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生産性向上にミーティングはどう関われるか?

企業に所属している中で、必ずと言っていいほど存在する「ミーティング」。
「ミーティングの質が会社の質に繋がる」と言えるほど、組織の中で共に働いていくうえで必要なものでしょう。
今回はそのミーティングが企業の生産性にどのような影響があるのか、生産性が上がるミーティングとはどういったものなのかを書いていきます。

企業におけるミーティングの現状

今現在の企業において、ミーティングがどのように行われているのかを書いていきます。

質の悪いミーティングの例

ではまず、「質の悪いミーティング」とはどういったものか。
以下のような事態に、「あるある」と思われる方もいると思います。

・小規模の会社での、全社員参加型のミーティング
新入社員ベテラン社員そして経営者、すべての社員が参加したミーティング。
内容はほとんど「会社の現状、営業方針、次月の目標」など。
社員は問われた時だけ答え、基本上の話を聞くのみ。・日程が直前に知らされる(どのくらいの時間かかるのかわからない)
「来週水曜の午後にミーティングするので参加できるように予定調整をしてください」と、
木曜に言われるようなことはありませんか?
その時点で、従業員は何をしなければならなくなるのでしょうか。
まず「来週の予定を確認」し、「水曜午後の予定を調整」し、そのために
「ほかの曜日、他の週に予定を入れるために客先へ連絡する」というような
動きをしなければなりません。・直前に渡される会議資料
いざ会議をするときに、資料が直前に渡されて、会議をする中で
「ここの数字が違う」「ここがこの数字になるから・・・」と計算して、という
無駄な時間を過ごすこともあります。・月の営業成績を元に成績低迷社員への叱咤激励
こちらも全社員参加型のミーティングにありがちなところです。
前月の営業成績を書き出し、成績が低迷している社員を立たせ、叱咤激励をする。
「今時そんなところあるのか?」と思われる方もいれば「うちでもやっているな」と思っている方どちらもいる事でしょう。

・目的の無いミーティング
会議が終わった時に「先月の会議と何が違ったの?」「また同じこと言ってる」と思う方も必ずいると思います。
先月の売上を発表し、成績がいい社員には意見を発表してもらい、当月の売上目標を各支店ごとに発表して、
最後は「今月も気合を入れて頑張りましょう!」で終わるような会議、してませんか?

このようなミーティングをする企業は、今現在も数多く存在しています。

質の悪いミーティングの原因

質の悪いミーティングの原因が何にあるのか、考えていきます。

・ミーティングの参加人数が多すぎる
ミーティングに対して「全社員参加」や「全役職員」としているので、
ミーティングの内容に合わないような社員(営業会議における事務員、経営会議における主任クラス)は
会議の中での発言力が無く、トップダウンで会議内容をインプットします。
「それなら決まったことを後で教えてくれれば」と思うこともあるでしょう。・気まぐれにミーティングをする経営者
「そろそろミーティングを設けて各所長と顔を合わせないと」のような理由で
わざわざ本社に支社の社員を呼び寄せるようなことをする経営者は居ませんか?
「そろそろ時期だから来週あたりミーティングしないとな」というだけでは、
資料を用意するほうも何を用意すればいいのか分からず、
その場しのぎの資料しかできなくなってしまいます。
その結果、会議自体に資料内容が十分に間に合わず、数字のミスや
ミーティングの質の低下に繋がります。・営業上がりの上長、経営者
営業成績の低迷社員を責める上長や経営者というのは、
自分がそのような経験があるからというのが一番の原因です。
咤激励を受けて「よし、ならもっと頑張らなければ」と思う社員は少ないと思います。
「来月も責められるなんて嫌だ、数字を上げなければ」というネガティブな気持ちで
営業をする社員が増えていくと、売り上げ全体が下がっていきます。

ミーティングが企業に与える影響

では、「ミーティング」自体が企業にどのような影響があるのかをあげていきます。

時間的コストがかかる

「うちの会社ではミーティングは1時間に収めているよ」という企業でも、
ミーティング参加者が8人いた場合、トータルで8時間のコストがかかります。
それが全社員20名だった場合、トータルで20時間、1人で言えばおよそ3日間の
時間が使われています。

機会コストを失う

あまり聞きなれない表現かもしれませんが、「ある一方の選択を取ったために、
もう一方の選択をする機会を失う」ということです。
得るもののなかったミーティングに参加した後、「こんな事なら営業したかった」
と思う方もいるかもしれません。

営業の取次が出来ない

会議中に営業マンへお客様から連絡がかかった場合、会議中の為取り次げず、
「後程かけなおします」と返答するしかなくなってしまいます。
これではもしお客様が緊急でも伝わるのが遅くなり、トラブルに繋がってしまいます。

生産性が上がるミーティング

では、実際に「生産性が上がるミーティングを行っている」企業の例を挙げていきましょう。
今回は世界的に有名な企業であるGoogleとAppleで使われている会議術です。

Google

・会議の決定はデータに基づいたものでなくてはならない
社内での立場や、いわゆる「声の大きい人」の意見が通りやすいということをなくすために、
会議の決定に関しての意見は、必ず「それを根拠づけるデータ」を提示することを徹底しています。

・会議人数を絞り、議題を示す
会議に出る人数は、内容に関係のある少数人数で、かつ必ず議題を設け、
それに沿って会議を進めるようにしなければなりません。

・時には会議をせず決定する
会議をするためにスケジューリングが上手くいかず、決定をするまでに
余分な時間がかかってしまいます。
時には会議を開かずとも、決定を下すことも大切です。

・ノートキーパーと意思決定者を設ける
会議に出る人々が、より会議に集中するために、ノートキーパーと意思決定者を分けて設けます。
この際に、ノートキーパーのノートは全体に見えるようにスクリーンに出すことで
話の脱線を防ぎ、話題がどこまで進んでいるのかもわかりやすくなります。

・マイクロミーティングをする
Googleの検索サービスの副社長のメイヤー氏は、1回の会議のスケジュールを
5分~10分の時間のみ許可しています。
これにより各社員が柔軟性を持ち会議に出席し、次回の会議のスケジュールが下るのを
待つ必要もなくなります。

・ストップウォッチ等を使い会議をする
会議の時間が決まっていることによって、会議の参加者はより集中して
会議の内容に耳を傾けて、決定を促していくようになります。

Apple

・責任者を指名する
会議での決定事項が実行されるために、会議での決定事項に対して、必ず責任者を指名します。
それにより、次の会議で、決定事項がどのように進んでいるのかを
責任者から聞くことで、会議の決定が流されることが無くなります。

・会議の参加者には参加する理由が必要
スティーブ・ジョブズ氏は、会議室にいる理由がない社員を退席させていました。
これと同じように、会議をするにあたり、参加する理由のある社員のみを入れることで、
会議の質を上げ、決定事項に対しては、社内ツールやそれぞれの部署に戻って伝えることで
通達をしています。

まとめ

いかがでしょうか。世界的にも有名な企業は会議から違いますね。
上記のような会議術を真似することで、企業全体の生産性を上げていくことが出来れば
社員の満足度にも繋がるかもしれません。

引用:https://www.getminute.com/how-to-run-a-meeting-like-google-apple-amazon-and-facebook/
「How to Run a Meeting Like Google, Apple, Amazon, and Facebook」by Minute

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