DX化や環境保護対策に伴うペーパレス化で、さまざまな書面がファイル化される場合やメールで済まされるケースも増えています。
では、代金の請求や支払いという取引上、重要な書面となる請求書をPDF化した場合、法的に有効と認められるのでしょうか。
電帳法やインボイス制度との関係も含めて解説していきます。
目次
PDFの請求書の法的な有効性
PDFの請求書はそもそも法的に有効なのでしょうか。
この点、請求書は取引の証拠となるなど、経営上、税務上は重要となりますが、代金の請求や支払いをするうえで、特別な形式が求められているわけではありません。
法律上は、口頭の契約でも取引は成立し、この商品やサービスがほしい、代金を支払うといった口約束も可能です。
つまり、請求書は紙で発行しなくてはならないという法律上の義務はなく、PDFの請求書は有効です。
PDFの請求書に押印は必要?
では、PDFの請求書に押印は必要でしょうか。
紙の請求書には必ずといって良いほど押印がなされています。
せっかくPDFにしてペーパレスでメール添付をしようと思ったのに、押印が必要となれば、プリントアウトして押印しなくてはならないのでしょうか。
結果から言うと、押印がなくても請求書は有効です。
日本は印鑑文化があり、長く商慣習として行われてきました。
もっとも、押印に意味がないわけではありません。
押印することで請求者の責任が明確になりますし、ニセモノの請求書ではないことや改ざんなどのリスクを防止することができます。
PDFの請求書に押印は必要ありませんが、改ざん防止や責任の所在を明確にするため、電子印鑑やタイムスタンプを利用することで信頼性を高めることができます。
PDFの請求書とインボイス制度の関係
インボイスは適格請求書とも呼ばれ、売り手が買い手に対して正確な適用税率や消費税額などを伝えるために導入される制度です。
PDFの請求書とインボイス制度の関係を押さえておきましょう。
インボイス制度とは
買い手が仕入税額控除の適用を受けたい場合には、原則として売り手である登録事業者から交付を受けたインボイスの保存などが必要です。
一方、売り手である登録事業者は、買い手から求められた時は、適切な項目を記したインボイスを交付し、交付したインボイスの写しを保存しておかなくてはなりません。
PDFの請求書の記載項目
PDFの請求書の記載項目は課税事業者としてインボイスの発行を求める場合や登録事業者としてインボイスを発行する場合は適格請求書としての記載が必要です。
一方、2023年10月にインボイス制度が始まるまでの時期や制度スタート後も非課税事業者への請求書発行や登録していない事業者の場合は、区分記載請求書としての項目を記載しておかなくてはなりません。
区分記載請求書の場合
区分記載請求書の場合のPDF請求書の記載項目は以下の通りです。
- 区分記載請求書等発行者の氏名又は名称
- 課税資産の譲渡等を行った年月日
- 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の提供の内容(軽減税率の対象となる場合はその内容と軽減税率の対象である旨)
- 税率ごとに区分して合計した税込価格
- 区分記載請求書等の交付を受ける事業者の氏名又は名称
適格請求書の場合
適格請求書の場合、区分記載請求書の項目に登録番号と、適用税率および消費税額などの項目を追加しなくてはなりません。
具体的な記載項目は以下の通りです。
- 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
- 課税資産の譲渡等を行った年月日
- 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の提供の内容(軽減税率の対象となる場合はその内容と軽減税率の対象である旨)
- 税率ごとに区分した税抜価格又は税込価格の合計額及び適用税率
- 消費税額など
- 適格請求書の交付を受ける事業者の氏名又は名称
インボイス制度に関する記事はこちら
請求書をPDF化するメリット
請求書は紙でもPDFでも良いわけですが、請求書をPDF化するメリットはどんな点でしょうか。
以下でメリットをご紹介します。
コスト削減
PDFで請求書をメール添付することや専用システムでダウンロードできる形式にすれば、紙の請求書の印刷コストや紙の代金、郵送コストなどを削減できます。
改ざん防止
紙をはじめ、ファイル形式でもワードやエクセルなどで送る場合、改ざんのリスクが否めません。
PDFは編集ができない仕様なので、改ざん防止に役立ちます。
請求業務が効率化
PDFの請求書はメールに添付し、パスワードを設定して送るだけです。
これに対して、紙の請求書を郵送するとなれば、作成したファイルをプリントアウトし、三つ折りにして封筒に入れ、宛名を張ることや記入したうえで封印し、郵便ポストや郵便局へ投函に行かなくてはなりません。
行う作業が多く、時間もかかります。
PDF化することで請求業務が効率化し、時短になり、人員削減も可能です。
請求書をPDF化する際の注意点
請求書は、今すぐ気軽にPDFして良いかというと、実は注意点があります。
請求書をPDF化する際の注意点について確認しておきましょう。
取引先の了承を得る
これまで紙で郵送していた場合や直接手渡していたような場合に、請求書をPDF化する際は、事前に取引先の了承を得ましょう。
取引先によってはDXなどが推進されておらず、データでは困るケースもあります。
セキュリティ対策を万全にする
セキュリティ対策は不可欠です。
メールに添付して終わりといったことがないようにしましょう。
万が一メールの宛先を間違えた場合、別の取引先に情報が流出するリスクもあります。
簡単に内容が見られないようパスワードを設定するとともに、パスワードは別のメールで送ることや取引先ごとに事前に決めて通知しておくことが大切です。
メールの件名で請求書の添付を知らせる
PDFの請求書をメールで送る場合、メールの件名で請求書の添付を知らせましょう。
件名ですぐにわかるようにしておかないと、うっかりメールを削除してしまう場合や見逃して放置されてしまうおそれがあります。
電子帳簿保存法改正に対応する
電子帳簿保存法改正により、請求書などを電子データで発行・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした状態で保存することが義務付けられています。
そのため、以下の点に注意しましょう。
検索しやすいファイル名を設定する
電子帳簿保存法では電子データの真実性の確保と、可視性の確保が求められます。
可視性を確保するための要件の一つとして、検索性を確保しなくてはなりません。
そのため、検索しやすいファイル名を設定することが大切です。
取引先別かつ、月次や取引番号順などがわかるような、整理しやすいファイル名を設定し、統一化を図りましょう。
電子データの保存規定を社内で決定する
2022年1月の電子帳簿保存法改正以降は、PDFファイルは紙でプリントアウトして保存することは認められず、電子データで保存しなければなりません。
どのように、どこで保存するのか、保存規定を社内で決定し、データの消失や流出、保存漏れなどが起こらないように注意しましょう。
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まとめ
PDFの請求書は法的な有効で、押印も必要ありません。
ただし、責任の所在を明らかにし、偽造や改ざんを防ぐために電子印鑑やタイムスタンプを利用すると安心です。
PDFの請求書もインボイス制度に対応するようにし、区分記載請求書の場合、適格請求書の場合の記載項目に対応するようにしましょう。
請求書をPDF化するメリットはコスト削減になり、改ざん防止ができ、請求業務が効率化することです。
請求書をPDF化する際の注意点として、取引先の了承を得ること、セキュリティ対策を万全にすること、メールの件名で請求書の添付を知らせること、電子帳簿保存法改正に対応すること、検索しやすいファイル名を設定すること、電子データの保存規定を社内で決定することが大切です。
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