リフォーム会社が見積システムを検討する際に押さえておくべきポイントとは？

住宅リフォームは家の構造や工事内容、依頼する業者によって費用が変わります。
その為、毎回見積書を作成する必要がありますが、見積精度や見せ方が重要になってきます。

住宅リフォーム業界ではエクセルで見積書を作成している企業がまだ多くいます。
エクセルはパソコン（Mac以外）を購入した際に初期からあるソフトで、個人で使用する際には使いやすく便利なソフトですが、営業担当者が複数になると、担当者ごとに書き方に違いが出てきます。いわゆる属人化というものです。

この記事では、エクセルから見積システムに切り替えを検討している方向けに、住宅リフォーム会社が見積システムを導入する際に知っておきたいポイントをご紹介いたします。

見積システムの種類別メリット・デメリット

見積システムは大きくパソコンにインストールするシステムとインターネット上で使用するクラウドシステムに分けることができます。
それぞれのメリットとデメリットを見ていきましょう。

インストール型見積システムのメリット

インストール型は、その名の通りソフトを自社のパソコンにインストールして使うシステムです。
インストール済みのパソコンのみで利用可能です。
インストール型システムのメリットは、以下の通りです。

インストール型見積システムは、見積書のレイアウトの変更や電子印を設定できたりと、自社にあった形式の見積書を作成することができます。

インストール型見積システムの操作スピードはパソコンのスペックによって、変わってきますが、多少明細行が多くなっても急激にパソコンが重くなり、操作感が失われることはありません。

インストール型見積システムは、パソコンにシステムをインスールする形式になり、初期費用はある程度高くなりますが、月額費用は発生しません。
（操作サポート料が発生する見積システムもあります。）
その為、見積システムを長く使えば使うほど、お得となります。

インストール型見積システムは、パソコンにシステムをインスールする形式になるので、インターネット環境がなくても使用できます。

インストール型見積システムのデメリット

上記に対して、インストール型システムのデメリットは、以下の通りです。

見積システムをインストールして使用するので、見積書のデータはインストールしたパソコン内に保存されていきます。
（社内ネットワーク内で共有している企業もいます。）

見積システムをパソコンにインストールするという事は、各担当者が見積システムの設定を自由に変更できるという事です。

設定を各自で設定ができる為、各自が見積書を作成しやすい方法で変更できるので、見積のスピードが上がるという事は良い面もありますが、企業としてはとても危険な状態とも言えます。

また、作成しやすい方法や契約になりやすい見積書の作成方法などが共有されない為に、企業の資産になりません。

インストール型見積システムは端末のバージョンアップに対応できません。
以前では、WindowsXPのサポートが終了に伴い、Windows７やWindows８にパソコンを買い替える企業を多く出ました。

その際に、見積システムがWindowsXPまでしか対応していなかった為に、見積システムも併せて再購入する必要がありました。

また、新しいパソコンを購入する際に、見積システムがWindows７までしか対応していない為に、Windows８を購入したいがあきらめて、わざわざ一つ古いバージョンのシステムを購入した企業もいます。

インストール型見積システムは使う端末のバージョンに依存する可能性があります。

クラウド型見積システムのメリット

多くのクラウド型見積システムは、見積機能単体ではなく、顧客や案件管理を併せて管理することが多いです。
クラウド型システムのメリットは以下の通りです。

クラウド型見積システムは、クラウド上にデータがあります。
その為、災害やパソコンが故障しても、データが消えることはありません。
新しいパソコンの購入すれば、すぐに今まで通りの業務を再開できます。

クラウド型見積システムは登録した情報が１カ所に集約されます。
他の人が作成した見積書を検索して参考にしたり、今回の見積に取込むことが簡単に行えます。

また、情報を社内で共有できるので、管理者へ見積書の申請・承認をシステム内で行う事ができます。
管理者が外出中でも申請をすることで、管理者は出先で承認することも可能です。

クラウド型見積システムは定期的にバージョンアップを行っています。
バージョンアップでは新機能の追加やバグの修正などです。

OSのバージョンが変わっても今まで通り利用することができます。
システムを買いなおす必要がありません。
常に最新のシステムを利用することができます。

クラウド型見積システムのデメリット

上記に対して、インストール型システムのデメリットは、以下の通りです。

クラウド型見積システムはWebサイト上のシステムです。
つまり、インターネットに繋がっていないと利用することができません。
また、データをサーバから取得する為、インターネットの回線スピードが遅いと
システムのページ遷移や登録・更新といった処理が遅くなります。

クラウド型見積システムはクラウドサーバを使用する為、月額利用料が発生します。
その為、長期で見た場合、インストール型見積システムより割高になることがあります。
ですが、その分インストール型見積システムと比べて、初期費用が安いシステムが多く、初期費用を抑えることができます。
会社の立上げ時や社員が少人数の会社で、システムに費用をかけたくない企業にはあっています。

リフォーム会社が見積システムを検討する際に気を付けるポイント

見積システムにつて説明してきましたが、実際にリフォーム会社が見積システムを検討する際に気を付けるポイントを見ていきましょう。

使いやすさ

やはり一つ目は使いやすさです。
どんなに高機能な見積システムでも使いこなせなければ意味がありません。

リフォーム業界はITリテラシーが低いと言われており、パソコンが不得意な人が多くいます。
パソコンが不得意な人でも「すぐに使える」「すぐに覚えられる」システムである必要があります。

積算が可能(原価計算機能の有無)

リフォームは工事内容や商品や業者によって原価が変わってきます。
見積書を作成する為に、業者から見積をとり積算をするので、積算ができる見積システムでなければいけません。

使いやすさを考えると、積算から掛け率や粗利率で一括で見積書が作成できる機能があると現場は手間が減るので喜びます。

階層見積に対応

簡易的なリフォームの場合、表紙と明細が１枚になった見積書でも大丈夫ですが、規模が大きくなると業種や部位ごとに階層分けした見積書の方が見やすくなります。

特に最近は、明細を気にするお客様が多くなってきたので、以前は１式でまとめていた明細も項目ごとに細かく見積書を作成する必要が出てきました。
見積書の見やすさは契約率に影響するので、階層が作れる見積システムを選びましょう。

見積マスタ

見積マスタとは、会社内で基準となる見積書のテンプレートです。
例えば、トイレ入替工事で必要な工事項目や原価や見積価格が入った見積書です。
見積マスタを使う事で、営業担当者によって金額が違うという事も減り、新人の営業担当者でも漏れの無い見積書が作成できるようになります。

連携のしやすさ

見積システムを検討する際に、他の業務との連携も考えることで、業務効率は大幅に向上します。

例えば、見積書で作成した内容を請求書や発注書に転記をしていませんか？
見積システムを導入して見積作成時間が短縮しても、他のシステムやエクセルなどへの転記作業があると、業務効率が向上した実感が湧きにくく、導入した見積システムが「使えない・めんどくさい」ということになりかねません。

特に営業が使う積算システムや営業支援システムとの連携ができると営業の入力負担が軽減しますのでお勧めです。
見積システムを検討する際には、他の業務との連携も視野に入れておきましょう。

また、見積システム・積算システム・営業支援システムなど各業務ごとにシステムを導入して連携させてもよいですが、こういった機能が１つのまとまったシステムをご存知でしょうか。

リフォーム会社向け見積管理『建築業向け管理システム アイピア』

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。 さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

アイピアはここが便利！6つのポイント

• 問合から引渡しまで工事に関するあらゆる情報を一括で管理できる
• 工程表や必要書類を簡単に作成できる
• 工程や写真、書類の管理や共有が簡単・スピーディ
• 現場の進捗状況をどこでも確認できる
• 会社に利益が残る
• 経営状況を把握・分析できる

施工管理システム『アイピア』はこちら

では、アイピアの見積機能を詳しく紹介していきます。

アイピアの見積はEnterで移動

アイピアで見積書を作成する際に、Enterで次の項目に移動していきます。
見積書をエクセルで作り慣れた方でもすぐに使える仕様になっています。

アイピアは階層見積が可能

アイピアでは現在5階層まで対応可能です。
1日で終わる小工事から数カ月に及ぶ大工事まで対応可能です。
作った見積書はPDFで印刷するかエクセル形式でダウンロード可能です。

アイピアは申請・承認機能対応

アイピアは申請・承認機能があります。
営業担当者が作成した見積書を申告することで、管理者は外出先でも内容を確認して承認できます。

アイピアは見積マスタ対応

アイピアには見積マスタ機能や取込機能に対応しており、過去の工事の見積やあらかじめ登録しておいた見積書を取り込むことができます。

検索取込やマスタ取込を使えば様々な情報をコピーすることができます。

直接入力の手間を減らすことで、打ち間違いや入力漏れを減らすことができます。

検索取込やマスタ取込をクリックすると過去の見積やあらかじめ用意したひな形といった取り込みたい見積書をあらゆる情報で検索することができます。

アイピアでは積算が可能

アイピアでは積算の入力が可能です。
また、作成した積算を見積に掛け率で取込むことができます。
重複入力が無くなり作業効率が向上します。

アイピアの見積機能は他にも便利な機能がまだまだあります。
実際に動くアイピアを見ることができる無料体験デモを行っています。
体験デモはこちらから。

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まとめ

今回は、リフォーム会社が見積システムを選択する際に検討するポイントについて解説しました。

リフォーム会社がシステムを導入するポイントとしては、積算・階層のように見積書自体の自由度の高さや、テンプレート設定・業務連携のように使いやすさを重点的に見ておくとよいでしょう。
いずれにしても、「導入したのに結局使わなかった」とならないよう、自社に適切なシステムかどうか精査し、システム導入を検討するのが良いでしょう。