原価管理

領収書の意味とは?レシートとの違いなど基本を紹介

領収書とは

「経理さん」の画像検索結果

領収書の意味については、Wikipediaに以下のように記してあります。

領収書(りょうしゅうしょ、英:receipt)とは、代金の受取人が支払者に対して、何らかの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類のこと。英語ではレシート(receipt)というが、日本では手書きのものを領収書、レジなどで機械印字されたものをレシートと区別して呼ぶ場合もある。

領収書-Wikipedia

Wikipediaには領収書とレシートの違いがありますが、実は「どんな形状か」以外にも内容的な違いがあります。

領収書とレシートの違い

領収書とレシートは、書いてある内容に差がありますが、「金銭を受け取った事を証明する」書類としては同等の価値があります。

なんとなくレシートよりも領収書のほうが良いという印象を持ちがちですが、情報さえ揃っていればどちらでも構わないというのが実際です。

ただし、この「情報」の種類が重要です。

領収書に必要な情報

領収書は、サービス提供者が「お金を受け取った」ことを証明するための書類です。

以下の4点が備わっていれば、領収書として成立します。

  • お金を支払った人の名前
  • お金を支払った日付
  • 支払った金額
  • 但し書き(支払った目的や内容など)

領収書は形式が指定されているわけではありません。

その点を考えてみると、領収書の中には宛先が「上様」になっていたり但し書きが「御品代」など省略されて後から問題にケースもあります。

逆にレシートのほうが機械的に出力するので必要情報が網羅されていたりするケースもあるほどなので、一概に「領収書」「レシート」が区別できないことが分かりますね。

領収書の注意点

「注意点」の画像検索結果

①受け取った領収書には保管義務期間がある

領収書は一定期間の保管が求められます。期間は種類によって異なります。

  • 個人事業主で簡易な方法による記帳の白色申告をしている場合は5年
  • 青色申告をしている場合は7年
  • 青色申告の法人で欠損金が生じた事業年度(平成20年4月1日以降)は9年

最近は書類をスキャンして電子保存することも認められるようになり、原本管理が大変楽になりました。

ただし、電子保管には電子帳簿保存法の申請が必要です。

②宛名や但し書きはできるだけ正確に

領収書には支払った日付や金額のほかに「宛名」「但し書き」が必要になります。

これを「上様」「品代」としてしまうと、精算時にトラブルになってしまったり事実確認のために経理チームが大変な手間を取らなければならないことがあります。

情報はできるだけ正確に、誰が何を何のためにいくら使ったのか分かるようにしておきましょう。

まとめ

今回は領収書に関する基本的な情報をまとめました。

注意点については気を付けておかないとトラブルになったり、申請側はよくても手続きするバックオフィスが大変な迷惑を被ることになるので注意が必要です。

おすすめ記事

  1. 建築業 業務管理システム リフォーム
  2. 目標管理 マネジメント モチベーション向上 業務改善