを見てみると
見積作成、現場管理、発注、請求など様々な場面で「原価割れ」の原因があることに気が付くはずです。

「見積システム」や「原価管理システム」の導入を検討しましょう。

参考記事:
建築業・リフォームに特化した見積ソフト比較一覧
原価管理で利益を創出する5つのポイントとシステム3選

まとめ:システムに「使われる」事態に陥らないために

今回は、大きく分けて3点の「システム検討のきっかけ」を整理しました。
これらのきっかけは建築業界の皆様なら誰もが関係するであろう課題ですが、
それぞれの課題を解決する複数のシステムを導入してはいけません。

システムの使い方をいくつも覚える羽目になるうえに、
情報が1つにまとまらないので転記の手間が生まれてしまったり
経営者が情報を分析するのに必要以上の時間や労力が生まれてしまいます。

結局、全体的な手間が変わらない事態を避けるためにも
一元管理システム(基幹システム)の導入を検討するのがベストです。

ただし、一元管理システムを導入するためには
社内のあらゆる情報管理について「どのように管理すべきか」を整理したり
パッケージシステムなどに合わせたときに問題が発生しないか確認する必要もあります。

ぜひ一度、システム会社と相談しながら
自分たちにあったシステムを検討してください。

参考記事:
顧客・商談・原価管理・経営分析・マネジメントが出来る中小企業向け一元管理システム「アイピア」

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